Organiseer volgeboekte lessen met Inschrijflijsten en betalingen via Stripe

Als je wellnesscoach bent, weet je dat het moeilijkste aan het geven van groepslessen niet het lesgeven is, maar het vullen van de zaal zonder achter betalingen aan te moeten jagen, deelnemerslijsten bij te houden of instructies steeds opnieuw te moeten herhalen. Je wilt volle lessen, een duidelijk overzicht van de aanwezigheid en betalingen die gewoon soepel verlopen.

In deze handleiding lees je hoe je Doodle-inschrijflijsten kunt gebruiken om de aanwezigheid in je lessen bij te houden en hoe je met Doodle-boekingspagina's of 1:1 via Stripe betalingen kunt innen. Je vermindert het aantal no-shows, stelt een maximum aantal plaatsen in, automatiseert herinneringen en krijgt vooraf betaald – zonder extra administratie.

Aan het eind weet je precies hoe je je volgende reeks lessen organiseert, je contacten uitnodigt en alle plekken vult – heel makkelijk en professioneel.

De uitdaging waar wellnesscoaches voor staan

Elke week moet je het volgende allemaal combineren:

• Ochtendyogasessies

• Ademhalingsoefeningen tijdens de lunchpauze

• Een uitdaging of workshop van meerdere weken

• Cliënten voor individuele begeleiding

En daar komt nog bij dat je antwoordt:

• “Is er nog plek?”

• “Kan ik later betalen?”

• “Waar was die Zoom-link ook alweer?”

• “Kan ik mijn boeking verplaatsen?”

Dit alles kost je tijd, energie en inkomen. Zonder een systeem blijven er plekken open – en zit je vast in de administratie in plaats van dat je kunt coachen.

Waarom dit belangrijk is voor je bedrijf

Groepslessen zijn je meest schaalbare aanbod. Een volle les betekent meer omzet, meer impact en minder werk per persoon. Maar als het betalen, de herinneringen en de aanwezigheid niet soepel verlopen, raak je je vaart kwijt.

De juiste opzet zorgt voor vertrouwen, zorgt ervoor dat mensen vaker terugkomen en houdt je hoofd vrij. Eenvoudige aanmeldingen, duidelijke regels en automatische herinneringen helpen je klanten – en geven jou weer tijd terug.

Plan lessen die vol raken

Een geweldige leservaring begint met een slimme planning. Zo zorg je ervoor dat het een succes wordt.

1. Bepaal één duidelijk resultaat

   • Ontspan in 30 minuten

   • Beginnersvriendelijke yoga voor strakke heupen

   • Slaap vannacht beter met begeleide ademhaling

2. Kies je formaat

   • Eenmalig langskomen

   • Een reeks van 4–8 weken

   • Wekelijkse les waarvoor je je op elk moment kunt aanmelden

3. Zitplaatslimieten instellen

   • In persoon: houd rekening met de grootte van de ruimte

   • Online: zorg voor kwalitatief goed onderwijs

4. Kies slimme momenten

   • Vroege ochtenden voor ouders

   • Lunch voor bedrijfsteams

   • Avonden om na het werk weer op te laden

5. Gebruik de Doodle-inschrijflijsten

   • Maak één sessie of een hele reeks

   • Voeg tijdvakken en maximale bezetting per zaal toe

   • Voeg videolinks of het adres van de studio toe

   • Vertel eens wat over de les, hoe je je erop kunt voorbereiden en wat je mee moet nemen

Gebruik Stripe in combinatie met Doodle-boekingspagina's en 1:1 om al voor de les betaald te worden

Hoewel Stripe niet rechtstreeks in Inschrijflijsten is geïntegreerd, kun je Doodle Boekingspagina's of 1:1 gebruiken om veilig betalingen te innen – en vervolgens klanten doorverwijzen naar je Inschrijflijst. Zo koppel je de tools soepel aan elkaar:

Optie 1: Eerst betalen, dan een zitplaats reserveren

• Maak een Doodle-boekingspagina aan met Stripe ingeschakeld

• Bied lespakketten of betaling per les aan

• Stuur na betaling de Inschrijflijst mee in de bevestigings- of vervolgmail

• Klanten betalen eerst en kiezen daarna hun data

Het meest geschikt voor: Loyaliteitskaarten en lespakketten

Optie 2: Eerst aanmelden, daarna betalen

• Maak een Doodle-inschrijflijst met een maximum aantal plaatsen

• Zet in de beschrijving een link naar je Boekingspagina voor de betaling

• Stel een deadline en een betalingstermijn vast

• Gebruik herinneringen om contact op te nemen met mensen die zich hebben aangemeld maar nog niet hebben betaald

Het meest geschikt voor: Spontane bezoekers of vaste klanten

Optie 3: Betaalde extra's aanbieden met 1:1

• Gebruik een Inschrijflijst voor de hoofdsessie

• Deel een 1:1 Doodle-link voor privé-check-ins of beoordelingen

• Klanten kiezen een tijdstip en betalen automatisch via Stripe

Het meest geschikt voor: Upsells of persoonlijke ondersteuning

Tips voor een soepel betalingsproces

• Vermeld de prijzen duidelijk bovenaan je Inschrijflijst

• Gebruik eenvoudige productnamen (bijv. Enkelvoudige les, 4-lessenkaart)

• Vermeld de betalingstermijnen in de beschrijving

• Gebruik de deadlines op de Inschrijflijsten om de sessies voor de les af te sluiten

• Stuur automatische herinneringen als er nog niet betaald is

Slim plannen voor drukke coaches

Je agenda is de ruggengraat van je coaching. Zo zorgt Doodle ervoor dat hij overzichtelijk en klaar voor je klanten blijft:

• Koppel je agenda

  • Google, Outlook of Apple synchroniseren

  • Doodle blokkeert bestaande afspraken

  • Zorg voor wat speling tussen de lessen

• Stel slimme sessietijden in

  • Probeer eens sessies van 45–50 minuten als pauze

  • Verspreid de tijden met 15 minuten om overlapping te voorkomen

  • Voor de online-sessie: begin om :05, zodat degenen die wat later instappen ook mee kunnen doen

• Videolinks automatisch toevoegen

  • Doodle ondersteunt Zoom, Google Meet, Teams en nog veel meer

  • Klanten krijgen aanmeldlinks in de bevestigingsmail en herinneringen

• Automatische herinneringen versturen

  • 24 uur + 2 uur voor elke sessie

  • Voeg checklists voor de voorbereiding en regels voor late annuleringen toe

  • Stel even een korte vraag om te kijken hoe het gaat (bijv. „Heb je ergens pijn?“)

• Stel duidelijke grenzen

  • Voeg annulerings- en terugbetalingsregels toe aan je Inschrijflijst

  • Gebruik deadlines om aanmeldingen 2–24 uur voor aanvang te sluiten

  • Bied gerust een inhaalsessie aan als je dat wilt – gebruik daarvoor gewoon een andere Inschrijflijst

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

• Geen limiet op het aantal zitplaatsen: Beperk het aantal deelnemers altijd – ook bij online lessen – om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen

• Betaling na de les: Gebruik Stripe via de Doodle-boekingspagina's of één-op-één. Vooraf betalen = hogere opkomst

• Verwarrende instructies: Zorg dat je goed weet wat je mee moet nemen, waar je heen moet en hoe je online mee kunt doen

• Verwarring over tijdzones: Doodle past zich automatisch aan de tijdzones aan op basis van de agenda van de klant

• Overvolle inschrijflijsten: Probeer niet een heel kwartaal in één lijst te proppen. Gebruik maandbladen om je beter te kunnen concentreren

• Geen privacy-instellingen: Gebruik Doodle Pro om namen te verbergen als je publiek waarde hecht aan discretie

Doodle-tools waarmee je elke stoel bezet krijgt

• Inschrijflijsten

  • Stel limieten voor het aantal plaatsen en deadlines vast

  • Voeg videolinks of locaties toe

  • Herinneringen automatisch versturen

  • Nodig maximaal 1000 mensen uit

  • De namen van deelnemers verbergen (alleen in de Pro-versie)

• Boekingspagina's met Stripe

  • Zorg dat je de betaling hebt ontvangen voordat je boekt

  • Bied gratis adviesgesprekken of betaalde lessen aan

  • Synchroniseer met je agenda

  • Gebruik voor klaspakketten of lidmaatschappen

• 1-op-1-sessies met Stripe

  • Bied privé-extra’s of vervolgbehandelingen aan

  • Stel vaste tijdvakken in

  • Je krijgt betaald zodra er geboekt wordt

• Groepspolls

  • Vraag je publiek om het beste tijdstip te kiezen

  • Nodig makkelijk grote groepen uit

  • Maak je volgende Inschrijflijst op basis van de winnende plek

• Integraties

  • Agenda’s koppelen + vergaderen (Zoom, Teams, enz.)

  • Gebruik Zapier om e-mails aan je lijst toe te voegen

  • Geef je ervaring een eigen draai met je logo en kleuren op Doodle Pro

Voorbeelden uit de praktijk

Yogaserie is binnen 5 dagen uitverkocht

Maya maakt een Inschrijflijst voor een yogareeks van 6 weken (12 plaatsen per sessie). Ze verkoopt leskaarten via haar Boekingspagina met Stripe. In de bevestigingsmails staat de link naar de Inschrijflijst. Alle plaatsen raken vol zonder dat er herinneringen nodig zijn.

De wellness-lunch voor bedrijven is binnen 48 uur volgeboekt

Devin gebruikt een groepspoll om het beste tijdstip te kiezen. Vervolgens maakt hij een maandelijks Inschrijflijst aan met 30 plaatsen en een Zoom-link. Hij nodigt 300 mensen uit via Doodle. De cursus zit snel vol – en de klant schrijft zich weer in.

Hybride workshop met betaalde beoordelingen

Nina organiseert een groepsworkshop via Inschrijflijsten en biedt daarna individuele stressprofielen aan via Doodle 1:1 met Stripe. De helft van de groep boekt deze extra optie. Dit zorgt voor meer omzet en een grotere impact.

Groep met inhaaldagen

Owen maakt een Inschrijflijst voor een voedingsgroep van 4 weken – en nog een apart formulier voor inhaalsessies. Als iemand een sessie mist, kan hij of zij een nieuwe tijd boeken. Handig voor de klanten, en geen extra werk voor hem.

Wachtlijst met een trucje

Priya voegt een ‘plek’ op de wachtlijst zonder vast aantal plaatsen toe aan de Inschrijflijst voor haar pilatesles. Klanten klikken erop en voegen hun naam toe. Als iemand afzegt, schuift ze de eerste persoon op de lijst handmatig naar voren. Simpel en effectief.

Prijzen en voorwaarden die tot conversies leiden

• Houd het bij eenvoudige prijzen

  • Eén les

  • 4-pack (kleine korting)

  • Prijs voor de hele serie

• Bied vroegboekkortingen aan

  • Korting voor de deadline

  • Starttarief voor je eerste groep

• Stel duidelijke regels op

  • Definitieve verkoop, maar overdrachten zijn mogelijk als er ruimte is

  • Eén make-up per serie

  • Als je binnen 24 uur niet komt opdagen, raak je je plek kwijt

Voeg deze regels toe aan je Inschrijflijst en je herinneringen, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Promoot je lessen zonder dat je een burn-out krijgt

• Stuur je lijst per e-mail

  • Duidelijke onderwerpregel + link naar de Inschrijflijst

  • Stuur voor de les nog even een herinnering

• Gebruik sociale media

  • Deel Reels, tips en een kijkje achter de schermen

  • Gebruik je merkkleuren en een duidelijke oproep tot actie

• Vraag je partners om een shout-out

  • Bied een gastpas aan bij lokale sportscholen, fitnesscentra of collega’s

• Moedig doorverwijzingen aan

  • Beloon vrienden die een gast meenemen

  • Opmerkingen bij de inschrijflijst

• Wees consequent

  • Bied het elke week op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip aan

  • Gebruik de terugkerende afspraken van Doodle om vooruit te plannen

Tips voor een soepele levering

• Herinneringen voor de voorbereiding

  • Wat moet je meenemen, waar moet je heen, hoe zorg je dat je er helemaal klaar voor bent?

• Zorg dat je tijd vrij blijft

  • Gebruik agenda-buffers om even tot rust te komen en op adem te komen

  • Meldingen dempen zodra de les begint

• Houd je aan het schema

  • Begin en eindig op tijd

  • Sluit af met een vraag-en-antwoordronde van 5 minuten of een oproep tot actie

• Volgende stappen voorstellen

  • Deel je Boekingspagina voor betaalde 1-op-1-sessies of consulten

  • Vermeld de volgende serie en voeg de link naar de Inschrijflijst toe

Belangrijkste punten

• Gebruik Doodle-inschrijflijsten om sessies en het aantal beschikbare plaatsen te beheren

• Inspecteer de betaling vooraf via Doodle-boekingspagina's of 1-op-1 via Stripe

• Verminder het aantal mensen die niet komen opdagen met automatische herinneringen en duidelijke deadlines

• Koppel je agenda om alles op orde te houden

• Verhoog je inkomsten met upsells, abonnementen en een privacygericht beleid

Ga aan de slag met een betere planning

Je kunt uitverkochte lessen geven zonder al dat administratieve gedoe. Maak je volgende Inschrijflijst aan, koppel Stripe via je Boekingspagina en gebruik herinneringen om je klanten betrokken te houden. Voeg je eigen huisstijl toe, zodat elke interactie een professionele indruk maakt.