E-mail versus online afspraken maken: het grote debat

Beschaafde mensen praten nooit over religie of politiek… zo luidt het gezegde tenminste. Maar we weten allemaal dat er onderwerpen zijn die nog veel omstreden zijn. Grote discussies die een groep of zelfs een gezin in tweeën kunnen splitsen. Deze draaien om de grootste kwesties van onze tijd. De Beatles of The Rolling Stones, bijvoorbeeld. Batman of Superman? Harry of William? De Lakers of de Celtics? Er is geen middenweg mogelijk. Niemand „vindt Real Madrid nou echt leuk“ en Barcelona.

Maar als je wat dieper graaft, blijken deze fel omstreden discussies eigenlijk alleen in naam maar debatten te zijn. Iedereen met gezond verstand weet dat de Stones gewoon een privé-school-kopie waren van wat The Beatles jaren eerder al waren geweest, toen ze in de kroegen van Hamburg speelden. Batman, pizza, Harry en, dankzij Magic en Kobe, de Lakers: dat is het juiste antwoord op die vraag.

Op IT-afdelingen, bij HR-diensten en op productiviteitsconferenties over de hele wereld woedt een even heftige discussie: e-mail of online afspraken plannen. Net als bij die eerdere voorbeelden is het niet eens een eerlijk gevecht.

E-mail is onze trouwe, betrouwbare metgezel. Het staat ons nu al een kwart eeuw uitstekend bij en is voor heel veel dingen ideaal. Maar het plannen van vergaderingen hoort daar niet bij.

Tennis versus boogschieten

Hoeveel e-mails kost het jou om een afspraak te maken met klanten, potentiële klanten of zelfs kandidaten voor vacatures? Als ik afga op mijn eigen inbox, zou ik zeggen dat zo’n 157 e-mails per afspraak ongeveer klopt. Elke poging om een afspraak te maken leidt namelijk tot een e-mailwisseling die ongeveer zo verloopt:

Oké, wanneer kun je?

Ik heb aanstaande dinsdagochtend 20 minuten tijd, ik kan iets verzetten naar woensdagmiddag en misschien komt er vrijdag nog wat vrij. Anders duurt het tot aanstaande donderdag nog drie weken.

Hmmm, die werken bij mij niet. Heb je over vier weken nog iets?

Eh ja, die dinsdag kan ik altijd.

10.30 uur?

O nee, er is net een evenement gepland dat de hele dag duurt.

De komende vrijdag?

Nee, vakantie.

Middag op de 17e?

Ja! Dat is perfect.

Top, ik stuur je een uitnodiging. Is het het .com- of het .co.uk-e-mailadres?

(3 weken later) Het spijt me echt, ik moet een nieuwe afspraak maken…

Geen wonder dat e-mail vaak wordt gezien als een productiviteitskiller. Dat voortdurende heen-en-weer-gepraat is niet alleen inefficiënt, maar leidt medewerkers ook af van hun andere taken.

Vergelijk dat eens met de Een trefzekere nauwkeurigheid à la Kim Soo-Nyung van een online planningsprogramma. Stuur een enquête rond om te zien wanneer alle deelnemers beschikbaar zijn voor een groepsbijeenkomst. Nog eenvoudiger is het om een boekbare agenda te sturen, waarin je eigen schema en beschikbaarheid al zijn ingevuld, zodat de genodigden zelf een beschikbaar tijdstip kunnen kiezen.

Deze functies komen nog beter van pas als je klanten, collega’s of adviseurs verspreid zijn over meerdere landen en continenten. In plaats van het gebruikelijke googelen naar tijdzones en hoofdrekenen (Is het GMT of EST? En geldt daar de zomertijd?), hebben planningshulpmiddelen de tijdzones al ingebouwd, zodat de technologie het denkwerk voor je doet.

Druk versus productief

Het blijkt dat we allemaal — en met ‘we’ bedoel ik medewerkers, niet mannen — vreselijk slecht zijn in multitasken. Als we even van die strategiedocumenten overschakelen naar onze inbox om een nieuwe e-mail te beantwoorden, denken we graag dat we aan het multitasken zijn, maar in werkelijkheid zijn we aan het wisselen van taak. En van taak wisselen is niet constructief; sterker nog, het is onproductief om 40% van de kosten van onze totale productie.

Het goede nieuws is dat elke onderbroken taak, of het nu gaat om een onverwacht telefoontje van een klant of weer een nieuwe reeks e-mailwisselingen, meestal nog dezelfde werkdag wordt afgerond. Maar niet meteen. Gemiddeld duurt het meer dan 23 minuten voordat een onderbroken medewerker weer aan de slag kan. En het duurt nog langer voordat hij weer hetzelfde productiviteitsniveau haalt.

De productiviteitskosten en het besef dat e-mail aanvoelt als een verouderd en inefficiënt Door de huidige communicatiemethoden zijn organisaties op zoek gegaan naar alternatieven. De populairste keuze, vooral in de creatieve sector, bij SaaS-bedrijven, ontwikkelingsbureaus, adviesbureaus en wervingsbureaus, is zonder twijfel Slack. Samenwerkingsplatforms zoals Slack stellen gebruikers in staat om meer van hun werk binnen één platform te doen, waardoor er minder hoeven te worden geschakeld tussen taken en de daarmee gepaard gaande productiviteitsverliezen worden beperkt. Dat geldt zeker voor de Doodle Slack-bot, waarmee gebruikers het beste tijdstip voor een vergadering kunnen vinden en deze vervolgens direct vanuit de Slack-omgeving kunnen inplannen.

Ook voor bedrijven die nog steeds vasthouden aan meer traditionele tools zoals Outlook is er hoop. Dankzij onze Doodle-integratie met Outlook kunnen gebruikers vanuit Outlook hun boekbare agenda’s bekijken en eenvoudig te delen vergaderlinks aanmaken. Zo hoeven ze niet meer heen en weer te schakelen tussen e-mail, agenda en planningsprogramma.

De toekomst versus het heden

We zijn niet alleen slecht in multitasken; we zijn ook allemaal vreselijk slecht in wachten. We hebben er een hekel aan. Maar het is niet onze schuld — onze hersenen zijn voorgeprogrammeerd met een neiging om vertragingen te haten. Die afkeer van wachttijden is ook voor klanten van belang, wiens beeld van je bedrijf of bureau elke keer dat er een hapering in het proces zit, een beetje negatief wordt beïnvloed.

E-mail is gewoon niet geschikt voor dit soort ongeduld. E-mails vertragen vaak processen die op dat moment meteen zouden kunnen plaatsvinden, wanneer het moment het meest gunstig is en de interesse het grootst is.

Recruiters zouden bijvoorbeeld meteen in het eerste bericht aan een kandidaat een link naar hun Boekingspagina kunnen zetten, waarin ze zeggen dat de kandidaat een geweldig profiel heeft en dat je graag even met hem of haar wilt praten. Zo kan de kandidaat meteen en uit eigen beweging die kennismakingsafspraak inplannen, wat hem of haar een goed gevoel geeft. Tegelijk kost het hele planningsproces de recruiter zo goed als geen tijd en energie, waardoor hij of zij zich kan richten op dringender taken totdat het gesprek is ingepland.

De meeste bedrijven die diensten, oplossingen en softwaretools aanbieden, hebben een contactformulier op hun website. Dus als een potentiële klant, die zich goed heeft ingelezen, op je website terechtkomt, het gelezene aanspreekt en onder de indruk is genoeg om contact op te nemen, vult hij of zij zijn of haar gegevens in dat formulier in. Een medewerker van het verkoopteam pikt dat dan op, misschien de volgende dag of na het weekend, afhankelijk van wanneer het bericht binnenkwam, en dan begint het heen-en-weer-mailen. Het alternatief is om je Boekingspagina direct op je website te zetten, zodat leads een afspraak kunnen maken terwijl hun interesse nog op zijn hoogtepunt is. Dit biedt potentiële klanten ook de het gevoel dat je alles onder controle hebt, in plaats van dat ze iets aangepraat krijgen, waardoor ze ontvankelijker zijn.

Pony’s en eenhoorns versus een klap in je gezicht

Sommige vergelijkingen zijn helemaal geen vergelijkingen.

We hebben allemaal wel eens een vreselijke vergadering meegemaakt. Niet zomaar een ‘niet zo’n goede’ vergadering, maar zo’n vergadering waarbij het voelt alsof je steeds met je blote voeten op een stukje Lego stapt. Het soort vergadering waarbij je in je hoofd al afspraken maakt met het universum om ervoor te zorgen dat het eindigt.

Ongeveer 70% van ons heeft het gevoel dat we verlies regelmatig tijd aan slecht georganiseerde vergaderingen, waarbij het ontbreken van een duidelijke agenda en het feit dat de deelnemers niet goed voorbereid zijn, bovenaan de lijst staan van redenen waarom deze vergaderingen überhaupt plaatsvinden.

Daarom hebben planningstools zoals Doodle een functie voor aangepaste vragen toegevoegd aan producten zoals de Bookable Calendar. Als bijvoorbeeld een nieuwe klant of een kandidaat voor een nieuwe functie rechtstreeks een afspraak met je boekt, kun je ervoor zorgen dat ze die superhandige pagina met veelgestelde vragen of presentatie hebben doorgenomen, zodat elke geplande afspraak zo productief mogelijk verloopt.

Ha, laat maar eens zien of je daar tegenop kunt, e-mail!

Mensen versus robots

Nee, dit is geen elevator pitch voor een Netflix-scifi-serie. En ook geen dreigement dat de machines eraan komen om onze banen af te pakken.

Er zijn een paar dingen die mensen doen het een stuk beter dan machines, zoals relaties opbouwen, empathie tonen en creatief zijn. We zijn ook beter in het verwerken van nieuwe en ongestructureerde informatie en het aanpakken van ongestructureerde probleemoplossingstaken. We zijn flexibel en onvoorspelbaar op manieren waar computers bij lange na niet aan kunnen tippen.

Computers presteren echter veel beter dan mensen bij het uitvoeren van eenvoudige, op regels gebaseerde taken waarbij snelheid en nauwkeurigheid belangrijk zijn. Zoals het vinden van de snelste route naar kantoor op dit tijdstip van de dag. Zoals het afhandelen van de betaling voor die nieuwe sneakers waar je al een tijdje een oogje op hebt. Zoals het inplannen van vergaderingen.

Hoewel e-mail natuurlijk een technologie is, is het plannen van vergaderingen via e-mail uiteindelijk een heel menselijk proces. Dat weten we wel, want het leidt vaak tot frustratiekreten. Bij het plannen via een online planningstool wordt daarentegen gebruikgemaakt van AI, die al het zware werk voor je doet.

Als het op planning aankomt, zeg ik: laat de robots maar komen. Natuurlijk zijn er mensen die het daar niet mee eens zijn. Sommigen geven misschien de voorkeur aan e-mail. Net zoals sommigen de voorkeur geven aan The Stones, prins William en de Celtics. Maar diep van binnen weten we allemaal dat die mensen het bij het verkeerde eind hebben. Daar valt niet over te twisten.

Automatisering kan meer dan alleen maar plannen. Ontdek welke rol het speelt in het verkoopproces hier.