O que é um reunião do projeto?

O que é um projeto?

Para soar um pouco queijoso, um projeto é o que você quiser que ele seja. Mas em um ambiente comercial, tende a ser o termo usado para descrever uma tarefa que precisa ser feita. Por exemplo, uma equipe de produto pode querer construir um novo recurso e criar um projeto para fazê-lo.

Muitas vezes envolve várias pessoas trabalhando em colaboração e pode ser um grande projeto ou vários projetos menores, culminando em um objetivo final.

Muitas empresas terão uma mistura de projetos de curto e longo prazo. Os mais curtos poderão ser tarefas trimestrais, enquanto os projetos de longo prazo poderão ser KPIs anuais.

O que acontece em uma reunião de projeto?

Comece pensando em que estágio do projeto esta reunião está acontecendo. Se a reunião estiver no início, você vai querer fazer uma rodada de apresentações e explicar o que está acontecendo. Se for um check-in, você pode ir direto ao ponto.

Uma vez terminadas as apresentações e possivelmente até mesmo um quebra-gelo, a primeira reunião vai falar sobre o escopo. O que precisa ser feito? Quem está fazendo isso? Qual é o prazo? A utilização de um sistema de ingressos é uma boa maneira de administrar isto. Você pode criar o projeto como um bilhete master com cada parte dele configurada como um sub-ticket. Dessa forma, é muito fácil acompanhar o que está acontecendo.

Agora, para a própria reunião, tenha certeza de ter uma estrutura clara. Se for um check-in regular, certifique-se de que as pessoas saibam disso e que estejam preparadas. Elas terão perguntas, portanto, estejam preparadas para respondê-las e ouvir idéias que possam ajudar a melhorar a forma como o projeto avança. Eles podem ter coisas em que você não pensou.

Você também deve pedir feedback para garantir que o que você está pedindo que eles façam seja claro e, se não for o caso, pense em como você pode esclarecer as coisas em sessões futuras.

Tente não forçar ninguém a fazer algo que não se sinta confortável em fazer. As pessoas que acreditam no que você quer alcançar têm muito mais chances de produzir melhores resultados.

Como você marca sua reunião de projeto?

Os projetos vêm em todas as formas e tamanhos diferentes, mas uma coisa que permanece a mesma é a dificuldade de reunir as pessoas. Doodle facilita a tarefa.

Com Group Poll você pode obter todas as reuniões de seu projeto na agenda em um piscar de olhos. Basta selecionar uma série de vezes que você está livre e enviá-lo para as pessoas que você precisa. Elas decidirão o que funciona para elas e você terá um tempo para se encontrar.

Com Doodle Professional você pode adicionar sua própria marca aos convites para reuniões (ótimo para projetos que envolvem clientes), livrar-se de anúncios e enviar lembretes para quando você estiver se reunindo.

Não se preocupe se você estiver se reunindo on-line, com o Doodle você pode adicionar sua ferramenta favorita de videoconferência e seus links serão automaticamente adicionados a qualquer convite que você enviar.

Doodle facilita a organização rápida de uma reunião de projeto. Sem e-mails para frente e para trás, sem mais estresse, apenas mais tempo livre para que você possa se concentrar em coisas mais importantes. Experimente hoje gratuitamente.