Is hybride werken de toekomst?

Hybride werken. Laten we eerst even duidelijk maken waar we het over hebben. Nee, het gaat niet om de auto, maar om een nieuwe manier van werken tussen thuis en kantoor die enorm populair is geworden. Zoals bij veel van dit soort trends heeft de wereldwijde pandemie de opkomst ervan versneld. Maar in tegenstelling tot sommige andere trends denken wij dat deze wel blijvend is.

In onze het recente rapport over de stand van zaken op het gebied van vergaderingen, hebben we laten zien dat maar liefst 85 procent van de mensen graag de flexibiliteit wil behouden om zowel thuis als op kantoor te werken. Voor veel organisaties betekent deze verandering een grote cultuuromslag in de manier waarop ze werken, en dit zal ook een domino-effect hebben op mogelijke aanpassingen in beleid en werkwijzen.

Dit zou bij bedrijven meteen alarmbellen kunnen doen rinkelen. Het doorvoeren van zo’n ingrijpende verandering kan als kostbaar worden gezien en zal waarschijnlijk extra druk leggen op managers en leidinggevenden. Toch kunnen er een aantal grote voordelen aan verbonden zijn, waardoor een vroege investering op de lange termijn de moeite waard is.

Wat heeft hybride werken te bieden voor werknemers?

In de meeste enquêtes over hybride werken zijn er een paar belangrijke dingen die mensen zeggen dat ze leuk vinden.

Flexibiliteit: Dit is een van de grootste voordelen die mensen zo waarderen aan thuiswerken, en het biedt nog een extra voordeel bij een hybride werkmodel. Stel, je bent een drukbezette recruiter met twee jonge kinderen thuis. Door thuis te kunnen werken, kun je tijd met de kinderen doorbrengen, tussendoor wat huishoudelijke klusjes doen en besparen op de kosten voor kinderopvang.

Maar soms moet je toch even naar kantoor om wat rust te vinden, zodat je belangrijke vergaderingen kunt voeren zonder dat de kinderen aan je broek hangen, of gewoon even een praatje met andere volwassenen in plaats van urenlang naar kindertelevisie te kijken. Hybride werken biedt het beste van twee werelden.

Balans tussen werk en privé: Zoals het gezegde luidt: ‘Werk om te leven, leef niet om te werken’. Oké, het is een beetje een cliché, maar het is precies waar veel mensen baat bij hebben gehad door thuis te werken. Een onderzoek van Flexjobs uit onderzoek bleek dat 73 procent van de mensen hun balans tussen werk en privé had verbeterd door thuiswerken aan hun schema toe te voegen.

Hybride werken zorgt voor een betere balans tussen werk en privé, wat niet alleen leidt tot minder burn-outs bij werknemers, maar hen ook de mogelijkheid biedt om naar kantoor te komen voor belangrijke zaken die sommige werkgevers liever face-to-face afhandelen. Het biedt een compromis. Ze kunnen er zijn als dat nodig is, maar passen hun werk aan hun privéleven aan als dat niet het geval is.

Productiviteit: Dit kan voortkomen uit een combinatie van werk-privébalans en flexibiliteit, maar het staat ook op zichzelf. Meer balans en zeggenschap in hun leven zorgt voor gelukkiger medewerkers, en werken op afstand en hybride werken bieden dat.

Maar er is nog meer aan de hand. In een een grootschalig tweejarig onderzoek onder meer dan 800.000 werknemers door Great Place to Work, gaven de meesten aan dat hun productiviteit stabiel bleef of zelfs toenam door thuis te werken. Sommigen zeiden dat ze zich bij bepaalde taken beter kunnen concentreren zonder afleiding als ze thuis werken. Anderen dachten dat mensen, omdat ze geen reistijd meer hebben, eerder bereid zijn om iets langer door te werken om dingen af te krijgen. Waarschijnlijk is het een combinatie van deze en andere factoren.

Door hybride werken kunnen medewerkers zelf bepalen waar ze het meest productief zijn, waardoor de kwaliteit van hun werk verbetert.

Wat heeft hybride werken werkgevers te bieden?

Het grootste voordeel voor werkgevers is dat werknemers erom vragen. In een recent onderzoek van Prudential, bijna de helft van de 2.000 ondervraagden gaf aan dat ze hun baan zouden opzeggen voor een baan met flexibele werktijden. Voor werkgevers die concurrerend willen blijven op de arbeidsmarkt, maar ook hun bedrijfscultuur niet helemaal willen verliezen, biedt hybride werken dus een oplossing.

Afgezien van werving zijn er ook meer praktische redenen waarom werkgevers hybride werken willen omarmen. Het is gebleken dat meer flexibiliteit in de manier waarop mensen werken helpt om stress en burn-out bij werknemers te verminderen. Met minder ziekteverzuim hebben bedrijven het personeel om zich op hun doelen te richten.

Daarnaast zijn er ook nog de kostenvoordelen. Net als bij werken op afstand biedt een hybride model bedrijven de mogelijkheid om hun werkruimtes te reorganiseren en mogelijk in te krimpen. Sterker nog, 35 procent van de bedrijven is van plan om dit jaar hun kantoorruimte te verkleinen. Van die bedrijven zei meer dan twee derde dat ze dit deden omdat ze waren overgestapt op een hybride werkmodel.

Maar wat is dan het nadeel?

Op het eerste gezicht zou je denken dat hybride werken de wondermiddel is waar we allemaal naar op zoek waren. Maar er zitten wel wat haken en ogen aan – vooral meer vergaderingen en langere werkdagen voor de meesten.

In onze de recente enquête ‘Own your Time’, kwamen we erachter dat bijna 70 procent van de respondenten aangaf dat het aantal vergaderingen was toegenomen – waarbij bijna 80 procent van die nieuwe vergaderingen intern was.

Toen ze naar deze nieuwe vergaderingen werden gevraagd, zei maar liefst 74 procent van de respondenten dat ze zich ‘verplicht voelden’ om erbij te zijn, zelfs als ze geen tijd hadden. Voor veel mensen betekende dit dat ze hun werkdag moesten verlengen om alles af te krijgen.

De toename van interne vergaderingen is in zekere zin begrijpelijk. Als je niet even bij iemand langs kunt lopen om een snelle vraag te stellen, wordt het inplannen van een gesprek om bij te praten een noodzaak. Maar bijna tweederde van de respondenten (63 procent) gaf aan dat ze het lastig vonden om deze interne vergaderingen in balans te houden met externe vergaderingen met klanten.

Hoewel deze cijfers het werken op afstand en hybride werken nogal omslachtig en veeleisend doen klinken, hebben veel mensen aangegeven dat ze niet terug willen naar een baan waarbij ze alleen op kantoor werken als de coronapandemie voorbij is. Uit onderzoek van technologiebedrijf Barco blijkt dat dat 85 procent van de mensen een hybride model wil.

Een verandering in de werkcultuur zou ook kunnen helpen om het aantal vergaderingen terug te dringen. Bijvoorbeeld door een tool te gebruiken zoals Doodle Door goed te plannen kun je voorkomen dat er onnodig tijd verloren gaat met het bij elkaar krijgen van teams voor een praatje. Als er een vergadering is, kun je met hulpmiddelen zoals onze tool voor aangepaste vragen ervoor zorgen dat de vergadering gefocust en productief blijft.

Door meer gestructureerde manieren van hybride werken in te voeren, zou het aantal vergaderingen dat mensen hebben kunnen afnemen, en hopelijk leidt dat tot minder burn-outs bij medewerkers.

Net zoals hybride auto’s een belangrijke rol zijn gaan spelen in de auto-industrie, is ook het hybride werkmodel een blijvertje.

Je kunt het volledig lezen in ons recente rapport over de stand van zaken op het gebied van vergaderingen, hebben we gekeken naar een aantal manieren waarop vergaderingen er in de toekomst uit zouden kunnen zien.