Os 10 principais erros que você deve evitar em reuniões de diretoria de organizações sem fins lucrativos

Não deveríamos nos surpreender com o fato de as reuniões de diretoria serem tão difíceis de amar. Afinal de contas, elas continuam sendo reuniões. Considerando que , em média, uma pessoa passa 13 dias por ano em reuniões sem sentido, qualquer encontro com a palavra "reuniões" provavelmente resultará em um gemido coletivo - internamente, se não externamente.

As reuniões de diretoria de organizações sem fins lucrativos representam um ato de equilíbrio muito particular. Se não todos eles, a maioria dos participantes provavelmente são voluntários atraídos para a organização sem fins lucrativos por paixão ou propósito. Sua motivação e entusiasmo são inquestionáveis. Mas ainda há o pequeno problema da palavra "reunião". Ao evitar alguns dos erros significativos que as organizações sem fins lucrativos, assim como organizações de todos os tipos, tendem a cometer com suas reuniões de diretoria, você pode garantir que suas reuniões de diretoria continuem sendo eficazes, eficientes e, pasmem, talvez até agradáveis.

1. Realizar reuniões do conselho com muita regularidade

Cada país e talvez até mesmo regiões dentro dos países podem ter regulamentações diferentes sobre a frequência com que as reuniões do conselho precisam ser realizadas, sendo que as reuniões anuais do conselho geralmente são o mínimo legal. Se a sua organização sem fins lucrativos for muito pequena, uma reunião anual do conselho pode ser suficiente. No entanto, à medida que as organizações sem fins lucrativos crescem, elas provavelmente precisarão ser realizadas com mais frequência do que isso.

A periodicidade trimestral pode ser um meio-termo satisfatório entre frequência excessiva e insuficiente, mas é melhor convocar uma reunião do conselho quando necessário do que marcar uma reunião mensal e depois ter de procurar tópicos para preenchê-la. No que diz respeito às reuniões, a ausência pode, de fato, fazer o coração ficar mais feliz.

2. Esquecer de planejar com antecedência

Abraham Lincoln, o décimo sexto presidente dos Estados Unidos e extraordinário organizador de reuniões, disse certa vez: "Dê-me seis horas para cortar uma árvore e eu passarei as primeiras quatro afiando o machado". É um ótimo lembrete de que grande parte do trabalho árduo geralmente é feita antes do evento em si. Essa atenção aos detalhes também impressionará o seu conselho, pois menos de dois terços das reuniões são consideradas bem administradas.

• O organizador da reunião deve se certificar de que todas as pessoas que precisam participar recebam um convite pelo menos uma semana, se não duas semanas, antes da reunião. Pode ser incrivelmente desafiador fazer malabarismos com as agendas de um grupo diversificado de pessoas.

• Use uma ferramenta de agendamento como o Doodle para ajudar a organizar as reuniões da diretoria. Você pode distribuir uma enquete com possíveis dias e horários, permitindo que todos os membros da diretoria indiquem quais opções são mais convenientes para eles. A ferramenta exibirá o melhor horário para que a maioria das pessoas compareça, economizando horas para o organizador que não tem muito tempo.

• Quem quer que esteja facilitando a reunião do conselho, geralmente o presidente do conselho, deve preparar e distribuir uma pauta para a reunião pelo menos alguns dias antes dela ocorrer.

• Se a reunião for virtual - uma ocorrência cada vez mais comum e uma boa opção para organizações sem fins lucrativos, pois evita a despesa e a inconveniência de encontrar um local - verifique se todas as tecnologias necessárias funcionam antes da reunião e se todos têm um link para a reunião. Se você agendar usando o Doodle, nós cuidaremos disso para você, como em qualquer compromisso.

3. Levar tudo muito a sério

Até mesmo o termo "reunião de diretoria" evoca imagens de ternos de duas tiras, óculos de leitura e rostos severos. Não precisa ser assim. Fazer parte do conselho de uma organização sem fins lucrativos é provavelmente um projeto apaixonado para quase todos os envolvidos, portanto, a paixão deve permanecer.

Por que não abrir a reunião com uma história de sucesso recente para animar o ambiente e também lembrar a todos os participantes da missão da sua organização sem fins lucrativos, que destaca exatamente o motivo pelo qual eles se envolveram em primeiro lugar?

4. Fazer surpresas em suas reuniões de diretoria

Uma reunião de diretoria é um momento de entusiasmo, sucesso, convicção e até mesmo criatividade. Nunca é o momento para surpresas. Você decidiu mudar o nome da sua organização sem fins lucrativos? Você demitiu o diretor de mídia? Seu CEO pediu demissão para abrir uma loja de ponchos no leste de Antioquia? Certifique-se de que todos estejam munidos de todas essas informações antes da reunião - nunca use a reunião do conselho como uma oportunidade para atualizar todos sobre as últimas notícias e fofocas da organização.

Da mesma forma, qualquer leitura prévia relevante, como relatórios do setor, cobertura recente da imprensa, estudos internos e resultados, deve ser compartilhada bem antes da reunião. Não há nada mais frustrante do que reuniões que precisam ser interrompidas por dez minutos enquanto todos leem documentos vitais.

5. Não seguir o cronograma

Alfred Hitchcock instruiu os gerentes dos cinemas a fecharem as portas assim que seu filme Psicose começasse, pois ele achava que entrar com alguns minutos de atraso arruinaria o prazer e a apreciação de sua obra-prima pelo público. O Mestre do Suspense teria sido um excelente presidente do conselho.

De acordo com nossa própria pesquisa, quase metade das pessoas considera que os participantes que chegam atrasados ou saem mais cedo estão entre os principais aborrecimentos das reuniões. Acordar regras claras de engajamento desde a primeira reunião - todos chegam e saem no horário, sem telefones ou laptops - será muito útil para você no futuro.

O presidente, ou quem quer que esteja facilitando a reunião, também precisa ser hábil para manter a discussão em andamento e dentro do cronograma. Uma tática inteligente é ter um quadro branco (real ou virtual) com assuntos que surgem e devem ser discutidos, mas que não são pertinentes ao plano. Isso significa que esses pontos não são esquecidos para serem retomados por outros grupos ou em uma reunião posterior do conselho, mas também não atrapalham a sessão atual.

6. Permitir longos relatórios de comitês

Uma das principais causas da demora nas reuniões do conselho é uma pauta que incentiva longos relatórios orais dos comitês. Se a sua organização sem fins lucrativos for pequena, talvez você só tenha atualizações dos comitês executivo, de captação de recursos e financeiro. Entretanto, à medida que as organizações sem fins lucrativos crescem, é provável que adicionem comitês dedicados a programas, auditorias, pessoal, políticas públicas, eventos especiais e planejamento estratégico. Se cada um desses comitês começar a se estender por até 20 minutos, talvez você precise pedir aos membros do conselho que tragam provisões e um saco de dormir.

Evite atualizações significativas na própria reunião da diretoria. Os chefes dos comitês devem compartilhar alguns pontos simples das informações que você precisa saber, em vez de um relato detalhado dos últimos meses. Assim, os membros da diretoria têm tempo para fazer perguntas ou comentários antes de passar para a próxima atualização do comitê. Se você quiser manter as reuniões do conselho especialmente nítidas, compartilhe essas atualizações curtas na pauta antes da reunião.

7. Esquecer que os membros do conselho são ativos, não supervisores

Muitos executivos não gostam das reuniões do conselho porque se sentem como se estivessem sendo chamados perante o diretor da escola. Com muita frequência, a atitude deles é que precisam explicar e justificar a si mesmos e a sua organização para uma sala de supervisores que estão ansiosos para dissecar e criticar cada ação.

No entanto, essa perspectiva ignora a vantagem mais significativa que os conselhos de administração trazem para qualquer organização sem fins lucrativos: eles geralmente estão repletos de pessoas inteligentes, experientes e bem relacionadas que podem ajudar a sua organização sem fins lucrativos a ter sucesso. Quando a mentalidade muda e você passa a ver o conselho como um solucionador de problemas de alto nível, em vez de um chefe vitoriano, a reunião do conselho se torna um evento muito mais agradável, produtivo e colaborativo.

8. Não se concentrar em atas excelentes

Fazer atas em uma reunião do conselho é uma forma de arte. As atas devem capturar todas as tarefas, resumir os acordos, registrar o quórum e supor com precisão as próximas etapas, mantendo a precisão e eliminando tudo o que for supérfluo. Elas também devem ser distribuídas o mais rápido possível após as reuniões da diretoria, com pontos de ação destacados e claros para que todos entendam.

Lembre-se de que as atas são documentos legais para organizações sem fins lucrativos. Se a sua organização for envolvida em um processo judicial ou situação semelhante, as atas das reuniões da diretoria são artefatos cruciais para entender como as decisões foram tomadas, em que ordem foram tomadas e onde pode estar a responsabilidade.

Dada a importância das atas, a função de registrá-las deve ser atribuída a alguém que entenda sua importância e utilidade e que, durante a reunião, seja encarregado exclusivamente de registrar os eventos.

9. Não ter conhecimento dos requisitos legais

Cada país e até mesmo regiões dentro dos países terão uma série de requisitos legais que as organizações sem fins lucrativos devem cumprir e executar. Esses requisitos podem variar de quais documentos devem ser divulgados publicamente a como as práticas de marketing são conduzidas. No entanto, é provável que vários requisitos legais afetem as reuniões da diretoria. Os mais comuns são:

• Com que frequência as organizações sem fins lucrativos devem realizar reuniões de diretoria. O mínimo usual é uma vez por ano, mas não acredite em nossa palavra, pois esse número pode variar de acordo com a região.

• O número mínimo de membros do conselho que devem estar presentes para constituir um quórum, ou seja, para votar em decisões importantes.

• As atas devem ser precisas, armazenadas de forma clara e acessíveis, pois fornecem um registro legal vital de como as decisões foram tomadas. O período pelo qual as atas devem ser mantidas pode mudar de região para região.

10. Falha no acompanhamento

Assim como a preparação é vital para uma reunião de diretoria bem-sucedida, o acompanhamento também é. O único pós-escrito estritamente essencial é a distribuição oportuna das atas da reunião.

No entanto, vale a pena ir além das necessidades básicas:

• Envie uma mensagem sincera de agradecimento aos membros da diretoria que dedicam seu tempo e energia para fazer parte da organização. Um pequeno presente, uma vez por ano, também é uma forma de agradecimento.

• Destaque os próximos eventos e programas dos quais os membros do conselho podem querer participar ou que eles gostariam de compartilhar em suas redes.

• Envie uma breve pesquisa para obter a opinião dos participantes sobre como foi a reunião, se ela atingiu as metas estabelecidas e como poderia ser melhorada no futuro. A autoavaliação é uma ferramenta essencial para ajudar a planejar reuniões melhores e mais produtivas.

Então, aqui você tem os dez principais erros a serem evitados ao organizar as reuniões do conselho de administração de sua organização sem fins lucrativos. Há muitas outras dicas e listas de verificação que podem ajudar a orientar você no processo de planejamento e execução das reuniões do conselho. No entanto, lembre-se de que a reunião do conselho deve ser tão individual quanto a sua organização, embora alguns itens precisem ser verificados.

Evite esses erros, concentre-se em manter os participantes envolvidos e em tomar decisões inteligentes, e você não terá como errar muito.

Para saber como outra organização sem fins lucrativos, o Strategic Resource Group, usa o Doodle para otimizar suas reuniões sem fins lucrativos, confira nosso estudo de caso.