Il martedì è tutto pieno, il venerdì è deserto.Coordinarsi meglio può riequilibrare la tua settimana in ufficio?

Ti ricordi le giornate in ufficio prima del Covid? Io sì, eccome! Sembra passata una vita. Ogni giorno facevo quasi 2 ore di viaggio all’andata e altrettante al ritorno, e anche se non dovevo essere in ufficio tutti i giorni, ci andavo volentieri, perché ci andava anche la maggior parte dei miei colleghi. Avevo una scrivania tutta mia con una vista bellissima. Ora è tutto un lontano ricordo. Negli anni del Covid non si parlava d’altro: gli uffici sarebbero spariti e tutti i lavoratori della conoscenza avrebbero lavorato da casa.

Oggi vediamo sempre più persone tornare in ufficio (o costrette a farlo dal datore di lavoro). Magari non lavorano più nella stessa grande sede di prima, e forse devono venire solo qualche giorno a settimana invece che tutta la settimana. Che tu sia a favore del ritorno in ufficio o no, per i responsabili delle operations gestire le presenze ogni giorno resta una sfida. Bisogna avere postazioni per tutti e far rispettare le norme di salute e sicurezza.

Passare da giornate affollate a giornate deserte non è facile da gestire. Se ti occupi di operations o di gestione degli spazi di lavoro, vedi lo stesso schema in ogni report dei badge. Il centro della settimana pieno, il lunedì tranquillo e il venerdì vuoto. Voglio analizzare l’impatto che tutto questo ha sui conti, ma soprattutto i modi per coordinarsi meglio.

Qui sotto trovi cosa rivelano i sensori sulla settimana in ufficio, quanto costa una settimana squilibrata, tre abitudini del CMI che aiutano i team ibridi a coordinarsi, e quale ruolo ha Time OS.

Soprattutto per abitudine, e con la speranza di incontrare i colleghi. XY Sense misura l’uso degli uffici con sensori installati su circa 63.000 spazi di lavoro in nove paesi. Nel primo trimestre 2026 il tasso di utilizzo ha raggiunto il 52% il martedì, il 51% il mercoledì e il 47% il giovedì, mentre il venerdì si è fermato al 30%.

In ciascuno dei quattro trimestri, dal 2° trimestre 2025 al 1° trimestre 2026, il martedì è stato il giorno più affollato e il venerdì il più tranquillo.

Chi si occupa di immobili aziendali nota la stessa stretta. Nell’Americas Office Occupier Sentiment Survey 2025 di CBRE, un’indagine su oltre 180 responsabili immobiliari aziendali, il 73% ha dichiarato che il proprio ufficio è di fatto al completo nei giorni di maggiore presenza, mentre il 66% ha segnalato spazi utilizzati in media per meno del 60%.

Quello che mi colpisce è che i due problemi si presentano nello stesso edificio. Il martedì i team non trovano una postazione, e il venerdì le luci restano accese per una manciata di persone. Stesso spazio, stesse persone. L’unica cosa che cambia è il giorno che ognuno sceglie.

Fonti: XY Sense, Workplace Utilization Index, 4° trimestre 2025 e 1° trimestre 2026 · CBRE, 2025 Americas Office Occupier Sentiment Survey

La giornata in ufficio perde il suo senso. Nel Global Workplace and Occupancy Insights 2026 di CBRE, collaborare con i colleghi è il motivo principale per andare in ufficio, indicato dal 68% dei rispondenti. Quando ognuno sceglie i propri giorni per conto suo, le persone fanno il viaggio fino all’ufficio e scoprono che i colleghi che volevano vedere sono rimasti a casa.

Gli obblighi da soli non bastano. Il Global Occupancy Planning Benchmark 2026 di JLL, che copre 84 organizzazioni e 716 milioni di piedi quadrati, ha rilevato che oggi il 62% richiede un numero fisso di giorni in ufficio, contro il 49% sia nel 2024 sia nel 2025. Un numero di giorni obbligatorio dice quanto spesso venire. Non dice in quali giorni, né con chi.

Secondo me, prima di tutto è un problema di coordinamento. Puoi aggiungere postazioni per il martedì o tagliare piani per colpa del venerdì, ma la soluzione più economica è aiutare ogni team a decidere quando stare insieme.

Fonti: CBRE, 2026 Global Workplace and Occupancy Insights · JLL, Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026

Il workshop sulla leadership umana del Chartered Management Institute include nove consigli per i team da remoto e ibridi. Tre riguardano il coordinamento, e ognuno corrisponde a un’impostazione di Time OS. Scegli un’abitudine per vedere come.

I team che vedo far funzionare bene il lavoro ibrido hanno una cosa in comune. Hanno concordato apertamente quando staranno insieme, e i loro calendari lo rispecchiano con onestà.

Fonte: CMI, Human leadership: Facilitator notes (workshop)

Con una breve votazione e poche impostazioni che ognuno configura una volta sola.

1. 1.Un sondaggio di gruppo per i giorni in ufficio. Proponi i giorni realistici e lascia votare il team. Ripetilo ogni trimestre. Per votare nessuno ha bisogno di un account.
2. 2.Prenota il lavoro in presenza in quei giorni. Workshop, revisioni e riunioni 1:1 si fanno nei giorni concordati, con una pagina di prenotazione o con Find Time (piani Team ed Enterprise).
3. 3.Tieni i calendari fedeli alla realtà. Il fuori sede con rifiuto automatico per i giorni di assenza, e gli orari delle riunioni perché le prenotazioni cadano quando le persone sono davvero disponibili.

Per me il sondaggio è il passo più semplice. Dieci secondi di voto sostituiscono settimane in cui tutti tirano a indovinare, e la decisione spetta al team.

È importante anche ricordare perché andiamo in ufficio: per entrare in contatto con i colleghi sul piano umano. Gli aperitivi dopo il lavoro, le risate in pausa pranzo, le chiacchiere improvvisate alla macchinetta del caffè che a volte diventano un progetto entusiasmante. Sono tutti aspetti intangibili quando si misurano KPI e ROI, ma possono essere decisivi per l’armonia in ufficio e la soddisfazione dei dipendenti.

Quindi chiudo così: non dimenticare di organizzare giornate in cui tutta l’azienda si ritrova nello stesso posto. È una parte importante del senso di appartenenza. E naturalmente puoi usare Time OS per coordinare così tante persone.