Är hybridarbete framtiden?

Hybridarbete. Låt oss först klargöra vad vi talar om. Nej, det handlar inte om bilen, utan om ett nytt sätt att arbeta mellan hemmet och kontoret som har blivit enormt populärt. Liksom många av dessa trender har den globala pandemin påskyndat införandet av detta arbetssätt. Men till skillnad från vissa andra trender tror vi att den här är här för att stanna.

I vår den senaste rapporten om mötesläget, visade vi att så många som 85 procent av människorna skulle vilja behålla flexibiliteten att kunna arbeta både hemifrån och på kontoret. För många organisationer kommer denna förändring att innebära en betydande kulturell omställning i arbetssättet och dessutom leda till följdverkningar i form av eventuella förändringar av riktlinjer och rutiner.

Detta kan omedelbart väcka farhågor hos företagen. Att införa en så omfattande förändring kan uppfattas som kostsamt och sannolikt ställa större krav på chefer och ledande befattningshavare. Det kan dock finnas några stora fördelar som gör att en initial investering lönar sig på lång sikt.

Vad innebär hybridarbete för de anställda?

I de flesta undersökningar som gjorts om hybridarbete finns det flera viktiga saker som människor säger att de uppskattar.

Flexibilitet: Detta är en av de största fördelarna som människor uppskattar med distansarbete, och det ger ytterligare fördelar i en hybridmodell. Tänk dig att du är en upptagen rekryterare med två små barn hemma. Att kunna arbeta hemifrån ger dig möjlighet att umgås med barnen, hinna med hushållssysslorna mellan arbetsuppgifterna och minska kostnaderna för barnomsorg.

Ibland behöver man dock ta sig till kontoret för att få lite lugn och ro och kunna genomföra viktiga möten utan att barnen hänger sig fast vid benen, eller kanske bara för att få lite vuxensamtal istället för timmar av barn-TV. Hybridarbete erbjuder det bästa av två världar.

Balans mellan arbete och privatliv: Som man brukar säga: ”Arbeta för att leva, lev inte för att arbeta”. Okej, det är kanske lite av en kliché, men det är precis det som många har haft nytta av genom att arbeta hemifrån. En undersökning genomförd av Flexjobs undersökningen visade att 73 procent av deltagarna hade förbättrat balansen mellan arbete och privatliv genom att införa distansarbete i sin vardag.

Hybridarbete kombinerar denna bättre balans mellan arbete och privatliv, vilket i sin tur leder till mindre utbrändhet bland de anställda, men samtidigt gör det möjligt för dem att komma in till kontoret för viktiga ärenden som vissa arbetsgivare vill hantera ansikte mot ansikte. Det erbjuder en kompromiss. De kan vara på plats när det behövs, men anpassa arbetet efter sitt privatliv när det inte behövs.

Produktivitet: Detta kan bero på en kombination av balans mellan arbete och privatliv samt flexibilitet, men det är också en faktor i sig. Mer balans och kontroll i deras liv leder till nöjdare medarbetare, och distansarbete och hybridarbete erbjuder just detta.

Men det finns mer än så. I en en omfattande tvåårig undersökning av över 800 000 anställda, genomförd av Great Place to Work, uppgav de flesta att produktiviteten var oförändrad eller hade ökat tack vare distansarbetet. Vissa har sagt att distansarbete vid vissa uppgifter gör att de kan koncentrera sig utan att bli störda. Andra har påpekat att man, utan pendlingstid, är mer benägen att arbeta något längre för att få saker gjorda. Troligtvis handlar det om en kombination av dessa och andra faktorer.

Hybridarbete ger medarbetarna möjlighet att själva bestämma var de kan vara som mest produktiva, vilket förbättrar kvaliteten på deras arbete.

Vad innebär hybridarbete för arbetsgivarna?

Den största fördelen för arbetsgivarna är att de anställda själva vill ha det. I en ny studie från Prudential, uppgav nästan hälften av de 2 000 tillfrågade att de skulle säga upp sig från ett jobb till förmån för ett som erbjuder flexibla arbetsformer. För arbetsgivare som vill förbli konkurrenskraftiga på arbetsmarknaden, men samtidigt inte helt förlora sin kontorskultur, innebär hybridarbete en lösning.

Bortsett från rekryteringen finns det även mer praktiska skäl till att arbetsgivare vill införa hybridarbete. Det har visat sig att större flexibilitet i arbetssättet bidrar till att minska stress och utbrändhet bland de anställda. Med färre sjukfrånvarodagar får företagen den personalstyrka som krävs för att kunna fokusera på sina mål.

Det finns också kostnadsfördelar. Precis som distansarbete gör en hybridmodell det möjligt för företag att omorganisera sig och eventuellt minska antalet arbetsplatser. Faktum är att, 35 procent av företagen planerar att minska sina kontorsytor i år. Av dessa företag uppgav över två tredjedelar att de gjorde detta på grund av att de hade infört en hybridarbetsmodell.

Men vad är nackdelen?

Vid första anblicken skulle man kunna tro att hybridarbete är den mirakelkur som vi alla har letat efter. Men det medför också vissa utmaningar – framför allt fler möten och längre arbetsdagar för de flesta.

I vår den senaste undersökningen ”Own your Time”, fann vi att nästan 70 procent av de tillfrågade uppgav att antalet möten hade ökat – och att nästan 80 procent av dessa nya möten var interna.

När de tillfrågades om dessa nya möten svarade hela 74 procent av de tillfrågade att de ”kände sig tvungna” att delta även om de inte hade tid. För många innebar detta att de var tvungna att förlänga sin arbetsdag för att hinna med arbetet.

Att antalet interna möten har ökat är på sätt och vis förståeligt. Eftersom man inte längre kan titta in vid någons skrivbord för att ställa en snabb fråga blir det nödvändigt att boka in ett möte för att hålla sig à jour. Men nästan två tredjedelar av de tillfrågade (63 procent) uppgav att de hade svårt att balansera dessa interna möten med de externa mötena med kunderna.

Även om dessa siffror får distans- och hybridarbete att framstå som besvärligt och krävande, har många sagt att de inte vill återgå till en helt kontorsbaserad tjänst när covidpandemin är över. En undersökning genomförd av teknikföretaget Barco visade att att 85 procent av befolkningen vill ha en hybridmodell.

En förändring av arbetskulturen skulle också kunna bidra till att minska antalet möten. Till exempel genom att införa ett verktyg som Doodle Genom att planera in möten kan man undvika att onödig tid går åt till att försöka samla teamen för ett samtal. När ett möte hålls kan man använda verktyg som våra anpassade frågor för att hålla mötet fokuserat och produktivt.

Genom att införa mer strukturerade metoder för hybridarbete skulle man kunna minska antalet möten och förhoppningsvis bidra till att minska utbrändheten bland de anställda.

Precis som hybridbilarna har blivit ett dominerande inslag inom bilindustrin – så är även hybridarbetsmodellen här för att stanna.

Du kan läsa hela texten i vår senaste rapport om mötesläget, tittade vi närmare på hur möten kan komma att se ut i framtiden.