Czym jest cotygodniowe spotkanie?

Czym jest cotygodniowe spotkanie?

Cotygodniowe spotkania są dokładnie tym, na co wskazuje ich nazwa – okazją do zebrania zespołu w celu omówienia nowych strategii, podsumowania wyników i rozwiązania pilnych problemów. Mogą one również świetnie sprawdzić się przy planowaniu na bardziej technicznym poziomie w porównaniu z, powiedzmy, ustalaniem celów kwartalnych.

Dla zespołów ważna jest skuteczna komunikacja, która może ulec osłabieniu, jeśli nie jest odpowiednio przekazywana przez kierownictwo i zarząd. Bez regularnych spotkań zespół może oddalić się od celów i założeń firmy.

Dotyczy to w jeszcze większym stopniu sytuacji, gdy zespoły pracują zdalnie.

Cotygodniowe spotkania zdalne pozwalają członkom zespołu na wzajemną wymianę informacji i zapobiegają eskalacji drobnych problemów do poważniejszych.

Cotygodniowe spotkania świetnie sprawdzają się również w ograniczaniu codziennej liczby e-maili. Jeśli Twój zespół jest nieustannie zasypywany wiadomościami, ważne sprawy mogą zostać pominięte. Krótkie cotygodniowe spotkanie podsumowujące pozwala zapobiec takiej sytuacji. Możesz też podnieść morale zespołu, podkreślając osiągnięcia – zarówno te małe, jak i duże.

Planując cotygodniowe spotkanie, warto z wyprzedzeniem ustalić jego czas trwania, aby określić, które kwestie wymagają omówienia. Ułatwi to trzymanie się planu i omówienie punktów porządku obrad.

Czas trwania spotkań może się różnić w zależności od potrzeb. Jeśli jednak spotkanie ma trwać dłużej, należy zadbać o przerwki. Próba pracy bez przerwy przez godzinę lub dłużej może być dla niektórych osób bardzo męcząca psychicznie.

Warto rozesłać porządek obrad z wyprzedzeniem lub ustalić stały porządek, ponieważ pomaga to od razu przejść do omówienia poszczególnych punktów. Podczas każdego cotygodniowego spotkania jest wiele tematów do omówienia, takich jak nowe inicjatywy, postępy, cotygodniowe wskaźniki KPI lub inne wskaźniki, przeszkody lub wszelkie sprawy wymagające natychmiastowego działania. Podczas cotygodniowych spotkań można również poprosić o opinie, dzięki czemu członkowie zespołu poczują się docenieni, a Ty będziesz mógł usprawnić przebieg spotkania.

Przyzwyczajenie się do cotygodniowych spotkań może zająć trochę czasu, ale po każdym z nich będziesz robić postępy.

Jak planujecie swoje cotygodniowe spotkanie?

Mimo że wiesz, że musisz to robić co tydzień, nie oznacza to, że łatwiej jest znaleźć czas na zebranie zespołu. Właśnie w takich sytuacjach Doodle może pomóc.

Group Poll dzięki temu z łatwością zaplanujesz cotygodniowe spotkanie w swoim kalendarzu – zarówno cykliczne, jak i jednorazowe. Wystarczy, że wybierzesz terminy, w których masz czas, i prześlesz je osobom, które chcesz zaprosić. One poinformują Cię, które terminy im odpowiadają, a Ty znajdziesz odpowiedni czas na spotkanie.

A Doodle Professional Plan „Teams” pozwala Twojemu zespołowi odzyskać kontrolę nad swoim czasem dzięki automatyzacji planowania spotkań. Możesz dostosować zaproszenia na spotkania do wizerunku swojej firmy, wyłączyć reklamy oraz zdecydować, z jakiego narzędzia do wideokonferencji będą korzystać członkowie zespołu. Ponadto dzięki konsoli administracyjnej możesz generować raporty tak często, jak chcesz, aby sprawdzić, ile spotkań odbywa Twój zespół.

Możesz również automatycznie dodać wideokonferencję za pomocą serwisu Doodle, więc jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, zorganizowanie spotkania jest równie proste, jak zaplanowanie spotkania w biurze.

Doodle Ułatwia Ci kontakt z osobami, z którymi musisz się spotykać codziennie, co tydzień i co miesiąc. Koniec z wymianą e-maili, koniec ze stresem – po prostu więcej wolnego czasu, który możesz poświęcić na ważniejsze sprawy. Wypróbuj to za darmo już dziś.