Wat is een projectvergadering?

Wat is een project?

Het klinkt misschien een beetje afgezaagd, maar een project is eigenlijk alles wat je er zelf van wilt maken. Maar in een zakelijke context wordt de term meestal gebruikt om een taak te beschrijven die moet worden uitgevoerd. Een productteam wil bijvoorbeeld een nieuwe functie ontwikkelen en zet daarvoor een project op.

Vaak werken er meerdere mensen samen aan zo’n project, en kan het gaan om één groot project of om meerdere kleinere projecten die samen naar een einddoel leiden.

Veel bedrijven hebben een mix van korte- en langetermijnprojecten. Korte projecten kunnen bijvoorbeeld kwartaaltaken zijn, terwijl langetermijnprojecten jaarlijkse KPI’s kunnen zijn.

Wat gebeurt er tijdens een projectvergadering?

Begin met na te denken over in welke fase van het project deze vergadering plaatsvindt. Als de vergadering aan het begin staat, is het goed om iedereen even aan elkaar voor te stellen en uit te leggen wat er gaat gebeuren. Als het een tussentijdse evaluatie is, kun je meteen ter zake komen.

Als je eenmaal de kennismaking achter de rug hebt en misschien zelfs al een ijsbreker hebt gedaan, gaat het bij de eerste vergadering over de reikwijdte. Wat moet er gebeuren? Wie doet het? Wat is de deadline? Het gebruik van een ticketsysteem is een goede manier om dit te regelen. Je kunt de p

Zet het project als een hoofdticket neer, waarbij elk onderdeel als een subticket is aangemaakt. Zo kun je heel makkelijk bijhouden wat er allemaal gebeurt.

Zorg er nu voor dat de vergadering zelf een duidelijke structuur heeft. Als het een periodieke stand-up is, zorg er dan voor dat iedereen dat weet en erop voorbereid is. Ze zullen vragen hebben, dus wees bereid om die te beantwoorden en te luisteren naar ideeën die kunnen helpen om de voortgang van het project te verbeteren. Misschien komen ze wel met dingen waar je zelf nog niet aan had gedacht.

Vraag ook om feedback om er zeker van te zijn dat het duidelijk is wat je van hen vraagt, en als dat niet zo is, bedenk dan hoe je de zaken in toekomstige sessies duidelijker kunt maken.

Probeer niemand te dwingen iets te doen waar hij of zij zich niet prettig bij voelt. Mensen die achter je doel staan, zullen veel vaker betere resultaten boeken.

Hoe plan je je projectvergadering in?

Projecten zijn er in alle soorten en maten, maar één ding blijft altijd hetzelfde: het is lastig om mensen bij elkaar te krijgen. Doodle maakt het makkelijk.

Met Groepspoll Je kunt alle vergaderingen voor je project in een mum van tijd in de agenda zetten. Selecteer gewoon een aantal tijdvakken waarin je beschikbaar bent en stuur die door naar de mensen die je nodig hebt. Zij kiezen dan wat hen het beste uitkomt en zo heb je een tijdstip om af te spreken.

Met Doodle Professional Je kunt je eigen huisstijl toevoegen aan uitnodigingen voor vergaderingen (ideaal voor projecten waarbij klanten betrokken zijn), advertenties uitschakelen en herinneringen sturen voor je vergaderingen.

Maak je geen zorgen als je online afspreekt: met Doodle kun je je favoriete videoconferentietool toevoegen en de links daarvoor worden automatisch toegevoegd aan alle uitnodigingen die je verstuurt.

Doodle Zo kun je snel en makkelijk een projectvergadering regelen. Geen heen-en-weer-gemail, geen stress meer, gewoon meer vrije tijd voor jou om je op belangrijkere dingen te concentreren. Probeer het vandaag nog gratis uit.