¿Qué es una reunión de proyecto?

¿Qué es un proyecto?

Aunque suene un poco cursi, un proyecto es lo que tú quieras que sea. Pero en un entorno empresarial, tiende a ser el término utilizado para describir una tarea que hay que hacer. Por ejemplo, un equipo de producto puede querer crear una nueva característica y crear un proyecto para hacerlo.

Suele implicar a varias personas que trabajan en colaboración y puede tratarse de un gran proyecto o de varios más pequeños que culminan en un objetivo final.

Muchas empresas tienen una mezcla de proyectos a corto y largo plazo. Los más cortos pueden ser tareas trimestrales, mientras que los proyectos a largo plazo pueden ser KPI anuales.

¿Qué ocurre en una reunión de proyecto?

Piensa primero en qué fase del proyecto se está celebrando la reunión. Si la reunión está al principio, querrás hacer una ronda de presentaciones y explicar lo que está pasando. Si se trata de una reunión de control, puedes ir directamente al grano.

Una vez hechas las presentaciones y, posiblemente, el ejercicio para romper el hielo, en la primera reunión se hablará del alcance. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuál es el plazo? Una buena forma de gestionar esto es utilizar un sistema de tickets. Puedes crear el proyecto como un ticket maestro con cada parte del mismo configurada como un sub-ticket. Así es muy fácil controlar lo que está pasando.

En cuanto a la reunión en sí, asegúrate de tener una estructura clara. Si se trata de una reunión periódica, asegúrate de que la gente lo sepa y esté preparada. Tendrán preguntas, así que prepárate para responderlas y escuchar ideas que puedan ayudar a mejorar el progreso del proyecto. Puede que tengan cosas que a usted no se le hayan ocurrido.

Pídeles que te den su opinión para asegurarte de que lo que les pides está claro y, si no es así, piensa en cómo aclarar las cosas en futuras sesiones.

Intenta no obligar a nadie a hacer algo con lo que no se sienta cómodo. Las personas que aceptan lo que quieres conseguir tienen muchas más probabilidades de obtener mejores resultados.

¿Cómo programar la reunión del proyecto?

Los proyectos tienen diferentes formas y tamaños, pero una cosa que no cambia es la dificultad de reunir a la gente. Doodle te lo pone fácil.

Con Encuesta en grupo podrás anotar todas las reuniones de tu proyecto en la agenda en un abrir y cerrar de ojos. Sólo tienes que seleccionar un intervalo de horas libres y enviarlo a las personas que necesites. Ellos decidirán qué les viene bien y tú tendrás una hora para reunirte.

Con Doodle Professional puedes añadir tu propia marca a las invitaciones de reunión (ideal para proyectos en los que participan clientes), deshacerte de los anuncios y enviar recordatorios para cuando te reúnas.

No te preocupes si te reúnes en línea, con Doodle puedes añadir tu herramienta de videoconferencia favorita y sus enlaces se añadirán automáticamente a las invitaciones que envíes.

Doodle facilita la organización rápida de una reunión de proyecto. Sin correos electrónicos de ida y vuelta, sin más estrés, solo más tiempo libre para que te centres en cosas más importantes. Pruébalo gratis hoy mismo.