Top 10 Nonprofit Board Meeting Mistakes to Avoid

Ajoutons les réunions de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif à la liste. Inscrivez-les aux côtés de la musique classique, du chocolat noir, de la pleine conscience, du camping et des enfants des autres. Des choses que tout le monde est censé aimer, mais que personne n'aime vraiment.

Mais peut-être ne devrions-nous pas être surpris que les réunions du conseil d'administration soient si difficiles à aimer. Après tout, ce sont toujours des réunions. Étant donné que la personne moyenne passe 13 jours par an dans des réunions inutiles, toute réunion à laquelle est associé le mot "réunions" est susceptible d'entraîner un gémissement collectif - en interne, sinon en externe.

Les réunions des conseils d'administration des organisations à but non lucratif sont un exercice d'équilibre très particulier. La plupart des participants, si ce n'est tous, sont probablement des bénévoles attirés par l'association par passion ou par objectif. Leur motivation et leur enthousiasme sont indiscutables. Mais il y a toujours le petit problème de ce mot "réunion". En évitant certaines des erreurs significatives que les organisations à but non lucratif, comme les organisations de toutes sortes, ont tendance à commettre lors des réunions de leur conseil d'administration, vous pouvez vous assurer que vos réunions de conseil d'administration restent efficaces, efficientes et même agréables.

1 : Tenir des réunions du conseil d'administration trop régulièrement

Chaque pays, et peut-être même chaque région d'un même pays, peut avoir des réglementations différentes concernant la fréquence des réunions du conseil d'administration, les réunions annuelles étant généralement le minimum légal. Si votre association est très petite, une réunion annuelle du conseil d'administration peut suffire. Toutefois, au fur et à mesure que l'association se développe, il est probable que les réunions devront être tenues plus souvent que cela.

Une réunion trimestrielle peut constituer un compromis satisfaisant entre trop et pas assez souvent, mais il vaut mieux convoquer une réunion du conseil d'administration au fur et à mesure des besoins que d'en prévoir une chaque mois et de devoir ensuite chercher des sujets pour la remplir. En matière de réunions, l'absence peut en effet rendre le cœur plus tendre.

2 : Oublier de planifier à l'avance

Abraham Lincoln, seizième président des États-Unis et organisateur de réunions hors pair, a dit un jour : "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache." C'est un excellent rappel qu'une grande partie du travail difficile est souvent effectuée avant l'événement lui-même. Une telle attention aux détails impressionnera également votre conseil d'administration, car moins de deux tiers des réunions sont considérées comme bien organisées.

3 : Prendre tout cela trop au sérieux

Le simple terme "réunion du conseil d'administration" évoque des images de costumes à double boutonnage, de lunettes de lecture et de visages sévères. Ce n'est pas forcément le cas. Faire partie du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est probablement un projet passionnel pour la plupart des personnes impliquées, et la passion doit donc rester présente.

Pourquoi ne pas ouvrir la réunion avec une récente histoire de réussite pour détendre l'atmosphère et rappeler à tous les participants la mission de votre OSBL, qui souligne précisément la raison pour laquelle ils se sont engagés en premier lieu ?

4 : Introduire des surprises dans vos réunions de conseil d'administration

Une réunion du conseil d'administration est un moment d'enthousiasme, de réussite, de conviction et même de créativité. Ce n'est jamais le moment pour les surprises. Vous avez décidé de changer le nom de votre association ? Vous avez licencié le responsable des médias ? Votre PDG a démissionné pour ouvrir un magasin de ponchos dans l'est d'Antioquia ? (Assurez-vous que tout le monde dispose de toutes ces informations avant la réunion) (https://doodle.com/en/resources/blog/5-innovative-ways-to-come-out-of-board-meetings-with-actionable-results/) - ne profitez jamais de la réunion du conseil d'administration pour mettre tout le monde au courant des dernières nouvelles et des derniers potins de l'organisation.

De même, toute lecture préalable pertinente, telle que les rapports sectoriels, la couverture médiatique récente, les études et résultats internes, doit être partagée bien avant la réunion. Il n'y a rien de plus frustrant que des réunions qui doivent s'interrompre pendant dix minutes pour permettre à chacun de parcourir des documents essentiels.

5 : Ne pas s'en tenir au timing

Alfred Hitchcock a demandé aux directeurs de salles de cinéma de fermer les portes une fois que son film Psycho a commencé, car il pensait que le fait d'entrer, même avec quelques minutes de retard, ruinerait le plaisir des spectateurs et leur appréciation de son chef-d'œuvre. Le maître du suspense aurait fait un excellent président du conseil d'administration.

Selon nos propres recherches, près de la moitié des gens comptent les participants qui arrivent en retard ou qui partent tôt parmi les principaux désagréments qu'ils rencontrent lors des réunions. Convenir de règles d'engagement claires dès la première réunion - tout le monde arrive et part à l'heure, pas de téléphone ni d'ordinateur portable - vous sera très utile à l'avenir.

Le président, ou la personne qui anime la réunion, doit également être capable de faire avancer la discussion et de respecter le calendrier. Une tactique astucieuse consiste à disposer d'un tableau blanc (réel ou virtuel) des sujets qui se présentent et doivent être abordés, mais qui ne sont pas pertinents pour le plan. Ainsi, ces points ne sont pas oubliés pour être repris par d'autres groupes ou lors d'une réunion ultérieure du conseil d'administration, mais ils ne font pas non plus dérailler la session en cours.

6 : Permettre de longs rapports de commission

L'une des principales causes de la longueur des réunions du conseil est un ordre du jour qui encourage les longs rapports oraux des comités. Si votre organisme sans but lucratif est de petite taille, il se peut que vous n'ayez que des mises à jour de vos comités exécutif, de collecte de fonds et des finances. Cependant, à mesure que les organismes sans but lucratif se développent, ils sont susceptibles d'ajouter des comités consacrés aux programmes, aux audits, au personnel, aux politiques publiques, aux événements spéciaux et à la planification stratégique. Si chacun de ces comités commence à durer ne serait-ce que 20 minutes, vous devrez peut-être demander aux membres du conseil d'administration d'apporter des provisions et un sac de couchage.

Évitez les mises à jour importantes pendant la réunion du conseil elle-même. Les responsables des comités doivent partager quelques points simples des informations essentielles plutôt que de faire un compte-rendu détaillé des derniers mois. Les membres du conseil ont alors le temps de poser des questions ou de faire des commentaires avant de passer à la mise à jour suivante du comité. Si vous souhaitez que les réunions de votre conseil d'administration soient particulièrement vivantes, inscrivez ces courtes mises à jour à l'ordre du jour avant la réunion.

7 : Oublier que les membres du conseil sont des atouts, pas des surveillants

De nombreux cadres n'aiment pas les réunions du conseil d'administration car ils ont l'impression d'être convoqués devant le directeur de l'école. Trop souvent, leur attitude est qu'ils doivent s'expliquer et se justifier, ainsi que leur organisation, devant une salle de superviseurs qui sont impatients de disséquer et de critiquer chaque action.

Cependant, cette perspective ne tient pas compte de l'avantage le plus important que les conseils d'administration apportent à tout organisme à but non lucratif : ils sont généralement composés de personnes intelligentes, expérimentées et bien informées qui peuvent aider votre organisme à réussir. Lorsque l'on change de mentalité et que l'on considère le conseil d'administration comme un organe de résolution de problèmes de haut niveau plutôt que comme un chef de fosse victorien, la réunion du conseil d'administration devient un événement beaucoup plus agréable, productif et collaboratif.

8 : Ne pas se concentrer sur un excellent procès-verbal

La rédaction du procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration est une forme d'art. Le procès-verbal doit rendre compte de toutes les tâches à accomplir, résumer les accords, enregistrer les quorums et prévoir avec précision les prochaines étapes, tout en restant précis et en éliminant tout ce qui est superflu. Il doit également être distribué le plus rapidement possible après les réunions du conseil, avec les points d'action mis en évidence et clairs pour tous.

N'oubliez pas que les procès-verbaux constituent des documents juridiques pour les organismes à but non lucratif. Si votre organisation devait un jour faire l'objet d'un procès ou d'une situation similaire, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont des artefacts essentiels pour comprendre comment les décisions ont été prises, dans quel ordre elles ont été prises et où se situe la responsabilité.

Compte tenu de l'importance des procès-verbaux, la tâche de les rédiger doit être confiée à une personne qui en comprend l'importance et l'utilité et qui, au cours de la réunion, est uniquement chargée de consigner les événements.

9 : Ne pas être au courant des exigences légales

Chaque pays, et même les régions d'un même pays, ont une série d'exigences légales que les organisations à but non lucratif doivent respecter et exécuter. Cela peut aller des documents qu'elles doivent divulguer publiquement à la façon dont les pratiques de marketing sont menées. Cependant, plusieurs exigences légales sont susceptibles de concerner les réunions du conseil d'administration. Les plus courantes sont les suivantes :

10 : Ne pas faire de suivi

Tout comme la préparation est essentielle à la réussite d'une réunion du conseil d'administration, le suivi l'est tout autant. Le seul post-scriptum strictement indispensable est la distribution en temps voulu du procès-verbal de la réunion.

Toutefois, il est utile d'aller au-delà du strict nécessaire :

Voici donc nos dix principales erreurs à éviter lors de l'organisation des réunions de votre conseil d'administration d'organisation à but non lucratif. Il existe de nombreux autres conseils et listes de contrôle qui peuvent vous guider dans le processus de planification et d'organisation des réunions du conseil d'administration. Gardez toutefois à l'esprit que votre réunion du conseil d'administration doit être aussi individuelle que votre organisation, même si certaines cases doivent être cochées.

Évitez ces erreurs, concentrez-vous sur l'engagement des participants et la prise de décisions intelligentes, et vous ne pourrez pas vous tromper.

Pour savoir comment une autre organisation à but non lucratif, Strategic Resource Group, utilise Doodle pour optimiser ses réunions, consultez notre étude de cas (https://doodle.com/en/casestudy/srg/)..