गैर-लाभकारी बोर्ड की बैठक में होने वाली शीर्ष 10 गलतियाँ जिनसे बचना चाहिए

हमें आश्चर्य नहीं होना चाहिए कि बोर्ड की बैठकें इतनी पसंद करना मुश्किल होती हैं। आखिरकार, वे अभी भी बैठकें ही हैं। यह देखते हुए कि एक औसत व्यक्ति साल में 13 दिन बेमतलब की बैठकों में बिताता है।जिस भी सभा के नाम में 'मीटिंग्स' शब्द जुड़ा हो, उससे आमतौर पर सामूहिक आह निकलती है — चाहे वह बाहर हो या बस मन ही मन।

गैर-लाभकारी बोर्ड की बैठकें यह एक बहुत ही विशिष्ट संतुलनकारी कार्य का प्रतिनिधित्व करता है। यदि सभी नहीं, तो अधिकांश प्रतिभागी संभवतः गैर-लाभकारी संस्था की ओर जुनून या उद्देश्य से आकर्षित स्वयंसेवक होते हैं। उनकी प्रेरणा और उत्साह निस्संदेह हैं। लेकिन उस शब्द "मीटिंग" की एक छोटी सी समस्या अभी भी बनी हुई है। कुछ को टालकर महत्वपूर्ण गलतियाँ जो गैर-लाभकारी संस्थाएँ, अन्य सभी तरह के संगठनों की तरह, अपनी बोर्ड की बैठकों के साथ करती हैं, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी बोर्ड की बैठकें प्रभावी, कुशल और, अरे वाह, शायद आनंददायक भी बनी रहें।

1. बोर्ड की बैठकों का बहुत नियमित रूप से होना

प्रत्येक देश और शायद देशों के भीतर के क्षेत्रों में भी यह अलग-अलग नियम हो सकते हैं कि बोर्ड की बैठकें कितनी बार आयोजित करनी चाहिए, जिसमें वार्षिक बोर्ड बैठकें आमतौर पर कानूनी न्यूनतम होती हैं। यदि आपका गैर-लाभकारी संगठन बहुत छोटा है, तो बोर्ड की वार्षिक बैठक ही काम चला सकती है। हालांकि, जैसे-जैसे गैर-लाभकारी संगठन बढ़ते हैं, उन्हें संभवतः इससे अधिक बार बैठकें आयोजित करनी पड़ेंगी।

त्रैमासिक बैठकें 'बहुत बार' और 'पर्याप्त रूप से नहीं' के बीच एक संतोषजनक समझौता कर सकती हैं, लेकिन जरूरत पड़ने पर बोर्ड की बैठक बुलाना बेहतर है बजाय हर महीने बैठक निर्धारित करने और फिर उसे भरने के लिए विषय खोजने की झंझट उठाने के। जहाँ बैठकों की बात है, अनुपस्थिति वास्तव में दिल को और करीब ला सकती है।

2. पहले से योजना बनाना भूल जाना

अमेरिका के सोलहवें राष्ट्रपति और असाधारण बैठक आयोजक अब्राहम लिंकन ने एक बार कहा था: "मुझे एक पेड़ काटने के लिए छह घंटे दो और मैं पहले चार घंटे कुल्हाड़ी तेज करने में बिताऊँगा।" यह एक बेहतरीन याद दिलाता है कि अधिकांश कड़ी मेहनत अक्सर कार्यक्रम से पहले ही की जाती है। विवरणों पर इस तरह का ध्यान आपके बोर्ड को भी प्रभावित करेगा, क्योंकि दो-तिहाई से कम बैठकें अच्छी तरह से चलाए जाने वाले माने जाते हैं।

• बैठक आयोजक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बैठक में शामिल होने वाले सभी लोगों को बैठक से कम से कम एक सप्ताह, यदि संभव हो तो दो सप्ताह, पहले निमंत्रण मिल जाए। विविध पृष्ठभूमि के लोगों के एजेंडा को एक साथ समन्वयित करना बेहद चुनौतीपूर्ण हो सकता है।

• बोर्ड की बैठकों को व्यवस्थित करने में मदद के लिए Doodle जैसे शेड्यूलिंग टूल का सहारा लें। संभावित दिनों और समयों के साथ एक पोल प्रसारित किया जा सकता है, जिससे सभी बोर्ड सदस्य यह बता सकें कि कौन से विकल्प उनके लिए सबसे सुविधाजनक हैं। फिर यह टूल अधिकांश लोगों की उपस्थिति के लिए सबसे उपयुक्त समय दिखाएगा, जिससे समय की कमी से जूझ रहे आयोजक के घंटों की बचत होगी।

• चाहे आपकी बोर्ड बैठक की अध्यक्षता कोई भी कर रहा हो, आमतौर पर बोर्ड के अध्यक्ष को बैठक से कम से कम कुछ दिन पहले एजेंडा तैयार करके वितरित करना चाहिए।

• यदि आपकी बैठक वर्चुअल है — जो कि एक दिन-ब-दिन आम होती जा रही घटना है और गैर-लाभकारी संगठनों के लिए एक अच्छा विकल्प है, क्योंकि इससे स्थान खोजने की लागत और असुविधा बच जाती है — तो बैठक से पहले सभी आवश्यक तकनीकों का काम करना सुनिश्चित कर लें और यह भी कि सभी के पास बैठक का लिंक हो। यदि आप Doodle का उपयोग करके शेड्यूल करते हैं, तो हम किसी भी अपॉइंटमेंट की तरह यह काम आपके लिए कर देते हैं।

3. सब कुछ बहुत ज़्यादा गंभीरता से लेना

सिर्फ शब्द ही बोर्ड की बैठक यह दोहरे बटन वाले सूट, पढ़ने वाले चश्मे और सख्त चेहरों की छवियाँ उकेरता है। ऐसा होना जरूरी नहीं है। एक गैर-लाभकारी संस्था के बोर्ड में होना लगभग सभी सदस्यों के लिए एक जुनूनी परियोजना होती है, इसलिए जुनून बना रहना चाहिए।

क्यों न बैठक की शुरुआत हाल की किसी सफलता की कहानी से की जाए, ताकि माहौल हल्का हो और सभी प्रतिभागियों को आपके गैर-लाभकारी संगठन के मिशन की याद दिलाई जा सके, जो ठीक यही बताता है कि वे सबसे पहले इसमें क्यों शामिल हुए थे?

४. अपनी बोर्ड बैठकों में आश्चर्यजनक बातें शामिल करना

बोर्ड की बैठक उत्साह, सफलता, दृढ़ विश्वास और यहां तक कि रचनात्मकता का समय होती है। यह कभी भी आश्चर्यजनक घटनाओं का समय नहीं होता। क्या आपने अपनी गैर-लाभकारी संस्था का नाम बदलने का निर्णय लिया है? क्या आपने मीडिया प्रमुख को बर्खास्त कर दिया है? क्या आपके सीईओ ने पूर्वी एंटिओक्विया में एक पोंचो स्टोर खोलने के लिए इस्तीफा दे दिया है? बैठक से पहले सुनिश्चित करें कि सभी के पास यह सारी जानकारी हो। — बोर्ड की बैठक का उपयोग कभी भी सभी को संगठन की नवीनतम खबरों और अफवाहों से अवगत कराने के अवसर के रूप में न करें।

इसी तरह, किसी भी प्रासंगिक पूर्व-पठन सामग्री जैसे सेक्टर रिपोर्ट, हालिया प्रेस कवरेज, आंतरिक अध्ययन और परिणाम बैठक से काफी पहले साझा किए जाने चाहिए। जब सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को झटपट पढ़ने में लगे रहते हैं और बैठक को दस मिनट के लिए रोकना पड़ता है, तो उससे ज्यादा निराशाजनक कुछ नहीं।

5. समय का पालन न करना

अल्फ्रेड हिचकॉक ने मशहूर तौर पर थिएटर प्रबंधकों को निर्देश दिया कि उनकी फिल्म शुरू होते ही दरवाज़े बंद कर दें। मनोविकृत उन्होंने शुरू किया, क्योंकि उन्हें लगा कि कुछ ही मिनट देर से प्रवेश करने से दर्शकों का आनंद और उनकी उत्कृष्ट कृति की सराहना बिगड़ जाएगी। सस्पेंस के मास्टर बोर्ड के अध्यक्ष के रूप में उत्कृष्ट साबित होते।

के अनुसार हमारा अपना शोधलगभग आधे लोग अपनी शीर्ष बैठक परेशानियों में शामिल होते हैं उन प्रतिभागियों को जो देर से आते हैं या जल्दी चले जाते हैं। अपनी पहली बैठक से ही स्पष्ट सहभागिता नियम तय करना — सभी समय पर आएँ और समय पर जाएँ, फोन या लैपटॉप की मनाही — आगे चलकर आपके लिए फायदेमंद रहेगा।

अध्यक्ष, या जो भी बैठक का संचालन कर रहा हो, उसे चर्चा को आगे बढ़ाने और समय-सारिणी पर बनाए रखने में भी कुशल होना चाहिए। एक चतुर रणनीति यह है कि उठने वाले और चर्चा किए जाने योग्य विषयों के लिए (वास्तविक या आभासी) एक व्हाइटबोर्ड हो, जो योजना से संबंधित न हों। इससे ये बिंदु अन्य समूहों या आगामी बोर्ड बैठक में उठाए जाने से नहीं छूटते, और साथ ही वर्तमान सत्र भी पटरी से नहीं उतरता।

6. लंबी समिति रिपोर्टों की अनुमति

बोर्ड की बैठकों के लंबे चलने का एक प्रमुख कारण ऐसा एजेंडा है जो समितियों से लंबी मौखिक रिपोर्टों को प्रोत्साहित करता है। यदि आपका गैर-लाभकारी संगठन छोटा है, तो आपके पास केवल कार्यकारी, फंडरेजिंग और वित्त समितियों से अपडेट्स हो सकते हैं। हालांकि, जैसे-जैसे गैर-लाभकारी संगठन बढ़ते हैं, वे कार्यक्रमों, ऑडिट, कर्मियों, सार्वजनिक नीति, विशेष कार्यक्रमों और रणनीतिक योजना के लिए समर्पित समितियाँ जोड़ने की संभावना रखते हैं। यदि इनमें से प्रत्येक को 20 मिनट तक बढ़ाने की अनुमति दी जाए, तो आपको बोर्ड के सदस्यों से भोजन और सोने का थैला लाने के लिए कहना पड़ सकता है।

बोर्ड की बैठक में ही महत्वपूर्ण अपडेट देने से बचें। समिति के प्रमुखों को पिछले कुछ महीनों का विस्तार से विवरण देने के बजाय, कुछ बुलेट पॉइंट्स में केवल आवश्यक जानकारी साझा करनी चाहिए। इससे बोर्ड के सदस्यों के पास अगले समिति अपडेट पर जाने से पहले प्रश्न पूछने या टिप्पणी करने का समय होगा। यदि आप अपनी बोर्ड की बैठकों को विशेष रूप से संक्षिप्त रखना चाहते हैं, तो बैठक से पहले एजेंडा में इन संक्षिप्त अपडेट्स को साझा करें।

7. यह भूलना कि बोर्ड के सदस्य पर्यवेक्षक नहीं, बल्कि संपत्ति हैं।

कई कार्यकारी बोर्ड की बैठकों को पसंद नहीं करते क्योंकि उन्हें ऐसा लगता है जैसे उन्हें स्कूल के प्रिंसिपल के सामने बुलाया जा रहा हो। अक्सर उनका रवैया होता है कि उन्हें और उनकी संस्था को उन पर्यवेक्षकों के सामने समझाना और औचित्य सिद्ध करना होगा, जो हर कार्रवाई का बारीकी से विश्लेषण करने और आलोचना करने के लिए उत्सुक होते हैं।

हालाँकि, यह दृष्टिकोण उस सबसे महत्वपूर्ण लाभ को अनदेखा करता है जो बोर्ड किसी भी गैर-लाभकारी संस्था को प्रदान करते हैं: वे आमतौर पर बुद्धिमान, अनुभवी और अच्छी-खासी जान-पहचान वाले लोगों से भरे होते हैं जो आपकी गैर-लाभकारी संस्था को सफल बनाने में मदद कर सकते हैं। जब सोच बदलकर बोर्ड को विक्टोरियन पिट बॉस के बजाय उच्च-स्तरीय समस्या-समाधानकर्ताओं के रूप में देखा जाता है, तो बोर्ड की बैठक कहीं अधिक आनंददायक, उत्पादक और सहयोगात्मक कार्यक्रम बन जाती है।

8. उत्कृष्ट मिनटों पर ध्यान न देना

बोर्ड बैठक में कार्यवृत्त तैयार करना एक कला है। कार्यवृत्त में सभी कार्य-सूची को शामिल करना, समझौतों का सारांश प्रस्तुत करना, क्वोरम दर्ज करना, और अगले कदमों का सटीक अनुमान लगाना चाहिए, साथ ही इसे संक्षिप्त और सटीक रखते हुए अनावश्यक जानकारी को हटा देना चाहिए। बोर्ड बैठकों के बाद इन्हें यथाशीघ्र वितरित किया जाना चाहिए, जिसमें कार्रवाई बिंदु उजागर किए गए हों और सभी के समझने के लिए स्पष्ट हों।

याद रखें कि गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए कार्यवृत्त कानूनी दस्तावेज़ होते हैं। यदि आपकी संस्था कभी किसी मुकदमे या समान स्थिति में फंस जाती है, तो बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त यह समझने के लिए महत्वपूर्ण साक्ष्य होते हैं कि निर्णय कैसे लिए गए, वे किस क्रम में लिए गए और दायित्व कहाँ हो सकता है।

कार्यवृत्त की महत्वता को देखते हुए, इसे ऐसे व्यक्ति को सौंपना चाहिए जो इसकी महत्वता और उपयोगिता को समझता हो और जिसे बैठक के दौरान विशेष रूप से कार्यवृत्त लिखने का कार्य सौंपा गया हो।

9. कानूनी आवश्यकताओं से अनभिज्ञता

प्रत्येक देश और यहां तक कि देशों के भीतर के क्षेत्रों में गैर-लाभकारी संस्थाओं को कई कानूनी आवश्यकताओं का पालन करना और उन्हें लागू करना होता है। ये आवश्यकताएं उन दस्तावेज़ों से लेकर जिन्हें उन्हें सार्वजनिक रूप से प्रकट करना होता है, विपणन प्रथाओं के संचालन तक हो सकती हैं। हालांकि, कई कानूनी आवश्यकताएं बोर्ड की बैठकों से संबंधित होती हैं। सबसे आम हैं:

• गैर-लाभकारी संस्थाओं को कितनी बार बोर्ड की बैठकें आयोजित करनी चाहिए। सामान्य न्यूनतम एक बार प्रति वर्ष होता है, लेकिन हमारी बात पर भरोसा न करें, क्योंकि यह संख्या क्षेत्र के अनुसार भिन्न हो सकती है।

• कोरम पूरा करने के लिए बोर्ड के सदस्यों की न्यूनतम संख्या — यानी, किसी भी प्रमुख निर्णय पर मतदान करने के लिए।

• कार्यवृत्त सटीक, स्पष्ट रूप से संग्रहित और सुलभ होना चाहिए, क्योंकि ये निर्णय कैसे लिए गए, इसका एक महत्वपूर्ण कानूनी रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। कार्यवृत्तों को कितने समय तक रखा जाना चाहिए, यह क्षेत्र के अनुसार भिन्न हो सकता है।

10. फॉलो-अप न करना

जिस तरह एक सफल बोर्ड बैठक के लिए तैयारी महत्वपूर्ण है, उसी तरह अनुवर्ती कार्रवाई भी आवश्यक है। केवल एकमात्र अनिवार्य पूरक यह है कि बैठक के कार्यवृत्त का समय पर वितरण किया जाए।

हालाँकि, बुनियादी ज़रूरतों से आगे बढ़ना फायदेमंद होता है:

• संगठन का हिस्सा बनने के लिए अपना समय और ऊर्जा स्वेच्छा से समर्पित करने वाले बोर्ड सदस्यों को हार्दिक धन्यवाद संदेश भेजें। साल में एक बार एक छोटा सा उपहार भी आभार की प्रतीक के रूप में विचारशील होता है।

• आगामी कार्यक्रमों और आयोजनों को उजागर करें जिनमें बोर्ड के सदस्य शामिल होना चाह सकते हैं या जिन्हें वे अपने नेटवर्क में साझा करना पसंद कर सकते हैं।

• एक संक्षिप्त सर्वेक्षण भेजें ताकि प्रतिभागियों की राय जान सकें कि बैठक कैसी रही, क्या यह निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने में सफल रही और भविष्य में इसे कैसे बेहतर बनाया जा सकता है। आत्म-मूल्यांकन बेहतर और अधिक उत्पादक बैठकों की योजना बनाने में एक महत्वपूर्ण उपकरण है।

तो ये रही हमारी शीर्ष दस गलतियाँ, जिन्हें आपकी गैर-लाभकारी बोर्ड बैठकें आयोजित करते समय बचना चाहिए। योजना बनाने और बोर्ड बैठकें संचालित करने की प्रक्रिया में आपका मार्गदर्शन करने के लिए और भी कई सुझाव और चेकलिस्ट उपलब्ध हैं। हालांकि, ध्यान रखें कि आपकी बोर्ड बैठक आपकी संस्था की तरह ही विशिष्ट होनी चाहिए, जबकि कुछ आवश्यक शर्तें पूरी करनी ही पड़ती हैं।

इन गलतियों से बचें, प्रतिभागियों को व्यस्त रखने और समझदारी भरे निर्णय लेने पर ध्यान केंद्रित करें, और आप बहुत गलत नहीं हो सकते।

यह जानने के लिए कि एक अन्य गैर-लाभकारी संस्था, स्ट्रैटेजिक रिसोर्स ग्रुप, अपनी गैर-लाभकारी बैठकों को अनुकूलित करने के लिए Doodle का उपयोग कैसे करती है, हमारे केस स्टडी को देखेंबिंदु