De 10 vanligaste misstagen att undvika vid styrelsemöten i ideella organisationer

Det är inte konstigt att det är så svårt att tycka om styrelsemöten. Det är ju trots allt fortfarande möten. Med tanke på att En genomsnittlig person tillbringar 13 dagar om året på meningslösa möten, varje sammankomst där ordet ”möten” förekommer riskerar att leda till ett kollektivt suckande — åtminstone internt, om inte även utåt.

Styrelsemöten i ideella organisationer utgör en mycket speciell balansgång. Om inte alla, så är de flesta deltagarna troligen volontärer som lockats till den ideella organisationen av passion eller ett syfte. Deras motivation och entusiasm står utom tvivel. Men det finns fortfarande det lilla problemet med ordet ”möte”. Genom att undvika vissa av de allvarliga misstag Genom att undvika de misstag som ideella organisationer – precis som organisationer av alla slag – ofta begår vid sina styrelsemöten kan du se till att dina styrelsemöten förblir effektiva, ändamålsenliga och, hör och häpna, kanske till och med trevliga.

1. Att hålla styrelsemöten alltför ofta

Varje land, och kanske till och med regioner inom länderna, kan ha olika bestämmelser om hur ofta styrelsemöten måste hållas, där årliga styrelsemöten vanligtvis utgör det lagstadgade minimumet. Om din ideella organisation är mycket liten kan ett årligt styrelsemöte räcka. Men i takt med att ideella organisationer växer kommer det sannolikt att krävas att möten hålls oftare än så.

Kvartalsvisa möten kan utgöra en bra kompromiss mellan för ofta och för sällan, men det är bättre att kalla till styrelsemöte vid behov än att schemalägga ett varje månad och sedan behöva leta efter ämnen för att fylla mötet. När det gäller möten kan frånvaro faktiskt göra att man uppskattar dem mer.

2. Att glömma att planera i förväg

Abraham Lincoln, USA:s sextonde president och en mästare på att organisera möten, sa en gång: ”Ge mig sex timmar på mig att fälla ett träd, så ägnar jag de första fyra åt att slipa yxan.” Det är en utmärkt påminnelse om att en stor del av det hårda arbetet ofta utförs redan innan själva evenemanget. En sådan uppmärksamhet på detaljer kommer också att imponera på din styrelse, eftersom mindre än två tredjedelar av mötena anses vara välskötta.

• Mötets arrangör bör se till att alla som ska delta får en inbjudan minst en vecka, helst två veckor, före mötet. Det kan vara oerhört svårt att få ihop dagordningarna för en grupp med så olika deltagare.

• Använd ett schemaläggningsverktyg som Doodle för att organisera styrelsemöten. En omröstning med olika möjliga datum och tider kan skickas ut, så att alla styrelseledamöter kan ange vilka alternativ som passar dem bäst. Verktyget visar sedan det tidsintervall som passar flest deltagare, vilket sparar timmar för den tidspressade arrangören.

• Den som leder styrelsemötet – vanligtvis styrelsens ordförande – bör förbereda och skicka ut en dagordning för mötet minst några dagar innan det äger rum.

• Om ert möte hålls virtuellt – något som blir allt vanligare och är ett bra alternativ för ideella organisationer, eftersom det sparar kostnader och besvär med att hitta en lokal – bör ni kontrollera att all nödvändig teknik fungerar före mötet och att alla har en länk till mötet. Om ni bokar via Doodle sköter vi det åt er, precis som vid alla andra bokningar.

3. Att ta allt på för stort allvar

Redan själva begreppet ”styrelsemöte” väcker föreställningar om dubbelknäppta kostymer, läsglasögon och stränga miner. Men så behöver det inte vara. Att sitta i styrelsen för en ideell organisation är förmodligen ett engagemang som drivs av passion för nästan alla inblandade, så den passionen måste finnas kvar.

Varför inte inleda mötet med en aktuell framgångshistoria för att lätta upp stämningen och samtidigt påminna alla deltagare om er ideella organisations uppdrag – vilket tydligt visar varför de engagerade sig från början?

4. Att överraska deltagarna vid styrelsemötena

Ett styrelsemöte är en stund präglad av entusiasm, framgång, övertygelse och till och med kreativitet. Det är aldrig rätt tillfälle för överraskningar. Har ni beslutat att byta namn på er ideella organisation? Har ni avskedat mediechefen? Har er VD sagt upp sig för att öppna en ponchobutik i östra Antioquia? Se till att alla har fått all denna information innan mötet — Använd aldrig styrelsemötet som ett tillfälle att informera alla om de senaste nyheterna och ryktena inom organisationen.

På samma sätt bör all relevant bakgrundsmaterial, såsom branschrapporter, aktuell pressbevakning, interna undersökningar och resultat, delas ut i god tid före mötet. Det finns inget mer frustrerande än möten som måste avbrytas i tio minuter medan alla bläddrar igenom viktiga dokument.

5. Att inte hålla sig till tidsplanen

Alfred Hitchcock gav, som bekant, teatercheferna instruktioner att stänga dörrarna så snart hans film Psycho började, eftersom han ansåg att om han kom in ens några minuter för sent skulle det förstöra publikens njutning och uppskattning av hans mästerverk. ”Spänningens mästare” skulle ha varit en utmärkt styrelseordförande.

Enligt vår egen forskning, nästan hälften av deltagarna anger att det är irriterande när deltagare kommer för sent eller går tidigt. Att enas om tydliga regler redan vid det allra första mötet – att alla kommer och går i tid, inga mobiler eller bärbara datorer – kommer att vara till stor nytta i det långa loppet.

Ordföranden, eller den som leder mötet, måste också vara skicklig på att se till att diskussionen går framåt och håller tidsplanen. En smart taktik är att ha en whiteboard (fysisk eller virtuell) där man skriver upp ämnen som kommer upp och bör diskuteras men som inte är relevanta för planen. På så sätt glöms inte dessa punkter bort och kan tas upp av andra grupper eller vid ett senare styrelsemöte, samtidigt som de inte stör det pågående mötet.

6. Att tillåta långa utskottsbetänkanden

En av de främsta orsakerna till att styrelsemöten drar ut på tiden är en dagordning som uppmuntrar till långa muntliga rapporter från utskotten. Om din ideella organisation är liten kanske ni bara har lägesrapporter från lednings-, insamlings- och ekonomiutskotten. Men i takt med att ideella organisationer växer tillkommer ofta utskott som ägnar sig åt program, revision, personal, samhällspolitik, specialarrangemang och strategisk planering. Om var och en av dessa redovisningar börjar ta upp till och med 20 minuter, kanske du måste be styrelseledamöterna att ta med sig proviant och en sovsäck.

Undvik omfattande uppdateringar under själva styrelsemötet. Utskottsordförandena bör presentera några enkla punkter med den viktigaste informationen, snarare än en detaljerad redogörelse för de senaste månaderna. På så sätt får styrelseledamöterna tid att ställa frågor eller komma med synpunkter innan man går vidare till nästa utskottsuppdatering. Om du vill hålla styrelsemötena särskilt koncisa kan du dela dessa korta uppdateringar på dagordningen före mötet.

7. Att glömma bort att styrelseledamöterna är en tillgång, inte övervakare

Många chefer ogillar styrelsemöten eftersom de känner sig som om de kallats in till rektorn. Alltför ofta upplever de att de måste förklara och försvara sig själva och sin organisation inför en skara överordnade som är ivriga att granska och kritisera varje åtgärd.

Denna synvinkel bortser dock från den viktigaste fördelen som styrelser tillför varje ideell organisation: de består oftast av kloka, erfarna och välanslutna personer som kan bidra till att din ideella organisation lyckas. När man börjar se styrelsen som problemlösare på högre nivå snarare än som viktorianska gruvförmän blir styrelsemötet en mycket trevligare, produktivare och mer samarbetsinriktad tillställning.

8. Att inte lägga fokus på utmärkta minuter

Att föra protokoll vid ett styrelsemöte är en konstform. Protokollet måste fånga upp alla åtgärder som ska vidtas, sammanfatta överenskommelser, redovisa beslutförhet och korrekt redogöra för nästa steg, samtidigt som det är precist och utelämnar allt överflödigt. Protokollet bör också distribueras så snart som möjligt efter styrelsemötet, med åtgärdspunkter markerade och tydliga så att alla kan förstå dem.

Tänk på att protokoll utgör juridiska handlingar för ideella organisationer. Om er organisation någonsin skulle dras in i en rättstvist eller liknande situation är protokollen från styrelsemötena avgörande underlag för att förstå hur besluten fattades, i vilken ordning de fattades och var ansvaret eventuellt ligger.

Med tanke på hur viktiga protokoll är bör uppgiften att föra protokoll tilldelas någon som förstår deras betydelse och nytta och som under mötet har som enda uppgift att föra protokoll över vad som händer.

9. Bristande kännedom om lagkrav

Varje land, och till och med regioner inom länderna, har en rad rättsliga krav som ideella organisationer måste följa och uppfylla. Dessa kan handla om allt från vilka dokument som måste offentliggöras till hur marknadsföringsåtgärder ska genomföras. Flera av de rättsliga kraven berör dock sannolikt styrelsemöten. De vanligaste är:

• Hur ofta ideella organisationer måste hålla styrelsemöten. Det vanliga minimikravet är en gång per år, men lita inte blint på detta, eftersom siffran kan variera beroende på region.

• Det minsta antal styrelseledamöter som måste vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutför – det vill säga för att kunna fatta beslut i viktiga frågor.

• Protokoll ska vara korrekta, förvaras på ett överskådligt sätt och vara lättillgängliga, eftersom de utgör ett viktigt rättsligt underlag för hur beslut fattades. Tidsperioden under vilken protokollen ska bevaras kan variera från region till region.

10. Bristande uppföljning

Precis som förberedelserna är avgörande för ett framgångsrikt styrelsemöte, är även uppföljningen det. Det enda absolut nödvändiga som måste göras efter mötet är att mötesprotokollet skickas ut i god tid.

Det lönar sig dock att gå längre än det absolut nödvändiga:

• Skicka ett uppriktigt tack till styrelsemedlemmarna som frivilligt ägnar sin tid och energi åt att vara en del av organisationen. En liten gåva en gång om året är också en fin gest som ett tecken på uppskattning.

• Lyft fram kommande evenemang och program som styrelseledamöterna kanske vill delta i eller som de gärna vill dela med sig av i sina nätverk.

• Skicka ut en kort enkät för att få deltagarnas synpunkter på hur mötet gick, om de uppsatta målen uppnåddes och hur det skulle kunna förbättras i framtiden. Självutvärdering är ett viktigt verktyg för att kunna planera bättre och mer produktiva möten.

Här har du alltså våra tio vanligaste misstag som du bör undvika när du anordnar styrelsemöten för din ideella organisation. Det finns massor av andra tips och checklistor som kan hjälpa dig genom processen med att planera och genomföra styrelsemöten. Tänk dock på att ditt styrelsemöte bör vara lika unikt som din organisation, även om vissa punkter måste följas.

Undvik dessa misstag, fokusera på att hålla deltagarna engagerade och fatta kloka beslut, så kan det knappast gå särskilt fel.

För att ta reda på hur en annan ideell organisation, Strategic Resource Group, använder Doodle för att optimera sina möten, Ta en titt på vår fallstudie.