10 najczęstszych błędów, których należy unikać podczas posiedzeń zarządu organizacji non-profit

Nie powinno nas dziwić, że tak trudno polubić posiedzenia zarządu. W końcu to wciąż tylko posiedzenia. Biorąc pod uwagę, że przeciętny człowiek spędza 13 dni w roku na bezsensownych spotkaniach, każde zgromadzenie, w którego nazwie pojawia się słowo „spotkania”, najprawdopodobniej wywoła zbiorowe westchnienie — choćby w duchu, jeśli nie na głos.

Posiedzenia zarządu organizacji non-profit stanowią prawdziwy wyczyn równoważny. Choć nie wszyscy, to jednak większość uczestników to prawdopodobnie wolontariusze, których do organizacji non-profit przyciągnęła pasja lub poczucie misji. Ich motywacja i entuzjazm są niepodważalne. Pozostaje jednak niewielki problem związany ze słowem „spotkanie”. Unikając niektórych z poważne błędy błędów, które organizacje non-profit – podobnie jak organizacje wszelkiego rodzaju – często popełniają podczas posiedzeń zarządu, możesz zadbać o to, by Twoje posiedzenia zarządu były skuteczne, wydajne, a – o zgrozo! – może nawet przyjemne.

1. Zbyt częste organizowanie posiedzeń zarządu

W poszczególnych krajach, a być może nawet w poszczególnych regionach w obrębie tych krajów, mogą obowiązywać różne przepisy dotyczące częstotliwości zwoływania posiedzeń zarządu, przy czym coroczne posiedzenia zarządu stanowią zazwyczaj minimalny wymóg prawny. Jeśli Twoja organizacja non-profit jest bardzo mała, wystarczające może być coroczne posiedzenie zarządu. Jednak wraz z rozwojem organizacji non-profit prawdopodobnie konieczne będzie organizowanie posiedzeń częściej niż raz w roku.

Spotkania kwartalne mogą stanowić satysfakcjonujący kompromis między zbyt częstymi a zbyt rzadkimi spotkaniami, ale lepiej jest zwoływać posiedzenie zarządu w razie potrzeby, niż planować je co miesiąc, a potem szukać na siłę tematów, by je wypełnić. Jeśli chodzi o spotkania, to rzeczywiście – nieobecność może sprawić, że serce bardziej za nimi tęskni.

2. Brak planowania z wyprzedzeniem

Abraham Lincoln, szesnasty prezydent Stanów Zjednoczonych i wybitny organizator spotkań, powiedział kiedyś: „Dajcie mi sześć godzin na ścięcie drzewa, a pierwsze cztery spędzę na ostrzeniu siekiery”. To świetne przypomnienie, że znaczna część ciężkiej pracy często odbywa się jeszcze przed samym wydarzeniem. Taka dbałość o szczegóły zrobi również wrażenie na członkach zarządu, ponieważ mniej niż dwie trzecie spotkań są uważane za dobrze zarządzane.

• Organizator spotkania powinien zadbać o to, by wszystkie osoby, których obecność jest wymagana, otrzymały zaproszenie co najmniej tydzień, a najlepiej dwa tygodnie przed spotkaniem. Pogodzenie harmonogramów tak zróżnicowanej grupy osób może stanowić ogromne wyzwanie.

• Aby ułatwić organizację posiedzeń zarządu, warto skorzystać z narzędzia do planowania, takiego jak Doodle. Można rozesłać ankietę z propozycjami terminów i godzin, dzięki czemu wszyscy członkowie zarządu będą mogli wskazać, które opcje są dla nich najdogodniejsze. Narzędzie wyświetli następnie termin, który najbardziej odpowiada większości osób, oszczędzając w ten sposób wiele godzin organizatorowi, który zawsze boryka się z brakiem czasu.

• Osoba prowadząca posiedzenie zarządu – zazwyczaj jest to przewodniczący zarządu – powinna przygotować i rozesłać porządek obrad co najmniej kilka dni przed posiedzeniem.

• Jeśli spotkanie odbywa się w formie wirtualnej — co staje się coraz bardziej powszechne i stanowi dobre rozwiązanie dla organizacji non-profit, pozwalające zaoszczędzić na kosztach i uniknąć kłopotów związanych z poszukiwaniem miejsca — przed spotkaniem sprawdź, czy wszystkie niezbędne rozwiązania techniczne działają prawidłowo oraz czy wszyscy uczestnicy mają link do spotkania. Jeśli planujesz spotkanie za pomocą serwisu Doodle, zajmiemy się tym za Ciebie, tak jak w przypadku każdego innego terminu.

3. Traktowanie tego wszystkiego zbyt poważnie

Już samo to pojęcie „posiedzenie zarządu” budzi skojarzenia z dwurzędowymi garniturami, okularami do czytania i surowymi minami. Nie musi tak być. Praca w zarządzie organizacji non-profit jest prawdopodobnie dla niemal wszystkich zaangażowanych osób projektem wynikającym z pasji, więc ta pasja musi pozostać.

Może warto rozpocząć spotkanie od opowiedzenia o niedawnym sukcesie, aby rozluźnić atmosferę, a jednocześnie przypomnieć wszystkim uczestnikom o misji waszej organizacji non-profit – która właśnie pokazuje, dlaczego w ogóle się w nią zaangażowali?

4. Wprowadzanie niespodzianek na posiedzeniach zarządu

Posiedzenie zarządu to czas entuzjazmu, sukcesów, przekonania, a nawet kreatywności. Nigdy nie jest to czas na niespodzianki. Zdecydowaliście się zmienić nazwę waszej organizacji non-profit? Zwolniliście szefa działu mediów? Wasz dyrektor generalny zrezygnował, żeby otworzyć sklep z poncho we wschodniej Antioquii? Upewnij się, że wszyscy zapoznali się z tymi informacjami przed spotkaniem — nigdy nie wykorzystuj posiedzenia zarządu jako okazji do przekazania wszystkim najnowszych wiadomości i plotek dotyczących organizacji.

Podobnie wszelkie istotne materiały do zapoznania się przed spotkaniem, takie jak raporty branżowe, najnowsze artykuły prasowe, wewnętrzne analizy i wyniki, należy udostępnić z odpowiednim wyprzedzeniem przed spotkaniem. Nie ma nic bardziej frustrującego niż spotkania, które muszą zostać wstrzymane na dziesięć minut, podczas gdy wszyscy przeglądają kluczowe dokumenty.

5. Nieprzestrzeganie harmonogramu

Alfred Hitchcock słynął z tego, że nakazywał kierownikom kin zamykać drzwi, gdy tylko jego film Psycho rozpoczął, ponieważ uważał, że nawet kilkuminutne spóźnienie zepsułoby widzom przyjemność z oglądania i docenienia jego arcydzieła. Mistrz suspensu byłby znakomitym przewodniczącym zarządu.

Według nasze własne badania, prawie połowa osób wymienia spóźnienia lub wcześniejsze wyjścia uczestników jako jedną z największych irytacji związanych ze spotkaniami. Uzgodnienie jasnych zasad zachowania już podczas pierwszego spotkania — wszyscy przychodzą i wychodzą punktualnie, bez telefonów i laptopów — przyniesie wam korzyści w przyszłości.

Przewodniczący lub osoba prowadząca spotkanie musi również umieć sprawnie kierować dyskusją i dbać o dotrzymanie harmonogramu. Sprytnym zabiegiem jest wykorzystanie tablicy (fizycznej lub wirtualnej), na której zapisuje się tematy, które pojawiają się i powinny zostać omówione, ale nie są związane z planem. Dzięki temu kwestie te nie zostaną pominięte i będą mogły zostać poruszone przez inne grupy lub podczas kolejnego posiedzenia zarządu, a jednocześnie nie zakłócą przebiegu bieżącej sesji.

6. Zezwalanie na długie sprawozdania komisji

Jedną z głównych przyczyn przedłużających się posiedzeń zarządu jest porządek obrad, który zachęca do składania długich ustnych sprawozdań przez komisje. Jeśli Twoja organizacja non-profit jest niewielka, być może otrzymasz jedynie aktualne informacje od komisji wykonawczej, ds. pozyskiwania funduszy i finansowej. Jednak wraz z rozwojem organizacji non-profit często powstają nowe komisje zajmujące się programami, audytami, kadrami, polityką publiczną, wydarzeniami specjalnymi i planowaniem strategicznym. Jeśli każda z tych prezentacji zacznie trwać nawet 20 minut, być może trzeba będzie poprosić członków zarządu, aby zabrali ze sobą prowiant i śpiwór.

Należy unikać przedstawiania obszernych sprawozdań podczas samego posiedzenia zarządu. Przewodniczący komisji powinni przedstawić kilka prostych punktów zawierających najważniejsze informacje, zamiast szczegółowego opisu wydarzeń z ostatnich kilku miesięcy. Dzięki temu członkowie zarządu będą mieli czas na zadawanie pytań lub zgłaszanie uwag przed przejściem do kolejnego sprawozdania komisji. Jeśli chcesz, aby posiedzenia zarządu przebiegały szczególnie sprawnie, udostępnij te krótkie sprawozdania w porządku obrad przed posiedzeniem.

7. Zapominanie, że członkowie zarządu są atutem, a nie nadzorcami

Wielu członków kadry kierowniczej nie lubi posiedzeń zarządu, ponieważ mają wrażenie, jakby zostali wezwani na rozmowę do dyrektora szkoły. Zbyt często uważają, że muszą wyjaśniać i uzasadniać swoje działania oraz działalność swojej organizacji przed grupą przełożonych, którzy z zapałem analizują i krytykują każde ich posunięcie.

Jednak takie podejście pomija najważniejszą zaletę, jaką rady nadzorcze wnoszą do każdej organizacji non-profit: zazwyczaj składają się one z mądrych, doświadczonych i posiadających rozległe kontakty osób, które mogą pomóc Twojej organizacji odnieść sukces. Kiedy zmieni się sposób myślenia i zacznie się postrzegać zarząd jako grupę osób zajmujących się rozwiązywaniem problemów na wyższym szczeblu, a nie jako wiktoriańskich nadzorców, posiedzenia zarządu staną się znacznie przyjemniejsze, bardziej produktywne i sprzyjające współpracy.

8. Brak skupienia się na doskonałych minutach

Sporządzanie protokołu z posiedzenia zarządu to prawdziwa sztuka. Protokół musi zawierać wszystkie zadania do wykonania, podsumowywać uzgodnienia, odnotowywać kworum oraz trafnie określać kolejne kroki, zachowując przy tym precyzję i pomijając wszelkie zbędne informacje. Powinien on również zostać rozesłany jak najszybciej po zakończeniu posiedzenia zarządu, z wyraźnie zaznaczonymi punktami do realizacji, zrozumiałymi dla wszystkich.

Należy pamiętać, że protokoły posiedzeń zarządu stanowią dokumenty prawne dla organizacji non-profit. Jeśli Państwa organizacja kiedykolwiek zostanie wciągnięta w spór sądowy lub podobną sytuację, protokoły z posiedzeń zarządu będą miały kluczowe znaczenie dla ustalenia, w jaki sposób podejmowano decyzje, w jakiej kolejności to miało miejsce oraz na kim może spoczywać odpowiedzialność.

Biorąc pod uwagę znaczenie protokołów, zadanie sporządzania protokołów należy powierzyć osobie, która rozumie ich znaczenie i przydatność oraz która podczas posiedzenia ma za zadanie wyłącznie protokołować przebieg wydarzeń.

9. Nieznajomość wymogów prawnych

W każdym kraju, a nawet w poszczególnych regionach w obrębie tych krajów, obowiązuje szereg wymogów prawnych, których organizacje non-profit muszą przestrzegać i które muszą realizować. Mogą one dotyczyć zarówno tego, jakie dokumenty muszą być podawane do wiadomości publicznej, jak i sposobu prowadzenia działań marketingowych. Jednak wiele z tych wymogów prawnych prawdopodobnie będzie dotyczyło posiedzeń zarządu. Najczęstsze z nich to:

• Jak często organizacje non-profit muszą organizować posiedzenia zarządu. Zazwyczaj minimalna częstotliwość to raz w roku, ale nie należy kierować się wyłącznie tą informacją, ponieważ liczba ta może się różnić w zależności od regionu.

• Minimalna liczba członków zarządu, którzy muszą być obecni, aby osiągnąć kworum — tj. aby podjąć głosowanie w sprawie wszelkich ważnych decyzji.

• Protokoły powinny być sporządzane z zachowaniem dokładności, przechowywane w sposób przejrzysty i udostępniane, ponieważ stanowią one istotny dokument prawny opisujący proces podejmowania decyzji. Okres, przez jaki należy przechowywać protokoły, może się różnić w zależności od regionu.

10. Brak działań następczych

Tak jak przygotowanie ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego przebiegu posiedzenia zarządu, tak samo ważne są działania następcze. Jedynym absolutnie niezbędnym elementem jest terminowe rozesłanie protokołu z posiedzenia.

Warto jednak wyjść poza absolutne minimum:

• Przekaż szczere podziękowania członkom zarządu, którzy poświęcają swój czas i energię, angażując się w działalność organizacji. Miłym gestem w ramach wyrażenia wdzięczności jest również wręczenie im raz w roku drobnego upominku.

• Warto zwrócić uwagę na nadchodzące wydarzenia i programy, w których członkowie zarządu mogliby chcieć wziąć udział lub o których mogliby chcieć poinformować osoby ze swoich sieci kontaktów.

• Przeprowadź krótką ankietę, aby poznać opinie uczestników na temat przebiegu spotkania, tego, czy osiągnięto wyznaczone cele oraz jak można je ulepszyć w przyszłości. Samoocena jest kluczowym narzędziem pomagającym w planowaniu lepszych i bardziej produktywnych spotkań.

Oto więc dziesięć najczęstszych błędów, których należy unikać podczas organizowania posiedzeń zarządu organizacji non-profit. Istnieje wiele innych wskazówek i list kontrolnych, które mogą pomóc w planowaniu i prowadzeniu posiedzeń zarządu. Należy jednak pamiętać, że posiedzenie zarządu powinno być tak samo indywidualne jak sama organizacja, choć pewne podstawowe kwestie trzeba oczywiście uwzględnić.

Unikaj tych błędów, skup się na utrzymaniu zaangażowania uczestników i podejmowaniu trafnych decyzji, a na pewno nie popełnisz większego błędu.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób inna organizacja non-profit, Strategic Resource Group, wykorzystuje Doodle do usprawniania swoich spotkań, zapoznaj się z naszym studium przypadku.