Top 10 Nonprofit Board Meeting Mistakes to Avoid

Lad os tilføje nonprofit bestyrelsesmøder til listen. Skriv dem på listen sammen med klassisk musik, mørk chokolade, mindfulness, camping og andres børn. Ting, som alle burde kunne lide, men som ingen faktisk kan lide.

Men måske skulle vi ikke være overraskede over, at bestyrelsesmøder er så svære at elske. Det er trods alt stadigvæk møder. I betragtning af at den gennemsnitlige person bruger 13 dage om året på meningsløse møder, vil ethvert møde med ordet "møder" tilknyttet sandsynligvis resultere i et kollektivt støn - internt, hvis ikke eksternt.

Bestyrelsesmøder i nonprofitorganisationer er en meget speciel balancegang. Hvis ikke alle, så er de fleste deltagere sandsynligvis frivillige, der er tiltrukket af en passion eller et formål med den almennyttige organisation. Deres motivation og entusiasme er uomtvistelig. Men der er stadig det lille problem med ordet "møde". Ved at undgå nogle af de væsentlige fejl, som nonprofitorganisationer, ligesom organisationer af alle slags, har tendens til at begå med deres bestyrelsesmøder, kan du sikre dig, at dine bestyrelsesmøder forbliver effektive, virkningsfulde og måske endda fornøjelige.

1: Afholder bestyrelsesmøder for regelmæssigt

Hvert land og måske endda regioner inden for lande kan have forskellige regler for, hvor ofte bestyrelsesmøder skal afholdes, hvor årlige bestyrelsesmøder normalt er det lovbestemte minimum. Hvis din nonprofitorganisation er meget lille, kan et årligt bestyrelsesmøde måske være tilstrækkeligt. Men efterhånden som nonprofitorganisationer vokser, skal de sandsynligvis afholdes oftere end det.

Kvartalsmøder kan være et tilfredsstillende kompromis mellem for ofte og ikke ofte nok, men det er bedre at indkalde til et bestyrelsesmøde efter behov end at planlægge et hver måned og derefter skulle skrabe rundt efter emner til at fylde det. Når det drejer sig om møder, kan fravær virkelig få hjertet til at vokse mere.

2: Glemmer at planlægge på forhånd

Abraham Lincoln, USA's sekstende præsident og ekstraordinær mødeorganisator, sagde engang: "Giv mig seks timer til at fælde et træ, og jeg vil bruge de første fire timer på at slibe øksen." Det er en god påmindelse om, at meget af det hårde arbejde ofte udføres før selve arrangementet. En sådan opmærksomhed på detaljerne vil også imponere din bestyrelse, da mindre end to tredjedele af møderne anses for at være godt ledet.

3: Du tager det hele for alvorligt

Alene udtrykket "bestyrelsesmøde" fremkalder billeder af dobbeltradet jakkesæt, læsebriller og strenge ansigter. Sådan behøver det ikke at være. At være medlem af bestyrelsen i en nonprofitorganisation er sandsynligvis et passionsprojekt for næsten alle involverede, så passionen skal forblive.

Hvorfor ikke åbne mødet med en nylig succeshistorie for at lette stemningen og også minde alle deltagere om din almennyttige mission, som netop fremhæver, hvorfor de blev involveret i første omgang?

4: Drop overraskelser ind i dine bestyrelsesmøder

Et bestyrelsesmøde er et tidspunkt for entusiasme, succes, overbevisning og endda kreativitet. Det er aldrig tid til overraskelser. Har du besluttet at ændre navnet på din nonprofitorganisation? Fyret mediechefen? Din administrerende direktør har sagt op for at åbne en poncho-butik i det østlige Antioquia? Sørg for, at alle er udstyret med alle disse oplysninger inden mødet - brug aldrig bestyrelsesmødet som en lejlighed til at opdatere alle om de seneste nyheder og sladder om organisationen.

Ligeledes bør alle relevante forhåndsartikler, såsom sektorrapporter, nyere pressedækning, interne undersøgelser og resultater, deles i god tid inden mødet. Der er ikke noget mere frustrerende end møder, der skal holde pause i ti minutter, mens alle skimmer vigtige dokumenter igennem.

5: Ikke at holde sig til tidsplanen

Alfred Hitchcock var berømt for at have instrueret teatercheferne om at lukke dørene, når hans film Psycho gik i gang, da han mente, at det ville ødelægge publikums glæde og påskønnelse af hans mesterværk, hvis han kom bare et par minutter for sent ind. Spændingens mester ville have været en fremragende bestyrelsesformand.

Ifølge vores egen undersøgelse regner næsten halvdelen af folk med, at deltagere, der kommer for sent eller går for tidligt, er en af deres største irritationsmomenter ved møder. Hvis man allerede på det første møde bliver enige om klare regler - alle ankommer og går til tiden, ingen telefoner eller bærbare computere - vil det være en god idé.

Formanden, eller den, der leder mødet, skal også være dygtig til at holde diskussionen i gang og overholde tidsplanen. En smart taktik er at have en whiteboardtavle (reel eller virtuel) med emner, der opstår og bør drøftes, men som ikke er relevante for planen. Det betyder, at disse punkter ikke bliver glemt for at blive taget op af andre grupper eller på et efterfølgende bestyrelsesmøde, men de afsporer heller ikke det aktuelle møde.

6: Tillad lange udvalgsrapporter

En af hovedårsagerne til, at bestyrelsesmøderne bliver lange, er en dagsorden, der tilskynder til lange mundtlige rapporter fra udvalgene. Hvis din nonprofitorganisation er lille, har du måske kun opdateringer fra dit forretningsudvalg, fundraising- og finansudvalg. Men efterhånden som nonprofitorganisationer vokser, vil de sandsynligvis tilføje udvalg, der beskæftiger sig med programmer, revisioner, personale, offentlig politik, særlige begivenheder og strategisk planlægning. Hvis hvert af disse udvalg begynder at tage 20 minutter, kan det være nødvendigt at bede bestyrelsesmedlemmerne om at medbringe proviant og en sovepose.

Undgå væsentlige opdateringer på selve bestyrelsesmødet. Udvalgsformændene bør dele et par enkle punkter med de oplysninger, der er nødvendige at vide, snarere end at give en detaljeret redegørelse for de seneste par måneder. Bestyrelsesmedlemmerne har så tid til at stille spørgsmål eller komme med kommentarer, inden de går videre til den næste opdatering fra udvalget. Hvis du ønsker at holde dine bestyrelsesmøder særligt skarpe, kan du dele disse korte opdateringer på dagsordenen før mødet.

7: Glemmer, at bestyrelsesmedlemmer er aktiver, ikke tilsynsførende

Mange ledere bryder sig ikke om bestyrelsesmøder, fordi de føler, at de bliver kaldt ind foran skolelederen. Alt for ofte har de den holdning, at de skal forklare og retfærdiggøre sig selv og deres organisation over for et rum af tilsynsførende, som er ivrige efter at dissekere og kritisere enhver handling.

Dette perspektiv ignorerer imidlertid den vigtigste fordel, som bestyrelser bringer til enhver nonprofitorganisation: de er normalt fyldt med kloge, erfarne og velkørende mennesker, som kan hjælpe din nonprofitorganisation med at få succes. Når man skifter tankegang til at se bestyrelsen som problemløsere på højere niveau i stedet for victorianske pitbosses, bliver bestyrelsesmødet en meget sjovere, mere produktiv og samarbejdsorienteret begivenhed.

8: Ikke at fokusere på fremragende referater

At føre referat på et bestyrelsesmøde er en kunstart. Referater skal fange alle de opgaver, opsummere aftaler, registrere beslutningsdygtighed og præcist antyde de næste skridt, samtidig med at de skal være præcise og fjerne alt overflødigt. De skal også distribueres så hurtigt som muligt efter bestyrelsesmøderne med fremhævet handlingspunkter, så de er tydelige og klare for alle at forstå.

Husk, at referater er juridiske dokumenter for nonprofitorganisationer. Hvis din organisation nogensinde skulle blive inddraget i en retssag eller en lignende situation, er referaterne fra bestyrelsesmøderne afgørende artefakter for at forstå, hvordan beslutningerne blev truffet, i hvilken rækkefølge de blev truffet, og hvor ansvaret kan ligge.

I betragtning af protokollernes betydning bør rollen med at føre dem tildeles en person, der forstår deres betydning og nytteværdi, og som under mødet udelukkende har til opgave at føre referat af begivenhederne.

9: Uvidende om lovkrav

Hvert land og endda regioner inden for lande har en række juridiske krav, som nonprofitorganisationer skal overholde og udføre. Det kan være alt fra, hvilke dokumenter de skal offentliggøre, til hvordan markedsføringspraksis skal udføres. Der er dog flere lovkrav, der sandsynligvis berører bestyrelsesmøder. De mest almindelige er:

10: Undlader at følge op

Ligesom forberedelsen er afgørende for et vellykket bestyrelsesmøde, er opfølgningen det også. Det eneste strengt nødvendige efterskrift, der er nødvendigt, er rettidig udsendelse af mødereferatet.

Det betaler sig dog at gå ud over det allermest nødvendige:

Så der har du vores top ti over de fejl, du skal undgå, når du tilrettelægger dine nonprofitbestyrelsesmøder. Der findes masser af andre tips og tjeklister, som kan hjælpe dig med at guide dig gennem processen med at planlægge og afvikle bestyrelsesmøder. Husk dog på, at dit bestyrelsesmøde skal være lige så individuelt som din organisation, selv om visse kasser skal afkrydses.

Undgå disse fejl, fokuser på at holde deltagerne engagerede og træffe kloge beslutninger, så kan du ikke gå alt for langt galt.

For at lære, hvordan en anden nonprofitorganisation, Strategic Resource Group, bruger Doodle til at optimere sine nonprofitmøder, se vores casestudie.