Cosa succede in una riunione di progetto?
Iniziate pensando alla fase del progetto in cui si svolge la riunione. Se la riunione è all'inizio, dovrete fare un giro di presentazioni e spiegare cosa sta succedendo. Se si tratta di un check-in, potete andare dritti al punto.
Una volta completate le presentazioni e magari anche un rompighiaccio, la prima riunione deve parlare dell'obiettivo. Cosa deve essere fatto? Chi lo farà? Qual è la scadenza? L'utilizzo di un sistema di ticketing è un buon modo per gestire questo aspetto. È possibile creare il progetto come ticket principale e ogni parte di esso come sotto-ticket. In questo modo è molto facile tenere traccia di ciò che sta accadendo.
Ora, per quanto riguarda la riunione stessa, assicuratevi di avere una struttura chiara. Se si tratta di un check-in regolare, assicuratevi che le persone lo sappiano e siano preparate. Avranno delle domande, quindi siate pronti a rispondere e ad ascoltare le idee che potrebbero contribuire a migliorare l'andamento del progetto. Potrebbero avere idee a cui non avete pensato.
Dovreste anche chiedere un feedback per assicurarvi che ciò che chiedete loro di fare sia chiaro e, in caso contrario, pensare a come chiarire le cose nelle sessioni future.
Cercate di non forzare nessuno a fare qualcosa che non si sente a proprio agio. È molto più probabile che le persone che condividono i vostri obiettivi producano risultati migliori.