Jak firma SRG Inc. oszczędza co miesiąc 40 godzin na planowaniu spotkań na całym świecie dzięki Doodle

Doodle to oprogramowanie do planowania spotkań, idealnie dostosowane do złożonych potrzeb współczesnych organizacji non-profit i organizacji pozarządowych. Wiemy, że realizacja projektów wymaga wielu spotkań, a sytuacja komplikuje się, gdy uczestnicy tych spotkań znajdują się w różnych lokalizacjach.

Rozmawialiśmy z Travisem z SRG Inc., organizacji realizującej charytatywne inicjatywy w krajach rozwijających się, o tym, jak firma SRG radykalnie usprawniła proces planowania spotkań dzięki serwisowi Doodle.

Zespół pracujący zdalnie o globalnym zasięgu

SRG współpracuje z różnorodną grupą pracowników, konsultantów terenowych, beneficjentów dotacji oraz interesariuszy z różnych krajów i stref czasowych. Zanim zaczęli korzystać z Doodle, spora część ich cennego czasu była pochłaniana przez próby organizowania spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu.

Nie tylko ustalenie terminu zajmowało średnio tydzień, ale Travis powiedział nam też, że często „zanim zebraliśmy odpowiedzi od wszystkich, wszystkie proponowane przez nas terminy już minęły, więc musieliśmy zaczynać wszystko od nowa”.

„Więc prawdopodobnie zaoszczędzę gdzieś od 30 do 40 godzin. I to tylko ja!”

Realizować projekty

SRG to firma działająca całkowicie w trybie wirtualnym. Cały proces opracowywania strategii i podejmowania decyzji odbywa się w ramach dużych telekonferencji. Travis od razu zauważył korzyści, gdy zaczął korzystać z serwisu Doodle do ustalania terminów tych rozmów: „Udało mi się ułożyć ten harmonogram w około 15 minut, podczas gdy zazwyczaj zajęłoby mi to od 2 do 3 godzin”.

„To tylko jedna z grup rozmów. W ciągu roku jest ich prawdopodobnie od dziesięciu do piętnastu”. Obecnie wszystkie wirtualne spotkania i telekonferencje SRG są organizowane przy pomocy serwisów Doodle i Doodle 1:1.

Szybkie wdrożenie

Dodawanie użytkowników do konta Doodle Premium jest proste, a po ich zarejestrowaniu przejrzysty i przyjazny dla użytkownika interfejs Doodle pozwala im od razu zacząć z niego korzystać. Konsultanci SRG wkrótce zaczęli korzystać z Doodle zarówno w terenie, jak i wewnątrz firmy.

Travis mówi: „Muszą wymyślić, jak zaplanować spotkania z 20 partnerami w ciągu 7 dni. Powiedziałem im więc: »Chłopaki, Doodle to idealne rozwiązanie. Po prostu wyślijcie to wszystkim, wyślijcie to wszystkim swoim partnerom, sprawdźcie, kiedy są dostępni, a potem na tej podstawie ułóżcie harmonogram«”.

Przykłady zastosowań: Spotkania zespołów, planowanie na skalę globalną, zewnętrzni interesariusze, rozmowy indywidualne