Was ist eine Projektbesprechung?

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist alles, was man sich darunter vorstellt. Aber in einem geschäftlichen Umfeld wird der Begriff eher zur Beschreibung einer Aufgabe verwendet, die erledigt werden muss. Zum Beispiel könnte ein Produktteam eine neue Funktion entwickeln wollen und dafür ein Projekt erstellen.

Oft arbeiten mehrere Personen zusammen und es kann sich um ein großes Projekt oder mehrere kleinere Projekte handeln, die in einem Endziel gipfeln.

In vielen Unternehmen gibt es eine Mischung aus kurz- und längerfristigen Projekten. Kürzere Projekte könnten vierteljährliche Aufgaben sein, während langfristige Projekte jährliche KPIs sein könnten.

Was passiert bei einer Projektbesprechung?

Überlegen Sie zunächst, in welcher Phase des Projekts sich die Besprechung befindet. Wenn die Besprechung am Anfang steht, sollten Sie eine Vorstellungsrunde einlegen und erklären, was passiert ist. Wenn es sich um eine Kontrollbesprechung handelt, können Sie direkt zur Sache kommen.

Nach der Vorstellungsrunde und möglicherweise einem Eisbrecher geht es in der ersten Sitzung um den Umfang. Was muss getan werden? Wer macht es? Was ist die Frist? Die Verwendung eines Ticketsystems ist eine gute Möglichkeit, dies zu verwalten. Sie können das Projekt als Hauptticket erstellen und jeden Teil davon als Unterticket einrichten. Auf diese Weise ist es sehr einfach, den Überblick über den Stand der Dinge zu behalten.

Für die Besprechung selbst sollten Sie eine klare Struktur vorsehen. Wenn es sich um eine regelmäßige Besprechung handelt, müssen die Teilnehmer das wissen und darauf vorbereitet sein. Sie werden Fragen haben, also seien Sie darauf vorbereitet, sie zu beantworten, und hören Sie sich Ideen an, die zur Verbesserung des Projektfortschritts beitragen könnten. Vielleicht haben sie Dinge, an die Sie noch nicht gedacht haben.

Sie sollten auch um Feedback bitten, um sicherzustellen, dass die Aufgaben klar sind, und falls nicht, sollten Sie überlegen, wie Sie die Dinge in künftigen Sitzungen klären können.

Versuchen Sie, niemanden zu etwas zu zwingen, womit er sich nicht wohl fühlt. Menschen, die sich auf das einlassen, was Sie erreichen wollen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit bessere Ergebnisse erzielen.

Wie planen Sie Ihre Projektbesprechung?

Projekte gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Größen, aber eines bleibt immer gleich: die Schwierigkeit, Menschen zusammenzubringen. Doodle macht es einfach.

Mit Gruppenumfrage können Sie alle Projekttreffen im Handumdrehen in den Terminkalender eintragen. Wählen Sie einfach eine Reihe von Terminen aus, an denen Sie Zeit haben, und senden Sie sie an die Personen, die Sie brauchen. Diese entscheiden dann, wann sie Zeit haben, und Sie haben einen Termin für das Treffen.

Mit Doodle Professional können Sie Einladungen zu Besprechungen mit Ihrem eigenen Branding versehen (ideal für Projekte, an denen Kunden beteiligt sind), Werbung loswerden und Erinnerungen für Besprechungen versenden.

Mit Doodle können Sie Ihr bevorzugtes Videokonferenz-Tool hinzufügen, dessen Links dann automatisch zu allen Einladungen hinzugefügt werden, die Sie versenden.

Doodle macht es einfach, ein Projekttreffen schnell zu organisieren. Kein Hin- und Herschreiben von E-Mails, kein Stress mehr, einfach mehr freie Zeit für Sie, um sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.