O que acontece em uma reunião de projeto?
Comece pensando em que estágio do projeto esta reunião está acontecendo. Se a reunião estiver no início, você vai querer fazer uma rodada de apresentações e explicar o que está acontecendo. Se for um check-in, você pode ir direto ao ponto.
Uma vez terminadas as apresentações e possivelmente até mesmo um quebra-gelo, a primeira reunião vai falar sobre o escopo. O que precisa ser feito? Quem está fazendo isso? Qual é o prazo? A utilização de um sistema de ingressos é uma boa maneira de administrar isto. Você pode criar o projeto como um bilhete master com cada parte dele configurada como um sub-ticket. Dessa forma, é muito fácil acompanhar o que está acontecendo.
Agora, para a própria reunião, tenha certeza de ter uma estrutura clara. Se for um check-in regular, certifique-se de que as pessoas saibam disso e que estejam preparadas. Elas terão perguntas, portanto, estejam preparadas para respondê-las e ouvir idéias que possam ajudar a melhorar a forma como o projeto avança. Eles podem ter coisas em que você não pensou.
Você também deve pedir feedback para garantir que o que você está pedindo que eles façam seja claro e, se não for o caso, pense em como você pode esclarecer as coisas em sessões futuras.
Tente não forçar ninguém a fazer algo que não se sinta confortável em fazer. As pessoas que acreditam no que você quer alcançar têm muito mais chances de produzir melhores resultados.