Was passiert bei einer Projektbesprechung?
Überlegen Sie zunächst, in welcher Phase des Projekts sich die Besprechung befindet. Wenn die Besprechung am Anfang steht, sollten Sie eine Vorstellungsrunde einlegen und erklären, was passiert ist. Wenn es sich um eine Kontrollbesprechung handelt, können Sie direkt zur Sache kommen.
Nach der Vorstellungsrunde und möglicherweise einem Eisbrecher geht es in der ersten Sitzung um den Umfang. Was muss getan werden? Wer macht es? Was ist die Frist? Die Verwendung eines Ticketsystems ist eine gute Möglichkeit, dies zu verwalten. Sie können das Projekt als Hauptticket erstellen und jeden Teil davon als Unterticket einrichten. Auf diese Weise ist es sehr einfach, den Überblick über den Stand der Dinge zu behalten.
Für die Besprechung selbst sollten Sie eine klare Struktur vorsehen. Wenn es sich um eine regelmäßige Besprechung handelt, müssen die Teilnehmer das wissen und darauf vorbereitet sein. Sie werden Fragen haben, also seien Sie darauf vorbereitet, sie zu beantworten, und hören Sie sich Ideen an, die zur Verbesserung des Projektfortschritts beitragen könnten. Vielleicht haben sie Dinge, an die Sie noch nicht gedacht haben.
Sie sollten auch um Feedback bitten, um sicherzustellen, dass die Aufgaben klar sind, und falls nicht, sollten Sie überlegen, wie Sie die Dinge in künftigen Sitzungen klären können.
Versuchen Sie, niemanden zu etwas zu zwingen, womit er sich nicht wohl fühlt. Menschen, die sich auf das einlassen, was Sie erreichen wollen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit bessere Ergebnisse erzielen.