¿Qué ocurre en una reunión de proyecto?
Piensa primero en qué fase del proyecto se está celebrando la reunión. Si la reunión está al principio, querrás hacer una ronda de presentaciones y explicar lo que está pasando. Si se trata de una reunión de control, puedes ir directamente al grano.
Una vez hechas las presentaciones y, posiblemente, el ejercicio para romper el hielo, en la primera reunión se hablará del alcance. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuál es el plazo? Una buena forma de gestionar esto es utilizar un sistema de tickets. Puedes crear el proyecto como un ticket maestro con cada parte del mismo configurada como un sub-ticket. Así es muy fácil controlar lo que está pasando.
En cuanto a la reunión en sí, asegúrate de tener una estructura clara. Si se trata de una reunión periódica, asegúrate de que la gente lo sepa y esté preparada. Tendrán preguntas, así que prepárate para responderlas y escuchar ideas que puedan ayudar a mejorar el progreso del proyecto. Puede que tengan cosas que a usted no se le hayan ocurrido.
Pídeles que te den su opinión para asegurarte de que lo que les pides está claro y, si no es así, piensa en cómo aclarar las cosas en futuras sesiones.
Intenta no obligar a nadie a hacer algo con lo que no se sienta cómodo. Las personas que aceptan lo que quieres conseguir tienen muchas más probabilidades de obtener mejores resultados.