Top 10 Nonprofit Board Meeting Mistakes to Avoid

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

Board meeting in a room with a table

Fügen wir gemeinnützige Vorstandssitzungen zu dieser Liste hinzu. Setzen Sie sie auf die gleiche Liste wie klassische Musik, dunkle Schokolade, Achtsamkeit, Camping und die Kinder anderer Leute. Dinge, die eigentlich jeder mögen sollte, aber niemand tut es wirklich.

Aber vielleicht sollten wir uns nicht wundern, dass Vorstandssitzungen so schwer zu lieben sind. Schließlich sind es immer noch Sitzungen. In Anbetracht der Tatsache, dass der Durchschnittsmensch 13 Tage im Jahr in sinnlosen Sitzungen verbringt, wird jede Versammlung mit dem Wort "Sitzungen" wahrscheinlich zu einem kollektiven Stöhnen führen - intern, wenn nicht sogar extern.

Nonprofit-Vorstandssitzungen stellen einen ganz besonderen Balanceakt dar. Wenn auch nicht alle, so sind doch die meisten Teilnehmer wahrscheinlich Freiwillige, die sich aus Leidenschaft oder mit einem bestimmten Ziel für die gemeinnützige Organisation engagieren. Ihre Motivation und ihr Enthusiasmus sind unbestreitbar. Aber da ist immer noch das kleine Problem mit dem Wort "Treffen". Indem Sie einige der signifikanten Fehler vermeiden, die gemeinnützige Organisationen, wie Organisationen aller Art, bei ihren Vorstandssitzungen begehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorstandssitzungen effektiv und effizient sind und, schwupps, vielleicht sogar Spaß machen.

1: Vorstandssitzungen zu regelmäßig abhalten

In jedem Land und vielleicht sogar in einzelnen Regionen gibt es unterschiedliche Vorschriften darüber, wie oft Vorstandssitzungen abgehalten werden müssen, wobei jährliche Vorstandssitzungen in der Regel das gesetzliche Minimum darstellen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation sehr klein ist, könnte eine jährliche Vorstandssitzung ausreichen. Wenn die gemeinnützige Organisation jedoch wächst, müssen die Sitzungen wahrscheinlich häufiger abgehalten werden.

Eine vierteljährliche Sitzung kann ein guter Kompromiss zwischen zu oft und zu wenig sein, aber es ist besser, eine Vorstandssitzung nach Bedarf einzuberufen, als jeden Monat eine Sitzung anzusetzen und dann nach Themen zu suchen, um sie zu füllen. Wenn es um Sitzungen geht, kann die Abwesenheit tatsächlich das Herz wachsen lassen.

2: Vergessen, im Voraus zu planen

Abraham Lincoln, der sechzehnte Präsident der Vereinigten Staaten und ein hervorragender Organisator von Meetings, sagte einmal: "Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich verbringe die ersten vier damit, die Axt zu schärfen". Das ist eine gute Erinnerung daran, dass ein Großteil der harten Arbeit oft schon vor der eigentlichen Veranstaltung geleistet wird. Diese Liebe zum Detail wird auch Ihren Vorstand beeindrucken, denn weniger als zwei Drittel der Sitzungen werden als gut geführt angesehen.

3: Alles zu ernst nehmen

Allein schon der Begriff "Vorstandssitzung" weckt Bilder von doppelreihigen Anzügen, Lesebrillen und strengen Gesichtern. So muss es nicht sein. Die Arbeit im Vorstand einer gemeinnützigen Organisation ist wahrscheinlich für fast alle Beteiligten ein leidenschaftliches Projekt, also muss die Leidenschaft erhalten bleiben.

Warum eröffnen Sie die Sitzung nicht mit einer aktuellen Erfolgsgeschichte, um die Stimmung aufzulockern und alle Teilnehmer an den Auftrag Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erinnern, der genau das hervorhebt, warum sie sich überhaupt engagiert haben?

Nr. 4: Überraschungen in die Vorstandssitzungen einbauen

Eine Vorstandssitzung ist eine Zeit der Begeisterung, des Erfolgs, der Überzeugung und sogar der Kreativität. Es ist niemals die Zeit für Überraschungen. Sie haben beschlossen, den Namen Ihrer gemeinnützigen Organisation zu ändern? Sie haben den Leiter der Medienabteilung gefeuert? Ihr Geschäftsführer hat gekündigt, um einen Poncho-Laden im Osten Antioquias zu eröffnen? Vergewissern Sie sich, dass jeder vor der Sitzung mit all diesen Informationen ausgestattet ist - nutzen Sie die Vorstandssitzung niemals als Gelegenheit, um alle über die neuesten Neuigkeiten der Organisation und den neuesten Klatsch zu informieren.

Ebenso sollten alle relevanten Vorabinformationen wie Branchenberichte, aktuelle Presseberichte, interne Studien und Ergebnisse rechtzeitig vor der Sitzung weitergegeben werden. Es gibt nichts Frustrierenderes als Sitzungen, die zehn Minuten lang unterbrochen werden müssen, während alle Teilnehmer wichtige Dokumente überfliegen.

5: Nicht an den Zeitplan halten

Alfred Hitchcock wies bekanntlich die Kinobetreiber an, die Türen zu schließen, sobald sein Film Psycho begann, da er der Meinung war, dass selbst ein paar Minuten Verspätung den Zuschauern den Genuss und die Freude an seinem Meisterwerk verderben würden. Der Master of Suspense hätte einen hervorragenden Vorstandsvorsitzenden abgegeben.

Laut unserer eigenen Untersuchung zählt fast die Hälfte der Menschen das verspätete Erscheinen oder frühe Verlassen von Teilnehmern zu den größten Ärgernissen bei Sitzungen. Wenn Sie von der ersten Sitzung an klare Regeln vereinbaren - jeder kommt und geht pünktlich, keine Telefone oder Laptops -, wird Ihnen das im weiteren Verlauf gute Dienste leisten.

Der Vorsitzende bzw. derjenige, der die Sitzung leitet, muss auch in der Lage sein, die Diskussion voranzutreiben und den Zeitplan einzuhalten. Eine geschickte Taktik besteht darin, eine (reale oder virtuelle) Pinnwand mit Themen zu führen, die auftauchen und diskutiert werden sollten, aber für den Plan nicht von Belang sind. Auf diese Weise werden diese Punkte nicht vergessen und von anderen Gruppen oder in einer späteren Vorstandssitzung aufgegriffen, aber sie bringen auch die laufende Sitzung nicht zum Entgleisen.

6: Lange Ausschussberichte zulassen

Eine der Hauptursachen für langwierige Vorstandssitzungen ist eine Tagesordnung, die zu langen mündlichen Berichten von Ausschüssen ermutigt. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation klein ist, werden Sie vielleicht nur die Berichte des Vorstands, des Fundraising- und des Finanzausschusses erhalten. Wenn gemeinnützige Organisationen jedoch wachsen, kommen wahrscheinlich weitere Ausschüsse hinzu, die sich mit Programmen, Rechnungsprüfungen, Personal, Öffentlichkeitsarbeit, besonderen Veranstaltungen und strategischer Planung befassen. Wenn jeder dieser Ausschüsse auch nur 20 Minuten dauert, müssen Sie die Vorstandsmitglieder möglicherweise bitten, Proviant und einen Schlafsack mitzubringen.

Vermeiden Sie umfangreiche Aktualisierungen in der Vorstandssitzung selbst. Die Leiter der Ausschüsse sollten einige einfache Aufzählungspunkte mit den wichtigsten Informationen mitteilen und nicht die letzten Monate in aller Ausführlichkeit schildern. Die Vorstandsmitglieder haben dann die Zeit, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben, bevor sie zum nächsten Bericht des Ausschusses übergehen. Wenn Sie Ihre Vorstandssitzungen besonders knackig halten wollen, sollten Sie diese kurzen Updates vor der Sitzung auf die Tagesordnung setzen.

7: Vergessen, dass Vorstandsmitglieder Aktivposten sind, nicht Aufseher

Viele Führungskräfte mögen Vorstandssitzungen nicht, weil sie das Gefühl haben, dass sie vor den Schulleiter gerufen werden. Allzu oft haben sie das Gefühl, dass sie sich und ihr Unternehmen vor einem Raum voller Vorgesetzter erklären und rechtfertigen müssen, die begierig darauf sind, jede Handlung zu analysieren und zu kritisieren.

Diese Sichtweise lässt jedoch den größten Vorteil außer Acht, den Vorstände für jede gemeinnützige Organisation mit sich bringen: Sie sind in der Regel mit intelligenten, erfahrenen und gut vernetzten Menschen besetzt, die Ihrer gemeinnützigen Organisation zum Erfolg verhelfen können. Wenn sich die Denkweise dahingehend ändert, dass der Vorstand als Problemlöser auf höherer Ebene und nicht als viktorianischer Chef gesehen wird, wird die Vorstandssitzung zu einer viel angenehmeren, produktiveren und kooperativeren Veranstaltung.

8: Kein Fokus auf exzellente Protokolle

Das Protokollieren einer Vorstandssitzung ist eine Kunstform. Protokolle müssen alle Aufgaben festhalten, Vereinbarungen zusammenfassen, Quoren festhalten und die nächsten Schritte genau vorhersagen, dabei aber präzise bleiben und alles Überflüssige weglassen. Außerdem sollten sie so schnell wie möglich nach den Vorstandssitzungen verteilt werden, mit hervorgehobenen und für alle verständlichen Aktionspunkten.

Denken Sie daran, dass Protokolle für gemeinnützige Organisationen rechtliche Dokumente darstellen. Sollte Ihre Organisation jemals in einen Rechtsstreit oder eine ähnliche Situation hineingezogen werden, dann sind die Protokolle der Vorstandssitzungen wichtige Artefakte, um zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen wurden, in welcher Reihenfolge sie getroffen wurden und wo die Haftung liegen könnte.

In Anbetracht der Bedeutung von Protokollen sollte die Aufgabe, diese zu erstellen, jemandem übertragen werden, der sich ihrer Bedeutung und ihres Nutzens bewusst ist und der während der Sitzung ausschließlich mit der Protokollierung der Ereignisse betraut ist.

9: Unkenntnis der rechtlichen Anforderungen

Jedes Land und sogar die Regionen innerhalb der Länder haben eine Reihe von rechtlichen Anforderungen, die gemeinnützige Organisationen erfüllen und ausführen müssen. Diese reichen von der Offenlegung von Dokumenten bis hin zu den Marketingpraktiken, die sie anwenden müssen. Es gibt jedoch einige rechtliche Anforderungen, die sich auf Vorstandssitzungen auswirken können. Die gängigsten sind:

10: Versäumnisse bei der Nachbereitung

Ebenso wie die Vorbereitung ist auch die Nachbereitung für eine erfolgreiche Vorstandssitzung von entscheidender Bedeutung. Das einzige unbedingt notwendige Nachspiel ist die rechtzeitige Verteilung des Sitzungsprotokolls.

Es lohnt sich jedoch, über das Nötigste hinauszugehen:

Das sind also unsere zehn größten Fehler, die Sie bei der Organisation von Vorstandssitzungen in gemeinnützigen Organisationen vermeiden sollten. Es gibt viele weitere Tipps und Checklisten, die Ihnen bei der Planung und Durchführung von Vorstandssitzungen helfen können. Denken Sie jedoch daran, dass Ihre Vorstandssitzung so individuell sein sollte wie Ihre Organisation, auch wenn einige Punkte unbedingt beachtet werden müssen.

Vermeiden Sie diese Fehler, konzentrieren Sie sich darauf, die Teilnehmer einzubinden und intelligente Entscheidungen zu treffen, und Sie können nicht viel falsch machen.

Um zu erfahren, wie eine andere gemeinnützige Organisation, die Strategic Resource Group, Doodle nutzt, um ihre gemeinnützigen Sitzungen zu optimieren, sehen Sie sich unsere Fallstudie an.

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