Che cos'è una riunione di progetto?

Tempo di lettura: 5 minuti

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Bobby Rae

Aggiornato: 24 ago 2023

You've decided to go solo, but what are the benefits and challenges of being your own boss

Cos'è un progetto?

Per sembrare un po' smielato, un progetto è tutto ciò che si vuole che sia. Ma in un contesto aziendale, tende a essere il termine usato per descrivere un'attività che deve essere svolta. Per esempio, un team di prodotto potrebbe voler creare una nuova funzionalità e creare un progetto per farlo.

Spesso coinvolge più persone che lavorano in collaborazione e può trattarsi di un unico grande progetto o di più progetti più piccoli che culminano in un obiettivo finale.

Molte aziende hanno un mix di progetti a breve e a lungo termine. Quelli più brevi possono essere attività trimestrali, mentre i progetti a lungo termine possono essere KPI annuali.

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Cosa succede in una riunione di progetto?

Iniziate pensando alla fase del progetto in cui si svolge la riunione. Se la riunione è all'inizio, dovrete fare un giro di presentazioni e spiegare cosa sta succedendo. Se si tratta di un check-in, potete andare dritti al punto.

Una volta completate le presentazioni e magari anche un rompighiaccio, la prima riunione deve parlare dell'obiettivo. Cosa deve essere fatto? Chi lo farà? Qual è la scadenza? L'utilizzo di un sistema di ticketing è un buon modo per gestire questo aspetto. È possibile creare il progetto come ticket principale e ogni parte di esso come sotto-ticket. In questo modo è molto facile tenere traccia di ciò che sta accadendo.

Project kick off

Ora, per quanto riguarda la riunione stessa, assicuratevi di avere una struttura chiara. Se si tratta di un check-in regolare, assicuratevi che le persone lo sappiano e siano preparate. Avranno delle domande, quindi siate pronti a rispondere e ad ascoltare le idee che potrebbero contribuire a migliorare l'andamento del progetto. Potrebbero avere idee a cui non avete pensato.

Dovreste anche chiedere un feedback per assicurarvi che ciò che chiedete loro di fare sia chiaro e, in caso contrario, pensare a come chiarire le cose nelle sessioni future.

Cercate di non forzare nessuno a fare qualcosa che non si sente a proprio agio. È molto più probabile che le persone che condividono i vostri obiettivi producano risultati migliori.

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Come si programma la riunione di progetto?

I progetti hanno forme e dimensioni diverse, ma una cosa che rimane invariata è la difficoltà di riunire le persone. Doodle rende tutto più semplice.

Con Sondaggio di gruppo potete mettere in agenda tutte le riunioni del vostro progetto in pochissimo tempo. È sufficiente selezionare una serie di orari in cui si è liberi e inviarla alle persone di cui si ha bisogno. Loro decideranno cosa va bene per loro e voi avrete un orario per incontrarvi.

Con Doodle Professional è possibile aggiungere il proprio marchio agli inviti alle riunioni (ideale per i progetti che coinvolgono i clienti), eliminare gli annunci e inviare promemoria per le riunioni.

Non preoccupatevi se dovete riunirvi online: con Doodle potete aggiungere il vostro strumento di videoconferenza preferito e i suoi link verranno automaticamente aggiunti agli inviti che invierete.

Con Doodle è facile organizzare rapidamente una riunione di progetto. Niente e-mail, niente stress, solo più tempo libero per concentrarsi su cose più importanti. Provatelo gratuitamente oggi stesso.

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