4 soorten onderwijsbijeenkomsten die je met Doodle kunt coördineren

Van het regelen van studenten spreekuur om het onderwijs te organiseren en commissievergaderingen, in de academische wereld draait alles om planning. Hoewel deze bijeenkomsten belangrijk zijn om lessen goed te laten verlopen en in te spelen op de individuele behoeften van studenten, kosten ze vaak veel tijd om de vergaderingen coördineren zelf. Het is geen makkelijke klus om de verschillende afspraken met studenten, collega’s en administratief personeel te regelen en bij te houden. Met al die drukke agenda’s kan het een hele uitdaging zijn om een geschikt moment te vinden om af te spreken, en dat wordt vaak nog ingewikkelder en tijdrovender als je alleen op e-mail vertrouwt.

Maar eerlijk gezegd hoeft het plannen van vergaderingen helemaal niet zo moeilijk te zijn. Ik gebruik de online planningsprogramma Ik gebruik Doodle al een tijdje om al mijn onderwijsafspraken te coördineren. De reden is simpel: het biedt allerlei functies en integraties die het planningsproces stroomlijnen, automatiseren en versnellen. Daardoor kan ik elke week veel uren besparen en die tijd besteden aan andere, belangrijkere zaken.

Van het vinden van een geschikt moment om met collega’s af te spreken tot het regelen van spreekuren met studenten: Doodle maakt mijn werkleven zoveel makkelijker. Om andere docenten een handje te helpen, heb ik de verschillende soorten onderwijsbijeenkomsten op een rijtje gezet die je met Doodle kunt inplannen.

Soort vergadering 1: Commissievergaderingen

De eerste manier waarop Doodle het plannen van afspraken binnen onderwijsinstellingen kan vereenvoudigen, is via de functie ‘Groepsvergadering’. Dit is een handige manier om de beschikbaarheid van meerdere deelnemers in kaart te brengen, zodat je kunt bepalen wanneer de meeste mensen aanwezig kunnen zijn. Het is perfect om het beste tijdstip voor commissie- of onderwijsvergaderingen te bepalen en zorgt ervoor dat iedereen zijn of haar beschikbaarheid kan aangeven, zonder dat er een eindeloze e-mailwisseling nodig is. Het plannen van vergaderingen via e-mail is niet alleen vervelend en kan dagen (of zelfs weken) duren, maar het kan ook leiden tot vertragingen, fouten en dubbele afspraken.

Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Doodle om commissievergaderingen te plannen zijn:

• Voorkom frustraties bij zowel organisatoren als bezoekers: Het kan voor zowel organisatoren als deelnemers lastig zijn om een tijdstip te vinden dat voor iedereen uitkomt. Organisatoren moeten de beschikbaarheid van verschillende betrokkenen (soms zowel intern als extern) op elkaar afstemmen. Bovendien kunnen lange e-mailwisselingen om overeenstemming te bereiken over een vergadertijd een traag proces zijn en voor verwarring zorgen als je moet coördineren tussen verschillende tijdzones. De functie ‘Groepsvergadering’ van Doodle lost dit probleem op door iedereen de kans te geven eenvoudig zijn of haar beschikbaarheid aan te geven, zonder dat er eindeloos heen en weer gemaild hoeft te worden.

• Bekijk in één oogopslag wanneer het je het beste uitkomt: Zelfs als mensen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn, kan het lastig zijn om erachter te komen welk tijdstip voor de meeste mensen geschikt is. En als je e-mail gebruikt, moet je je inbox (die waarschijnlijk behoorlijk vol zit) doorzoeken om de reacties van alle deelnemers te vinden en vervolgens alles vergelijken om te zien welke dag en welk tijdstip voor iedereen goed uitkomt. Met de functie ‘Groepsvergadering’ van Doodle kun je in één oogopslag eenvoudig zien welke tijdvakken het meest beschikbaar zijn.

• Zorg dat er meer mensen naar de vergaderingen komen: Gezien de gebruikelijke coördinatieproblemen bij het vinden van een geschikt tijdstip voor meerdere docenten, die een extreem drukke agenda hebben en al volgepropt zitten met vergaderingen, komt het vaak voor dat een coördinator de vergadertijden vastlegt zonder eerst te peilen of iedereen beschikbaar is. Als je een handige manier hebt om de beschikbaarheid voor verschillende mogelijke tijdstippen in kaart te brengen – een manier die zowel voor de organisator makkelijk is om in te stellen als voor de docenten om op te reageren – helpt dat om een tijdstip te vinden waarop de meeste docenten aanwezig kunnen zijn.

Bijeenkomsttype 2: Spreekuur met studenten

Doodle heeft een speciale functie voor een boekbare agenda die perfect is voor het inplannen van spreekuren. Met deze tool kunnen docenten een reeks boekbare tijdvakken instellen waar studenten zich voor kunnen aanmelden, zonder dat je hoeft te wachten tot ze op e-mails reageren en zonder dat je je agenda hoeft te controleren om dubbele boekingen te voorkomen. Zodra studenten een van de beschikbare tijdvakken in de 'Bookable Calendar' hebben gekozen, krijgen ze automatisch een agenda-uitnodiging. Daarin kan een link staan naar de virtuele vergaderruimte voor spreekuren op afstand.

Enkele van de belangrijkste voordelen voor studenten zijn:

• Een uitnodigend aanmeldingsproces: Het kan lastig en ontmoedigend zijn om via e-mail een tijdstip te vinden dat voor iedereen uitkomt, vooral voor de studenten die hulp het hardst nodig hebben. Doordat je met de ‘Bookable Calendar’ van Doodle heel makkelijk afspraken kunt boeken, worden spreekuren voor iedereen veel uitnodigender en toegankelijker.

• Gegevens automatisch bevestigd: Gereserveerde vergadermomenten worden automatisch bevestigd via een agenda-uitnodiging – zo kunnen studenten hun afspraken goed bijhouden en onthouden.

Enkele van de belangrijkste voordelen voor docenten zijn:

• Maak het aanmeldingsproces eenvoudiger: De boekingspagina kan je veel tijd besparen die je anders kwijt zou zijn aan het sturen van e-mails naar alle studenten in je klassen. Door met behulp van de boekingspagina van Doodle, het hele proces is geautomatiseerd en kost niet veel moeite of tijd om hun afspraken tijdens kantooruren te bevestigen of zelfs te verzetten.

• Houd je agenda (en je tijd) helemaal onder controle: Je kunt specifieke regels instellen voor hoe je wilt dat afspraken worden geboekt. Je kunt bijvoorbeeld een minimale opzegtermijn instellen als je last-minute afspraken wilt vermijden (en jezelf de kans wilt geven om je van tevoren goed voor te bereiden). Je kunt ook de beschikbare werktijden instellen (bijvoorbeeld van 9.00 tot 18.00 uur, of misschien past 13.00 tot 17.00 uur beter, afhankelijk van je prioriteiten en werkdruk). Als vergaderingen bij jou vaak langer duren dan gepland, kun je een buffertijd instellen (bijv. 5 minuten, 10 minuten, 15 minuten, enz.), zodat vergaderingen niet meer direct na elkaar kunnen plaatsvinden.

• Verzamel van tevoren wat informatie over de vergadering: De Aangepaste vragen Met deze functie kun je van tevoren informatie verzamelen over wat studenten willen bespreken. Je kunt de aangepaste vragen verplicht of optioneel instellen. Zo kun je je van tevoren goed voorbereiden op de bijeenkomsten en ervoor zorgen dat de bijeenkomst op koers blijft

• Boek namens anderen: Stel je voor dat je school sollicitanten interviewt voor een vacante functie in het docententeam. Voordat er een definitief aanbod kan worden gedaan, moeten de beste kandidaten worden doorgelicht door het hoger management en bestuursleden. Daarvoor moet er een groepsgesprek in panelvorm worden georganiseerd tussen verschillende interne belanghebbenden en elke kandidaat. Met Boek namens, Je kunt nu de agenda’s van al je interne betrokkenen synchroniseren, zodat je de beschikbaarheid van iedereen kunt zien voordat je de link naar de ‘Bookable Calendar’ naar elke kandidaat stuurt. Simpel, snel en moeiteloos.

Soort vergadering 3: Eén-op-één-gesprekken met collega’s

Een andere manier waarop Doodle kan helpen bij het plannen van afspraken, is door gebruik te maken van de functie voor één-op-één-gesprekken. Dit is een geweldige manier om mogelijke vergadermogelijkheden met een collega te delen, zodat hij of zij vervolgens de dag en het tijdstip kan kiezen die hem of haar het beste uitkomen.

Enkele van de belangrijkste voordelen van het plannen van één-op-één-afspraken met Doodle zijn:

• Zoekt naar tijdstippen die voor jullie allebei goed uitkomen: Met de 1:1-functie van Doodle kun je verschillende beschikbare tijdvakken uit je agenda voorstellen.

• Laat zich makkelijk integreren met je agenda’s: Omdat je Google Calendar- en Office 365-agenda’s via je Doodle-account met elkaar zijn gekoppeld, kun je ervoor zorgen dat deelnemers alleen beschikbare tijden te zien krijgen. Dit betekent dat je geen last meer hebt van dubbele boekingen, wat een win-winsituatie is voor jou en iedereen met wie je afspreekt. En je hoeft je geen zorgen te maken dat je daarna je agenda moet openen om een officiële uitnodiging te versturen – Doodle regelt dat voor je zodra het tijdstip van de vergadering is bevestigd.

• Verzendt automatisch agenda-uitnodigingen: Een van de manieren waarop je tijd kunt besparen door één-op-één-afspraken via Doodle te plannen, is dat er automatisch een agenda-uitnodiging wordt verstuurd en, als je dat wilt, ook een link naar je videoconferentie. Zo weet je zeker dat jullie allebei de details van de afspraak hebben.

Bijeenkomsttype 4: Afspraken maken met gasten

Een andere manier waarop Doodle het plannen van vergaderingen kan vereenvoudigen, is door een rooster met aanmeldingsslots op te stellen voor een bijeenkomst met een gastspreker of een sollicitant. Het opstellen van een programma voor gastdocenten vergt vaak veel coördinatie. Je moet een evenwicht vinden tussen alle docenten die de gast willen ontmoeten en ervoor zorgen dat het programma van de gast goed gevuld is.

Met een openbaar zichtbaar inschrijflijst kunnen docenten makkelijk een tijdstip kiezen dat hen het beste uitkomt. Zo worden de meeste vergaderingen gevuld, terwijl er ook nog aanpassingen kunnen worden gedaan om het rooster definitief vast te stellen. Zodra de meeste vergadertijdstippen vol zijn, kunnen docenten makkelijk onderling afstemmen, bijvoorbeeld door tijdstippen te ruilen of samen te werken om meer mensen een plek te geven.

Hieronder volgen enkele manieren waarop dit kan helpen om het plannen van afspraken met gasten te stroomlijnen:

• Maak een schema op waarvoor weinig toezicht nodig is: Het kan best een tijdrovend en lastig karwei zijn om via e-mail een vergaderschema af te stemmen tussen meerdere deelnemers. Als je Doodle gebruikt om vergadermomenten te regelen, hoef je veel minder beschikbaarheidsgegevens bij elkaar te sprokkelen en kost het veel minder tijd om het programma van een gast rond te krijgen.

• Flexibiliteit voor docenten om hun tijdvakken aan te passen en te herschikken zonder dat de coördinator daarbij betrokken hoeft te zijn: Aanpassingen kunnen informeel worden doorgevoerd, rechtstreeks door de docent die de wijziging wil doorvoeren, zonder dat de gastdocent daarbij betrokken hoeft te worden.

• Politiek uit de planning van vergaderingen halen: Een van de echte uitdagingen bij het plannen van een reeks vergaderingen is het omgaan met de politieke aspecten van het bepalen wie er op het rooster komt te staan, als het niet mogelijk is om aan alle verzoeken om vergaderingen tegemoet te komen. Een gedeeld online aanmeldingssysteem op basis van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ kan helpen om meer duidelijkheid te scheppen over hoe het vergaderschema tot stand is gekomen, waardoor de coördinator minder vaak hoeft te beslissen wie er wel en wie er niet op het schema moet staan.

Als je op zoek bent naar een planningstool om je vergaderprocessen in het onderwijs te verbeteren en Doodle met andere oplossingen wilt vergelijken, ga dan naar onze pagina met vergelijkingen tussen concurrenten.

Auteur: Gareth Keeves

Gareth is docent strategie aan de Rice University en de University of California, Davis. Hij is gepromoveerd in strategie aan de University of Michigan. Hij vindt het leuk om met studenten te praten en nieuwe manieren te ontdekken om de online onderwijservaring te verbeteren.