55 Doodle goedgekeurde kalendertrucs die je leven zullen veranderen

Heb je je ooit afgevraagd hoe je je agenda optimaal kunt gebruiken? Nou, deze lijst is alles wat je nodig hebt. Lees verder voor 55 superpraktische tips om je agenda naar een hoger niveau te tillen. Waarom 55? Nou, als je net als wij helemaal in de ban bent van planning en productiviteit, is het moeilijk om te stoppen als je eenmaal begonnen bent…

Ga aan de slag met deze agenda-tips

Ga digitaal

Als je nog steeds een papieren agenda gebruikt, dan wedden we dat je waarschijnlijk nog steeds heen en weer e-mailt als je een vergadering moet inplannen. Een online agenda biedt veel meer mogelijkheden dan een papieren exemplaar – denk aan slim plannen, gezamenlijke agenda’s, herinneringen voor afspraken en nog veel meer. Kan jouw ‘Kat van de Maand’-wandkalender dat allemaal? Stop dan met het lezen van dit artikel, maak kennis met een digitale agenda – hint! Er staat er waarschijnlijk al een op het bureaublad van je computer, die erop wacht om ontdekt te worden – en kom dan maar weer terug. Probeer Doodle toch eens, nu je toch bezig bent? We wachten wel even.

Houd het simpel

Als je meer dan één agenda gebruikt, is het onvermijdelijk: vroeg of laat glipt er wel eens een belangrijke gebeurtenis of een dringende afspraak door de mazen van het net. Houd je aan één online planner en ontdek hoe je die voor jou kunt laten werken – deze gids is een goed begin.

Je Google Calendar synchroniseren

Vergeet niet om de gratis online agenda van Doodle te synchroniseren met je favoriete agendaprogramma: alle afspraken die je via Doodle plant, verschijnen automatisch in je agenda. Hoe makkelijk is dat!

Leer jezelf kennen

Zodra je een digitale agenda hebt gekozen en deze hebt gesynchroniseerd met Doodle om je afspraken moeiteloos bij te houden, is het tijd om ‘m te vullen met alle afspraken en verplichtingen die op je online agenda staan. Voordat je je helemaal laat meeslepen door time-blocking en kleurcodering (we vertellen later meer over deze tips: TL;DR, je vindt ze hier), neem even de tijd om na te denken over hoe jij het liefst je agenda indeelt. Het is maar al te makkelijk om enthousiast te worden en je ochtenden vol te proppen met ontbijtvergaderingen, om er vervolgens achter te komen dat je eigenlijk pas weer helder bent als je om 10 uur je derde kop koffie hebt gedronken. Door na te denken over wat voor soort schema realistisch gezien voor jou werkt, voorkom je dat je te veel hooi op je vork neemt, oververmoeid raakt en je motivatie verliest!

Het heeft geen zin om een afspraak te maken…

…als je het niet kunt onthouden. Zet een afspraak niet in je agenda om hem vervolgens te vergeten! Er is één supereenvoudige manier om ervoor te zorgen dat je agenda niet ‘uit het oog, uit het hart’ raakt. Klaar? Hier komt het:

Stel je online agenda in als achtergrond op je bureaublad

Elke keer als je inlogt op je computer, zie je precies wat je die dag, die week en die maand op het programma hebt staan.

Gebruik herinneringen voor evenementen

Om er helemaal zeker van te zijn dat je al je verplichtingen bijhoudt, zet je best de herinneringen voor afspraken aan – deze automatische meldingen zorgen ervoor dat je op schema blijft.

Maar gebruik de standaardinstellingen voor herinneringen NIET!

Als je agenda vol zit, is het laatste wat je nodig hebt een stortvloed aan herinneringen voor afspraken. Speel eens wat met de instellingen van je agenda om de herinneringen zo aan te passen dat ze voor jou goed werken. Misschien heb je geen herinneringen nodig voor terugkerende afspraken. Als een herinnering 2 minuten voor een vergadering minder storend is dan een herinnering 15 minuten van tevoren, stel dan een kortere herinneringstijd in. Aan de andere kant vragen sommige vergaderingen om meer voorbereiding – stel je herinnering dan bijvoorbeeld een uur van tevoren in voor dit soort vergaderingen.

Verlies je flow niet

Herinneringen zijn geweldig… zolang ze je werk maar niet onderbreken. Soms is een e-mailmelding over een evenement al genoeg om je af te leiden van je concentratiewerk en even naar je inbox te klikken. En als je de uitnodiging voor het evenement toch opent, kun je net zo goed ook die andere nieuwe e-mails even doornemen… toch? Als deze situatie je bekend voorkomt, vermijd dan je inbox en stel in plaats daarvan bureaubladmeldingen in.

Wil je liever al je info in één keer?

Bij sommige agenda’s kun je ervoor kiezen om elke dag een e-mail met je agenda te ontvangen, in plaats van de hele dag door herinneringen en meldingen te krijgen. En als je het liever ‘in één oogopslag’ ziet…

Gebruik het gepersonaliseerde Doodle-dashboard

Al je enquêtes en vergaderverzoeken worden hier op één plek weergegeven. Simpel!

Slimmer vergaderen voor drukbezette mensen

Gebruik Doodle om je vergaderingen in te plannen

Laten we bij het begin beginnen: zorg ervoor dat vergaderingen zo soepel mogelijk worden bevestigd en in je agenda worden gezet, met behulp van de uitnodigingsfunctie van Doodle. Stel tijdstippen voor, nodig deelnemers uit en laat ze stemmen op hun voorkeurstijdstip. Kies vervolgens de beste optie en breng de deelnemers op de hoogte via een link of een e-mail.

Agendauitzendingen versturen

Zodra je het beste tijdstip voor een afspraak hebt gevonden, kun je met Doodle Premium een uitnodiging sturen een agenda-uitnodiging aan al je deelnemers, zodat de vergadering automatisch wordt ingevoerd in van iedereen’s kalender. Leuk, hè? Als je het eens wilt proberen, Start je proefperiode van Doodle Premium. Als je al een Doodle Premium-gebruiker bent, weet je waarschijnlijk al dat je ook…

Herinneringen en updates versturen

Als je een gepersonaliseerde herinnering naar de deelnemers aan de vergadering wilt sturen of ze op de hoogte wilt brengen van nieuwe informatie over je vergadering, dan kan dat ook met Doodle Premium. Hadden we al gezegd dat de proefperiode gratis?

Gebruik Doodle 1:1

Premiumgebruikers krijgen ook toegang tot Doodle 1:1, een handige tool om één-op-één-afspraken te regelen. Het werkt net als een gewone uitnodiging voor een vergadering, maar dan nog eenvoudiger. Stuur een uitnodiging met een paar mogelijke tijdstippen, wacht tot de ander zijn of haar voorkeurstijd bevestigt, en zet de afspraak dan in je agenda… wacht even, zeiden we net ‘zet de afspraak in je agenda’? We bedoelen: leun achterover en ontspan: we hebben het al voor je toegevoegd.

Terugkerende vergaderingen aanmaken

Als je werkweek altijd begint met een stand-up op maandagochtend, of als je regelmatig een feedbackgesprek hebt met je leidinggevende, verspil dan geen tijd met het week na week opnieuw invoeren van dezelfde afspraken – stel deze afspraken in als terugkerend, dan verschijnen ze automatisch in je agenda.

Pas je tijdvakken aan!

De meeste online agenda’s gebruiken standaard tijdsblokken van 30 minuten en een uur. Tenzij je deze instellingen aanpast, zul je merken dat je 30 minuten inplant voor telefoongesprekken die hooguit 20 minuten duren, en een uur voor vergaderingen die in 45 minuten afgehandeld kunnen worden. Pas je tijdsblokken aan om vergaderingen efficiënter in te plannen.

Plan vergaderingen in blokken

Het is een van de meest irritante dingen aan vergaderingen: als ze slecht gepland en georganiseerd zijn, kunnen ze je afleiden van, je weet wel, het echte werk dat je elke dag moet doen. Onderzoek toont aan dat je tijd zonder afleiding nodig hebt om in de ‘flow’ te komen – en dat het elke keer dat je wordt onderbroken gemiddeld 25 minuten duurt om je concentratie weer terug te vinden. Maak de tijd vrij die je nodig hebt voor complexe taken door vergaderingen in blokken in te plannen – bijvoorbeeld drie vergaderingen achter elkaar in de middag, in plaats van verspreid over de dag.

Neem contact op

Zet de contactgegevens van alle genodigden voor je vergadering in je agenda-afspraak, zodat je ze op elk moment makkelijk kunt bereiken – Doodle Premium doet dit automatisch bij agenda-uitnodigingen. Als je op afstand vergadert, voeg dan ook Skype-gebruikersnamen toe!

Gebruik slimme titels

Elke afspraak in je agenda gewoon ‘Vergadering’ noemen is niet alleen fantasieloos, maar ook nutteloos. Geef elke afspraak een specifieke titel, zodat je precies kunt zien wat er op de agenda staat: ‘Budgetupdate’ of ‘Pitch’ zeggen veel meer dan ‘Vergadering’.

Locatie, locatie

Vergeet niet de locatie van al je afspraken te noteren – zo voorkom je dat je op het laatste moment nog in de stress raakt omdat je moet uitzoeken waar je precies moet zijn.

Besteed minder tijd aan plannen en meer tijd aan doen. Meld je aan voor een gratis proefperiode van 14 dagen.

Tips voor tijdmanagement die je meteen kunt toepassen

Integreer je takenlijst

Bij de meeste digitale agenda’s kun je je takenlijst koppelen, zodat je de taken van die dag naast je afspraken kunt zien. Het kan verleidelijk zijn om elk vrij moment in je agenda vol te proppen met vergaderingen en sociale afspraken – maar als je even naar de to-do-lijst met vijftien punten in de hoek van je scherm kijkt, ga je je tijd misschien wel verstandiger gebruiken…

Plan geen taken rond vergaderingen

Als je je dagelijkse taken niet evenveel gewicht toekent als je dagelijkse vergaderingen, kan het zijn dat je je moet haasten om alles op je lijstje af te krijgen, of dat je een taak die normaal gesproken een uur duurt, in drie pauzes van 20 minuten moet proppen. Door zowel taken als vergaderingen in te plannen, voorkom je dat je agenda te vol raakt en heb je een veel grotere kans dat je je werk ook echt afkrijgt. Probeer in dat verband eens…

Tijdindeling

Als het goed genoeg is voor Richard Branson en Michelle Obama, dan is het zeker het proberen waard. Bij ‘time-blocking’ zet je je takenlijst om in een agenda: je wijst in feite aan elke taak een stukje tijd toe en behandelt die net als elke andere afspraak in je agenda. Door aan elke taak een tijdslimiet toe te wijzen, zul je die waarschijnlijk efficiënter afwerken; bovendien kan het omzetten van die onrealistische to-do-lijst met 37 punten in tijdsblokken je ertoe aanzetten om opnieuw te bekijken welke taken belangrijk zijn en welke je kunt delegeren, uitstellen of zelfs vergeten.

Stel prioriteiten!

Als je met time-blocking werkt, zorg er dan voor dat je je belangrijkste taken als eerste aanpakt. Plannen kunnen veranderen en er zijn altijd wel afleidingen, dus geef jezelf elke dag de beste kans om je meest dringende werk af te krijgen.

Denk klein

Heb je wel eens gehoord van ‘microscheduling’? Dat is een systeem waarbij je je tijd tot op de minuut inplant – en sommige productiviteitsexperts zweren erbij. We zeggen niet dat je je dag in stukjes van 5 minuten moet indelen, zoals sommige microschedulers doen – maar die vervelende pauze van tien minuten tussen vergaderingen hoeft geen verspilde tijd te zijn. Gebruik je agenda om kleine stukjes tijd in te delen voor snelle klusjes, zoals het versturen van een paar e-mails.

In batches werken

Probeer soortgelijke taken in één keer af te ronden. Als je drie functioneringsgesprekken moet schrijven, maak dan genoeg tijd vrij in je agenda om ze allemaal in één keer af te ronden, in plaats van er op verschillende momenten van de dag aan te werken. Verschillende taken vragen om verschillende soorten concentratie en vereisen verschillende vaardigheden. Door soortgelijke taken tegelijk aan te pakken, hoef je je gedachten gedurende de dag minder vaak om te schakelen. Probeer dit eens om je daarbij te helpen…

Taken op type sorteren

Beschouw taken als e-mails schrijven, vergaderingen plannen en afspraken maken als administratieve taken, en taken als brainstormen of schrijven als creatieve taken, enzovoort. Probeer de taken in je agenda per soort te groeperen.

Reistijd

Bij het plannen van vergaderingen is het verleidelijk om ze direct achter elkaar in te plannen – maar vergeet niet rekening te houden met je reistijd. Zelfs als je alleen maar van de ene vergaderruimte naar de andere gaat, zorgt 5 minuten extra reistijd ervoor dat je je niet opgejaagd voelt.

Buffertijd

Buffertijd kan net zo belangrijk zijn als reistijd! Als je weet dat je eerste vergadering van de dag waarschijnlijk intens en datagestuurd zal zijn, terwijl je tijdens je tweede vergadering ideeën gaat uitwisselen met een potentiële klant, zorg dan dat je genoeg tijd tussen die twee vergaderingen inbouwt om je mentaal goed voor te bereiden.

Pauzes inplannen

Lunch vergeten? Ja, dat klinkt ons ook onmogelijk in de oren. Maar de waarheid is dat je op drukke dagen makkelijk kunt vergeten om te eten of water te drinken – je weet wel, al die basisdingen die je in leven houden. Je kunt geen goed werk leveren als je niet goed gegeten en gedronken hebt, dus plan gerust wat pauzes in je dag in.

Afleidingen in je agenda

Ook al vergeten we soms de lunch, er zijn een paar dingen die we nooit vergeet te doen. Belangrijke dingen, zoals je sociale media checken of door kattenmemes scrollen. Er is niets mis met een beetje afleiding, zolang je je dag er maar niet door laat overnemen. Als je weet dat je even naar je Twitter-feed gaat klikken, plan dat dan van tevoren in! Plan een Twitter-pauze van tien minuten in, en houd je aan die tijdslimiet! Zo voorkom je dat je onschuldige afleiding uitgroeit tot een problematische tijdverspilling.

Plan wat tijd in om even niets te doen

Net zoals je pauzes en afleidingen in je schema moet inplannen, moet je ook elke week wat tijd inplannen om… gewoon niets te doen. Dit is jouw moment om na te denken, te brainstormen, te dagdromen, te ontspannen en even helemaal tot rust te komen – en het is net zo productief als de tijd die je besteedt aan je werk. Tijd om niets te doen is essentieel om je hersenen weer op te laden en je creativiteit te voeden.

Zeg maar dat je het druk hebt

Op veel werkplekken ben je niet de enige die toegang heeft tot je agenda. Je leidinggevende en je team kunnen deze misschien ook inzien, zodat ze weten wanneer je beschikbaar bent. En als je niet in een vergadering zit, ben je toch zeker beschikbaar – toch? Als je geen vergadering hebt, maar toch niet gestoord wilt worden, zet jezelf dan als ‘bezet’ in je agenda. Je collega’s weten dan dat ze je niet moeten storen, en jij kunt in alle rust Candy Crush spelen – sorry, we bedoelen natuurlijk die begrotingscijfers afronden.

Laat je leven niet door je werk overheersen

Zelfs als je je agenda vooral voor je werk gebruikt, kun je overwegen om ook persoonlijke afspraken (zoals het verjaardagsdiner van je partner) en doelen (drie keer per week naar de sportschool) in je agenda te zetten. Het is een makkelijke manier om te proberen en Houd die lastig te vinden balans tussen werk en privé in gedachten.

Handige tips die je echt moet delen

Categorieën zijn je vrienden!

Gebruik je je agenda om je werkverplichtingen, persoonlijke afspraken, sociale evenementen, fitnessdoelen, verjaardagen van je familie en nog veel meer bij te houden? We hopen dat het antwoord ja is – en zo niet, ga dan alsjeblieft even terug en lees onze 35e tip nog eens! Maar als je agenda zo vol zit, is het soms lastig om al je afspraken bij te houden. Waarom zou je ze niet in categorieën indelen – Werk, Sociaal, Familie, Fitness, enzovoort. Je kunt bepaalde categorieën zelfs verbergen als je ze te afleidend vindt.

Kleurcodering

Wat is er nou beter dan categorieën? Categorieën met kleurcodes! Wijs aan elke categorie een andere kleur toe, dan zie je in één oogopslag welke afspraken je allemaal hebt.

Krijg een frisse kijk op de zaak

De meeste agenda’s hebben vier standaardweergavemodi: Dag, Week, Maand, Jaar. Als je in de dagweergave kijkt, kun je makkelijk verstrikt raken in kortetermijndoelen en het grotere geheel uit het oog verliezen. Neem even de tijd om je perspectief te veranderen: kijk ook eens hoe je week, maand en jaar zich ontwikkelen.

Overzicht werkweek

Er is niets erger dan op maandagochtend al naar het weekend in je agenda te kijken, vol met veelbelovende sociale afspraken. Als je je niet wilt laten afleiden door de gedachte aan feestjes op zaterdag en picknicks op zondagmiddag terwijl de week nog maar net begonnen is, kun je overschakelen naar de werkweekweergave.

Maak kennis met je sneltoetsen

Een echte kalender-ninja kent alle handige sneltoetsen. Weet je nog dat we het net hadden over het wijzigen van je weergavemodus? Als je Google Calendar gebruikt, druk je op ‘1’ of ‘d’ voor de dagweergave, op ‘2’ of ‘w’ voor de weekweergave en – je raadt het al – op ‘3’ of ‘m’ voor de maandweergave. En er zijn er nog veel meer! Maak jezelf vertrouwd met de sneltoetsen van je agenda en maak het plannen nog sneller en makkelijker.

Uitnodigingen automatisch afwijzen

In een ideale wereld zou je niet buiten kantooruren werken. En je zou ook geen uitnodigingen voor vergaderingen aannemen die buiten kantooruren vallen. Misschien kun je je agenda niet tegenhouden jij Overwerken is prima, maar je kunt wel voorkomen dat er vergaderingen worden ingepland nadat je werkdag voorbij is. Geef gewoon je kantooruren aan in je agenda en stel de agenda zo in dat alle vergaderingen die buiten deze uren vallen automatisch worden afgewezen.

Gebruik de wereldklok

Als je zaken doet met internationale partners, of als je voor een multinational werkt met vestigingen over de hele wereld, maak dan eens kennis met de wereldklokfunctie: je hoeft je dan nooit meer af te vragen of het te vroeg is om het kantoor in New York te bellen!

Specifieke tijdzones toevoegen

Je kunt ook een specifieke tijdzone – of zelfs meerdere tijdzones – rechtstreeks aan je kalenderweergave toevoegen.

Plan vergaderingen in verschillende tijdzones met Doodle

Wereldklokken en tijdzone-instellingen zijn zeker handig – maar als het gaat om het afstemmen van agenda’s met klanten en collega’s in verschillende tijdzones, kun je beter geen risico’s nemen. Gebruik de tijdzonefunctie van Doodle om moeiteloos afspraken te maken met deelnemers in meerdere tijdzones.

Delen is zorgzaam (ook voor kalenders)

Deel agenda's met je team

Schakel de instellingen voor delen in, zodat iedereen in je team kan zien wat je afspraken zijn en wanneer je beschikbaar bent (vergeet niet om jezelf als ‘bezet’ aan te geven als je niet gestoord wilt worden).

En maak een gedeelde teamkalender aan

Als je een centrale agenda hebt waar het hele team toegang toe heeft, met gedeelde deadlines, teamvergaderingen en vrije dagen, helpt dat om iedereen op koers te houden.

Probeer de projectgebaseerde kalender eens

Een projectkalender werkt volgens hetzelfde principe als de gedeelde teamkalender. Als je een groot project wilt uitvoeren, zorgt een speciale kalender ervoor dat iedereen op koers blijft. Stel de kalender zo in dat iedereen die bij het project betrokken is er toegang toe heeft, en voeg alle relevante vergaderingen, doelstellingen en deadlines toe.

Deel agenda’s met familie en vrienden

Als je een druk leven hebt, kan het best lastig zijn om tijd vrij te maken voor een etentje met vrienden – en veel te makkelijk om te vergeten je grootouders te bellen voor hun gouden bruiloft. Door agenda’s te delen met je familie en vrienden kun je je sociale en familieafspraken beter bijhouden. En als je een etentje wilt organiseren met je drie beste vrienden nog steeds Als dat wekenlang gedoe met agenda’s met zich meebrengt, vergeet dan niet dat Doodle-stemmingen net zo handig zijn voor het plannen van sociale afspraken als voor zakelijke.

Gedeelde agenda’s verbergen

Als je ons advies hebt opgevolgd en agenda’s hebt gedeeld met collega’s, familie en vrienden – en voor de zekerheid nog een paar speciale agenda’s hebt aangemaakt – dan kan het zijn dat je je nu door de drukke afspraakjes van je vrienden en de bijeenkomsten van de boekenclub van je moeder moet worstelen om je eigen afspraken te vinden. Hier is een makkelijke oplossing voor: verberg gewoon alle agenda’s die je niet de hele tijd hoeft te zien. Je kunt er altijd op klikken als je iets wilt controleren.

Tips voor extra studiepunten

Kijk zowel achterom als vooruit

Natuurlijk gebruik je je agenda om je toekomst te plannen – maar wist je dat je hem ook kunt gebruiken om je verleden vast te leggen? Voeg na afloop van belangrijke vergaderingen notities toe – wat er besproken is, wat er terloops ter sprake kwam, andere interessante punten – en zoek dan in je agenda als je je geheugen even wilt opfrissen. Collega’s en klanten zullen onder de indruk zijn van je geheugen, en je agenda vervult nu een dubbele functie. Win-win!

Ontdek de add-ons

Weet je ’s ochtends niet wat je aan moet trekken? Vraag je agenda om het weer te laten zien. Benieuwd of Mercurius deze maand retrograde is? Kom erachter door een astrologische kalender toe te voegen. Welke digitale agenda je ook gebruikt, hij zit vast vol met interessante extra’s – maak er optimaal gebruik van!

Vergeet de feestdagen niet

De meeste agenda’s geven automatisch de feestdagen in jouw regio weer – maar als je een beetje op ons lijkt, vergeet je die waarschijnlijk toch niet. Wist je trouwens dat je je agenda ook zo kunt instellen dat er feestdagen uit andere regio’s worden weergegeven? Dat is een handige manier om bij te houden welke feestdagen je internationale collega’s misschien vieren.

Maak er iets geweldigs van met verjaardagen

Zorg dat je die collega bent die taart meebrengt voor de verjaardag van de baas door de verjaardagen van iedereen in je agenda te zetten – dan ben je binnen de kortste keren de populairste collega op kantoor.

Ontdek extensies

Geef de functionaliteit van je agenda een flinke boost met extensies – zoals de Doodle-extensie, speciaal ontworpen voor gebruik met je Google Calendar. Plannen was nog nooit zo makkelijk!

En download een agenda-app

Houd al je afspraken en taken goed in de gaten met een mobiele app waarmee je onderweg toegang hebt tot je agenda en alle informatie daarin. Zullen we je aanraden om die van ons eens te proberen? Doodle Mobile synchroniseert niet alleen met je persoonlijke agenda, hiermee kun je al je lopende Doodle-enquêtes bijhouden en maak nieuwe afspraken en reageer erop, waar je ook bent. Nu heb je echt geen excuus meer om je agenda niet goed bij te houden – veel plezier met plannen!