Verminder het aantal mensen die niet komen opdagen met herinneringen en betalingen voor wellnesscoaches

Als een klant een sessie mist, loop je inkomsten mis, raak je je momentum kwijt en vaak ook je focus. Het gooit je agenda, je energie en de flow van de week helemaal in de war.

Goed nieuws: no-shows zijn op te lossen.

Met de juiste mix van herinneringen en eenvoudige betalingen zullen je klanten vaker komen opdagen, goed voorbereid en gemotiveerd. In dit artikel lees je hoe je Doodle en Stripe kunt gebruiken om de lastige klusjes te automatiseren, je planning te halen en je tijd te beschermen.

De uitdaging waar wellnesscoaches voor staan

Je wilt graag helpen – en niet de hele dag bezig zijn met het achterhalen van bevestigingen of onbetaalde facturen. Maar gemiste sessies zijn een veelvoorkomend probleem:

• Er worden kennismakingsgesprekken ingepland, en daarna worden ze vergeten

• Ochtendsessies worden overgeslagen omdat klanten vergeten een wekker te zetten

• Groepslessen raken vol, en dan blijft de helft van de matten leeg

• Voor wellness-evenementen op het werk zijn meerdere herinneringen nodig om überhaupt onder de aandacht te komen

Handmatige herinneringen helpen wel, maar kosten je tijd. Om betaling vragen kan ongemakkelijk aanvoelen. Als je het goed aanpakt, lossen herinneringen en betalingsvoorwaarden beide problemen op zonder dat je daar stress van krijgt.

Waarom dit belangrijk is voor je bedrijf

Niet opdagen is niet alleen vervelend, het kost je ook geld:

• Inkomensverlies

• Er is geen vooruitgang geboekt voor de klant

• Minder voorspelbare planning

• Een extra mentale belasting voor jou

Als je een systeem hebt, blijven je klanten op koers, en jij ook. Je komt professioneler over, je sessies verlopen soepeler en je agenda loopt zoals het hoort.

Zet een herinneringssysteem op dat echt werkt

Slimme herinneringen zorgen ervoor dat er minder afzeggingen zijn. Ze helpen je klant zich voor te bereiden en zorgen ervoor dat je tijd niet verloren gaat, zonder dat je nog een sms hoeft te sturen.

Stel een herinneringsritme met drie aanrakingen in

Hier is een eenvoudige indeling die voor de meeste wellnesscoaches werkt:

Heb je trainingen vroeg in de ochtend? Stel dan de avond ervoor een herinnering in voor 18.00 uur.

In Doodle gebeurt dit allemaal automatisch als je de Boekingspagina's of 1-op-1-planning gebruikt. Klanten krijgen de uitnodiging, herinneringen en links – zonder dat jij daar extra werk aan hebt.

Gebruik duidelijke, vriendelijke berichten

Hier zijn een paar korte sjablonen die je in je Doodle-herinneringen kunt gebruiken:

• Bij het boeken: Je bent ingeschreven voor je coachingsessie van 60 minuten op dinsdag om 10.00 uur. Hier zijn je Zoom-link en je checklist ter voorbereiding.

• 24 uur van tevoren: Even ter herinnering: je sessie is morgen om 10.00 uur. Neem water en je dagboek mee. Wil je een andere tijd afspreken? Gebruik dan deze link.

• 2 uur geleden: Tot straks! Je sessie begint om 10.00 uur. Klik hier om mee te doen: [Zoom-link]

Met Doodle Pro kun je automatisch vergaderbeschrijvingen opstellen in jouw eigen stijl.

Maak het verplaatsen van afspraken makkelijk

Als het lastig is om een afspraak af te zeggen of te verplaatsen, laten klanten het gewoon afweten. Bij elke Doodle-afspraak zit een link om de afspraak te verzetten. Geen ongemakkelijke e-mails, geen chaos in je agenda. Gewoon een nieuw tijdstip – door hen zelf gekozen.

Koppel je agenda (Google Calendar, Outlook of Apple Calendar) zodat alleen beschikbare tijdvakken worden weergegeven. Klanten zien nooit je persoonlijke gegevens en kunnen je nooit dubbel boeken.

Gebruik beloningen om de betrokkenheid te vergroten

Als mensen betalen, komen ze ook echt opdagen. Punt uit. Een kleine stap vooraf zorgt ervoor dat mensen hun belofte nakomen en dat afzeggingen op een respectvollere manier gebeuren.

Pas de betaling aan het type sessie aan

Hier is een eenvoudige handleiding:

Doodle werkt samen met Stripe, dus je kunt betalingen direct tijdens het boekingsproces innen – geen vervolgmails, geen achtervolging van facturen.

Zorg dat je duidelijke annuleringsvoorwaarden hebt

Houd het simpel:

• Annuleren of verzetten tot 24 uur van tevoren = gratis

• Binnen 24 uur = sessie in rekening gebracht

• Eén vrijkaartje per kwartaal

Voeg je beleid toe aan elke bevestiging. Met Doodle hoef je het maar één keer op te stellen en het verschijnt dan in elke evenementbeschrijving of herinnering.

Bied flexibele betalingsmogelijkheden aan

Ga naar je klanten toe, daar waar ze zijn. Je kunt het volgende aanbieden:

• Tarieven op basis van een glijdende schaal

• Aanbetalingen voor duurdere sessies

• Kortingen bij het boeken van arrangementen

Met Stripe kun je dit allemaal makkelijk regelen. Klanten betalen veilig met hun kaart en je kunt indien nodig geld teruggeven.

Welke opstelling werkt het beste voor jouw sessies?

Hier volgt een kort overzicht van hoe Doodle helpt om het aantal no-shows bij verschillende coachingvormen te verminderen:

Voorbeelden uit de praktijk

Eerste gesprek met coach Lena

Gratis kennismakingsgesprekken van 20 minuten via de Boekingspagina + herinneringen. Haar opkomstpercentage ging omhoog toen ze een duidelijke link en een duidelijk beleid voor het verzetten van afspraken toevoegde.

4 sessies energiecaching met coach Amir

Gebruikt 1:1 om 3 tijdsopties per week te delen. De betaling wordt vooraf geïnd via Stripe. Geen dubbele boekingen of onbetaalde sessies meer.

Groepsademhalingsoefeningen met coach Jess

Inschrijflijst voor 15 plaatsen. Je krijgt de afspeellijst en instructies 48 uur van tevoren toegestuurd. Als iemand afzegt, komt de plaats automatisch vrij.

Bedrijfsworkshop met coach Devon

Er is een groepspoll gehouden om een tijdstip te vinden dat voor alle 200 medewerkers schikt. Nadat er een tijdstip was gekozen, heeft hij een Inschrijflijst gedeeld en herinneringen ingesteld. De opkomst is verbeterd en de administratieve rompslomp is afgenomen.

Vroege ochtendsessies met coach Priya

Sessies om gewoontes op te bouwen om 6 uur ’s ochtends. Je krijgt de avond ervoor om 18.00 uur een herinnering, en nog een om 5.30 uur ’s ochtends. Je moet betalen om je plek te reserveren.

Scripts voor berichten die je vandaag nog kunt gebruiken

Boekingsbevestiging: Je hebt een afspraak voor je sessie van 60 minuten op [datum] om [tijd]. Hier is je Zoom-link. Bekijk hier ons 24-uursbeleid. Wil je de tijd aanpassen? Gebruik dan deze link. Neem water en een notitieboekje mee.

Herinnering 24 uur van tevoren: Hoi [Naam], je sessie is morgen om [tijd]. Reageer hier als je een andere afspraak wilt maken. Ik kijk ernaar uit!

Herinnering over 2 uur: Even ter herinnering: de sessie begint om [tijd]. Klik op deze link om mee te doen. Tot straks.

Betalingsvoorwaarden: Je moet betalen op het moment dat je boekt. Je kunt tot 24 uur van tevoren annuleren of een nieuwe afspraak maken. Als je binnen 24 uur annuleert, wordt de sessie toch in rekening gebracht. Je krijgt één gratis annulering per kwartaal.

Belangrijkste punten

• Gebruik herinneringen en betalingen om het aantal no-shows te verminderen

• Stuur minstens 3 herinneringen: bij de boeking, 24 uur van tevoren en 2 uur van tevoren

• Incasseer betalingen met Stripe, rechtstreeks in Doodle

• Stem de betaling en de voorwaarden af op het soort sessie

• Zet er altijd een link bij om de afspraak te verzetten

• Kies de juiste tool voor jouw situatie: Boekingspagina, 1-op-1, Inschrijflijst of Groepspoll

Aan de slag

Je kunt beter coachen als je niet achter afwezigen aan hoeft te zitten. Laat Doodle en Stripe de administratie regelen, zodat jij je op je klanten kunt concentreren. Stuur herinneringen. Incasseer betalingen. Zorg voor meer betrouwbare sessies – helemaal automatisch.