मंगलवार को ऑफिस खचाखच भरा, शुक्रवार को सूना।क्या बेहतर तालमेल से आपके ऑफिस का हफ़्ता सुधर सकता है?

क्या आपको कोविड से पहले के ऑफिस वाले दिन याद हैं? मुझे तो अच्छी तरह याद हैं! अब लगता है, जैसे यह बहुत पुरानी बात हो। ऑफिस आने-जाने में मुझे रोज़ एक तरफ़ के लगभग 2 घंटे लगते थे। मुझे हर दिन ऑफिस जाना ज़रूरी नहीं था, फिर भी मैं जाना चाहता था, क्योंकि मेरे ज़्यादातर साथी भी वहीं होते थे। मेरी अपनी डेस्क थी, जहाँ से बहुत सुंदर नज़ारा दिखता था। अब यह सब एक धुँधली-सी याद है। कोविड के सालों में हर तरफ़ यही चर्चा थी कि अब ऑफिस नहीं रहेंगे, और हर नॉलेज वर्कर घर से काम करेगा।

आज की बात करें, तो ज़्यादा लोग ऑफिस लौट रहे हैं (या उनकी कंपनी उन्हें लौटने को कह रही है)। हो सकता है कि अब वे उसी बड़े ऑफिस में न हों, और शायद उन्हें पूरे हफ़्ते के बजाय हफ़्ते में कुछ ही दिन आना होता हो। आप “ऑफिस वापसी” के पक्ष में हों या न हों, ऑपरेशंस लीडरशिप के लिए रोज़ की हाज़िरी संभालना अब भी एक चुनौती है। सबके लिए काफ़ी डेस्क होनी चाहिए, और हेल्थ और सेफ़्टी के सही नियमों का पालन भी होना चाहिए।

भीड़ भरे दिनों से सन्नाटे वाले दिनों तक का यह उतार-चढ़ाव संभालना आसान नहीं है। अगर आप ऑपरेशंस या वर्कप्लेस की ज़िम्मेदारी संभालते हैं, तो हर बैज-स्वाइप रिपोर्ट में आपको एक ही पैटर्न दिखता है। हफ़्ते के बीच में भीड़, सोमवार को कम लोग और शुक्रवार को खाली ऑफिस। मैं बताना चाहता हूँ कि इसका कंपनी के मुनाफ़े पर क्या असर पड़ रहा है, और उससे भी ज़रूरी, इसमें बेहतर तालमेल कैसे बिठाया जा सकता है।

आगे पढ़िए: ऑफिस के सेंसर हफ़्ते के बारे में क्या बताते हैं, असंतुलित हफ़्ते की कीमत क्या है, CMI की तीन आदतें जो हाइब्रिड टीमों को तालमेल बिठाने में मदद करती हैं, और Time OS इसमें कहाँ काम आता है।

ज़्यादातर आदत की वजह से, और साथियों से मिलने की उम्मीद में। XY Sense नौ देशों के लगभग 63,000 वर्कस्पेस में सेंसर से ऑफिस का इस्तेमाल मापता है। जनवरी से मार्च 2026 के बीच मंगलवार को ऑफिस का इस्तेमाल 52% तक पहुँचा, बुधवार को 51% और गुरुवार को 47%, जबकि शुक्रवार को यह 30% पर ही रहा।

अप्रैल 2025 से मार्च 2026 तक, चारों तिमाहियों में मंगलवार हर बार सबसे व्यस्त दिन रहा और शुक्रवार सबसे शांत।

रियल एस्टेट लीडर्स भी यही तंगी महसूस करते हैं। CBRE के 2025 Americas Office Occupier Sentiment Survey में, जिसमें 180 से ज़्यादा कॉर्पोरेट रियल एस्टेट लीडर्स शामिल थे, 73% ने कहा कि सबसे ज़्यादा हाज़िरी वाले दिनों में उनका ऑफिस लगभग पूरा भर जाता है। वहीं 66% ने बताया कि औसतन उनकी जगह का 60% से भी कम इस्तेमाल होता है।

मुझे सबसे ज़्यादा यह बात चौंकाती है कि दोनों समस्याएँ एक ही बिल्डिंग में होती हैं। मंगलवार को टीमों को डेस्क नहीं मिलती, और शुक्रवार को गिने-चुने लोगों के लिए बत्तियाँ जलती रहती हैं। वही जगह, वही लोग। बदलता है तो बस वह दिन, जो हर कोई चुनता है।

स्रोत: XY Sense, Workplace Utilization Index, Q4 2025 और Q1 2026 · CBRE, 2025 Americas Office Occupier Sentiment Survey

ऑफिस आने का मक़सद ही खो जाता है। CBRE की 2026 Global Workplace and Occupancy Insights में ऑफिस आने की सबसे अहम वजह साथियों के साथ मिलकर काम करना रही, जिसे 68% लोगों ने चुना। जब टीम में हर कोई अपने हिसाब से दिन चुनता है, तो लोग सफ़र करके ऑफिस पहुँचते हैं और पाते हैं कि जिन साथियों से वे मिलना चाहते थे, वे घर पर हैं।

सिर्फ़ नियम बना देने से बात नहीं बनती। JLL की 2026 Global Occupancy Planning Benchmark रिपोर्ट ने, जिसमें 84 संगठन और 71.6 करोड़ वर्ग फ़ुट जगह शामिल है, पाया कि 62% संगठन अब ऑफिस में तय संख्या में दिन आना ज़रूरी करते हैं। 2024 और 2025, दोनों सालों में यह आँकड़ा 49% था। तय दिनों की संख्या बताती है कि लोग कितनी बार आएँगे। यह नहीं बताती कि किन दिनों, या किसके साथ।

मेरी राय में, यह सबसे पहले तालमेल की समस्या है। आप मंगलवार के लिए डेस्क बढ़ा सकते हैं, या शुक्रवार को देखते हुए कुछ फ़्लोर कम कर सकते हैं। पर सस्ता हल यह है कि हर टीम को यह तय करने में मदद मिले कि वह कब साथ होगी।

स्रोत: CBRE, 2026 Global Workplace and Occupancy Insights · JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026

Chartered Management Institute की Human leadership वर्कशॉप में रिमोट और हाइब्रिड टीमों के लिए नौ टिप्स दिए गए हैं। इनमें से तीन तालमेल के बारे में हैं, और हर एक Time OS की किसी सेटिंग से जुड़ती है। कैसे, यह देखने के लिए कोई आदत चुनें।

जिन टीमों को मैं हाइब्रिड काम में अच्छा करते देखता हूँ, उनमें एक बात एक जैसी होती है। उन्होंने खुलकर तय किया है कि वे कब साथ होंगी, और उनके कैलेंडर इस बारे में सच दिखाते हैं।

स्रोत: CMI, Human leadership: Facilitator notes (वर्कशॉप)

एक छोटी-सी वोटिंग से, और कुछ सेटिंग्स से, जिन्हें हर व्यक्ति बस एक बार सेट करता है।

1. 1.ऑफिस के दिनों के लिए ग्रुप पोल। जो दिन असल में मुमकिन हों, वही विकल्प दें और टीम को वोट करने दें। हर तिमाही इसे दोहराएँ। वोट करने के लिए किसी को अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
2. 2.आमने-सामने वाला काम उन्हीं दिनों पर बुक करें। वर्कशॉप, रिव्यू और 1:1 मीटिंग्स तय किए गए दिनों पर रखें, बुकिंग पेज या Find Time (Team और Enterprise प्लान) की मदद से।
3. 3.कैलेंडर में सच दिखने दें। दूर रहने वाले दिनों के लिए अपने-आप मना करने की सेटिंग के साथ ऑफिस से बाहर का स्टेटस, और मीटिंग के घंटे, ताकि बुकिंग तभी हो जब लोग सच में उपलब्ध हों।

मेरे लिए, यहाँ सबसे आसान कदम पोल है। दस सेकंड की वोटिंग हफ़्तों के अंदाज़ों की जगह ले लेती है, और फ़ैसला टीम का होता है।

यह याद रखना भी ज़रूरी है कि हम ऑफिस जाते ही क्यों हैं: साथियों से इंसानी तौर पर जुड़ने के लिए। काम के बाद साथ में घूमना-फिरना, लंच पर हँसी-मज़ाक, कॉफ़ी मशीन के पास अचानक हुई बातचीत, जो आगे चलकर किसी दिलचस्प प्रोजेक्ट में बदल सकती है। KPI या ROI मापते समय इन्हें गिना नहीं जा सकता, पर ऑफिस के माहौल और कर्मचारियों की संतुष्टि में ये बहुत अहम हो सकते हैं।

तो मैं अपनी बात यह कहकर ख़त्म करूँगा: ऐसे दिन रखना न भूलें जब पूरी कंपनी एक ही जगह पर हो। इससे लोगों में अपनेपन का एहसास बढ़ता है। और हाँ, इतने सारे लोगों का समय तय करने के लिए आप Time OS का इस्तेमाल कर सकते हैं।