Hur SRG Inc. sparar 40 timmar varje månad på global schemaläggning med hjälp av Doodle

Doodle är ett schemaläggningsprogram som är perfekt utformat för att tillgodose de komplexa behoven hos moderna ideella organisationer och icke-statliga organisationer. Vi vet att det krävs många möten för att driva projekt framåt, och det blir komplicerat när dessa möten äger rum med deltagare på olika platser.

Vi pratade med Travis från SRG Inc, en organisation som genomför välgörenhetsinitiativ i utvecklingsländer, om hur SRG har effektiviserat sin mötesplanering avsevärt tack vare Doodle.

Ett team som arbetar på distans med global räckvidd

SRG samarbetar med en mångfaldig grupp av medarbetare, fältkonsulter, bidragsmottagare och intressenter i olika länder och tidszoner. Innan de gick över till Doodle gick mycket av deras värdefulla tid åt till att försöka ordna möten via e-post eller telefon.

Det tog inte bara i genomsnitt en vecka att bestämma ett datum, utan Travis berättade också att det ofta var så att ”när man väl fått in allas svar hade alla de datum vi föreslagit redan passerat, så då måste vi börja om från början”.

"Så jag räknar med att spara ungefär 30 till 40 timmar. Och det gäller bara mig!"

Driva projekt framåt

SRG är ett helt virtuellt företag. All strategiarbete och alla beslut fattas under stora telefonmöten. Travis såg omedelbart resultat när han började använda Doodle för att boka in dessa möten: ”Jag lyckades sätta ihop schemat på ungefär 15 minuter, vilket normalt sett skulle ha tagit mig 2 till 3 timmar.”

”Det där är alltså bara en typ av samtal. Det blir nog ungefär tio till femton sådana under ett år.” Numera organiseras alla SRG:s virtuella möten och telefonkonferenser med hjälp av Doodle och Doodle 1:1.

Snabb implementering

Det är enkelt att lägga till användare till ett Doodle Premium-konto, och när de väl har kommit igång kan de tack vare Doodles tydliga och användarvänliga gränssnitt börja använda tjänsten direkt. SRG:s konsulter började snart använda Doodle både ute på fältet och internt.

Travis säger: ”De måste lista ut hur de ska boka möten med 20 samarbetspartner under en period på sju dagar. Så jag har sagt till dem: ’Killar, Doodle är det perfekta alternativet. Skicka bara ut det till alla, skicka det till alla era samarbetspartner, ta reda på när de är tillgängliga och sätt sedan ihop ert schema utifrån det.’”

Användningsfall: Teammöten, global schemaläggning, externa intressenter, individuella samtal