Top 10 Nonprofit Board Meeting Mistakes to Avoid

Vamos acrescentar reuniões de diretoria sem fins lucrativos à lista. Marque-os ao lado de música clássica, chocolate preto, cuidado, acampamento e crianças de outras pessoas. Coisas que todos devem gostar, mas ninguém realmente gosta.

Mas talvez não devêssemos nos surpreender que as reuniões da diretoria sejam tão difíceis de amar. Afinal de contas, ainda são reuniões. Dado que a pessoa média passa 13 dias por ano em reuniões sem sentido, qualquer reunião com a palavra "reuniões" em anexo provavelmente resultará em um gemido coletivo - internamente, se não externamente.

Reuniões de diretoria sem fins lucrativos representam um equilíbrio muito particular. Se não todos, é provável que a maioria dos participantes sejam voluntários atraídos para as organizações sem fins lucrativos por paixão ou propósito. A motivação e o entusiasmo deles são inquestionáveis. Mas ainda há o pequeno problema da palavra "reunião". Ao evitar alguns dos erros significativos que as organizações sem fins lucrativos, como as organizações de todas as faixas, tendem a fazer com suas reuniões de diretoria, você pode garantir que suas reuniões de diretoria permaneçam eficazes, eficientes e, talvez até mesmo agradáveis.

1: Realizar reuniões de diretoria com muita regularidade

Cada país e talvez até mesmo regiões dentro dos países podem ter regulamentos diferentes sobre a freqüência com que as reuniões do conselho precisam ser realizadas, sendo que as reuniões anuais do conselho geralmente são o mínimo legal. Se sua organização sem fins lucrativos for muito pequena, uma reunião anual do conselho poderá fazer o trabalho. Entretanto, à medida que as organizações sem fins lucrativos crescerem, elas provavelmente precisarão ser realizadas com mais freqüência do que isso.

Trimestralmente pode haver um compromisso satisfatório entre muito frequentemente e não o suficiente, mas é melhor convocar uma reunião de diretoria como e quando necessário do que agendar uma a cada mês e depois ter que se contornar por tópicos para preenchê-la. Quando se trata de reuniões, a ausência pode realmente fazer o coração crescer.

2: Esquecendo de planejar com antecedência

Abraham Lincoln, o décimo sexto presidente dos Estados Unidos e extraordinário organizador de reuniões, disse certa vez: "Dê-me seis horas para cortar uma árvore e eu passarei as primeiras quatro afiando o machado". É um grande lembrete de que muito do trabalho árduo é muitas vezes feito antes do evento em si. Tal atenção aos detalhes também impressionará sua diretoria, pois menos de dois terços das reuniões são consideradas bem administradas.

3: Levando tudo muito a sério

Até mesmo o termo "reunião de diretoria" conjuga imagens de ternos de peito duplo, óculos de leitura e caras de popa. Não tem que ser assim. Estar na diretoria de uma organização sem fins lucrativos é provavelmente um projeto de paixão para quase todos os envolvidos, portanto, a paixão deve permanecer.

Por que não abrir a reunião com uma história recente de sucesso para aliviar o clima e também lembrar a todos os participantes da missão de sua organização sem fins lucrativos, o que destaca precisamente o motivo pelo qual eles se envolveram em primeiro lugar?

4: Deixando cair surpresas em suas reuniões de diretoria

Uma reunião de diretoria é um momento de entusiasmo, sucesso, convicção e até mesmo de criatividade. Não é nunca o momento para surpresas. Decidido a mudar o nome de sua organização sem fins lucrativos? Despediu o chefe da mídia? Seu CEO desistiu de abrir uma loja poncho em Antioquia Oriental? (https://doodle.com/en/resources/blog/5-innovative-ways-to-come-out-of-board-meetings-with-actionable-results/) - nunca use a reunião da diretoria como uma oportunidade para atualizar todos sobre as últimas notícias e fofocas da organização.

Da mesma forma, quaisquer pré-leituras relevantes, tais como relatórios setoriais, cobertura recente da imprensa, estudos internos e resultados devem ser compartilhados muito antes da reunião. Não há nada mais frustrante do que reuniões que têm que continuar em pausa por dez minutos enquanto todos folheiam documentos vitais.

5: Não se ater ao tempo

Alfred Hitchcock famoso diretor de teatro instruiu os diretores de teatro a fecharem as portas uma vez que seu filme Psycho começou, pois ele sentiu que entrar com alguns minutos de atraso arruinaria o prazer e a apreciação da obra-prima do público. O Mestre de Suspense teria feito uma excelente cadeira da diretoria.

De acordo com nossa própria pesquisa, quase metade das pessoas contam os participantes que chegam tarde ou saem cedo entre seus maiores aborrecimentos nas reuniões. Chegar a um acordo sobre regras claras de engajamento desde sua primeira reunião - todos chegam e saem a tempo, sem telefones ou laptops - vai lhe servir bem no final da fila.

O presidente, ou quem quer que esteja facilitando a reunião, também precisa ser hábil em manter a discussão avançando e dentro do cronograma. Uma tática muito hábil é ter um quadro branco (real ou virtual) de assuntos que surgem e devem ser discutidos, mas não são pertinentes ao plano. Fazer isso significa que estes pontos não são esquecidos para serem retomados por outros grupos ou em uma reunião posterior do conselho, mas também não descarrilam a sessão atual.

6: Permitindo relatórios longos do comitê

Uma das principais causas da longa duração das reuniões do conselho é uma agenda que incentiva longos relatórios orais dos comitês. Se sua organização sem fins lucrativos for pequena, você pode ter apenas atualizações de seus comitês executivo, de captação de recursos e financeiro. Entretanto, à medida que as organizações sem fins lucrativos crescem, é provável que elas acrescentem comitês dedicados a programas, auditorias, pessoal, políticas públicas, eventos especiais e planejamento estratégico. Se cada um deles começar a se estender até mesmo 20 minutos, então você pode precisar pedir aos membros da diretoria que tragam provisões e um saco de dormir.

Evite atualizações significativas na própria reunião da diretoria. Os chefes de comitê deveriam compartilhar alguns pontos simples das informações obrigatórias em vez de um relato por golpe dos últimos meses. Os membros da diretoria então têm tempo para fazer perguntas ou comentários antes de passar para a próxima atualização do comitê. Se você quiser manter suas reuniões de diretoria especialmente nítidas, compartilhe estas pequenas atualizações na agenda antes da reunião.

7: Esquecendo que os membros do conselho são ativos, não supervisores

Muitos executivos não gostam de reuniões de diretoria porque sentem que estão sendo chamados perante o diretor da escola. Com muita freqüência, sua atitude é que eles têm que explicar e justificar a si mesmos e sua organização a uma sala de supervisores que estão ansiosos para dissecar e criticar cada ação.

Entretanto, essa perspectiva ignora a vantagem mais significativa que as placas trazem para qualquer organização sem fins lucrativos: elas geralmente estão repletas de pessoas inteligentes, experientes e bem conectadas que podem ajudar sua organização sem fins lucrativos a ter sucesso. Quando a mentalidade muda para ver a diretoria como solucionadores de problemas de nível superior em vez de chefes de mina vitorianos, a reunião da diretoria torna-se um evento muito mais agradável, produtivo e colaborativo.

8: Não focar em excelentes minutos

Fazer uma ata em uma reunião de diretoria é uma forma de arte. As atas devem capturar todas as doses, resumir acordos, registrar quóruns e supor com precisão os próximos passos, permanecendo precisas e descartando qualquer coisa supérflua. Elas também devem ser distribuídas o mais rápido possível após as reuniões da diretoria, com pontos de ação destacados e claros para que todos compreendam.

Lembre-se de que as atas representam documentos legais para organizações sem fins lucrativos. Caso sua organização seja envolvida em uma ação judicial ou situação similar, então as atas das reuniões de diretoria são artefatos cruciais para entender como as decisões foram tomadas, que ordem foram tomadas e onde a responsabilidade pode recair.

Dada a importância das atas, o papel de tomá-las deve ser atribuído a alguém que entenda sua importância e utilidade e que, durante a reunião, seja encarregado exclusivamente de minuciosos eventos.

9: Não estar ciente das exigências legais

Cada país e até mesmo as regiões dentro dos países terão uma série de exigências legais que as organizações sem fins lucrativos devem cumprir e executar. Estes podem variar desde quais documentos devem ser divulgados publicamente até como as práticas de marketing são conduzidas. Entretanto, várias exigências legais provavelmente tocarão nas reuniões de diretoria. As mais comuns são:

10: Falha no acompanhamento

Assim como a preparação é vital para uma reunião de diretoria bem sucedida, o mesmo acontece com o acompanhamento. O único texto estritamente essencial exigido é a distribuição oportuna da ata da reunião.

No entanto, ele paga dividendos para ir além das necessidades básicas:

Portanto, aí você tem nossos dez maiores erros a evitar ao organizar suas reuniões de diretoria sem fins lucrativos. Há muitas outras dicas e listas de verificação que podem ajudar a guiá-lo durante o processo de planejamento e execução das reuniões do conselho. Entretanto, tenha em mente que sua reunião do conselho deve ser tão individual quanto sua organização, enquanto certas caixas precisam ser verificadas.

Evite estes erros, concentre-se em manter os participantes engajados e tomar decisões inteligentes, e você não pode ir muito longe.

Para saber como outra organização sem fins lucrativos, Strategic Resource Group, usa o Doodle para otimizar suas reuniões sem fins lucrativos, confira nosso estudo de caso.