Je productiviteit maximaliseren als je op afstand werkt

Als je met iemand uit de vroege jaren 2000 zou praten over werkwijzen, zou die je vrijwel zeker uitlachen als je zou zeggen dat de meeste kantoorbanen op afstand gedaan kunnen worden. Maar het is echt waar. COVID heeft het proces misschien wel versneld, maar veel bedrijven waren al op weg.

De Volkstelling van 2010 in de VS Uit onderzoek bleek dat zo’n 9,5 procent van de mensen op afstand werkte. In 2020 was dat gestegen tot zo’n 44 procent – een stijging van bijna 364 procent. Omdat er nu zoveel meer mensen thuis werken, hebben bedrijven hun werkwijze aangepast. Maar hoe zit het met de werknemers? Hoe maak je de overstap van kantoor naar thuiswerken en blijf je productief? Laten we dat eens bekijken.

De voordelen van thuiswerken

Thuiswerken is al jaren in opmars en het is niet moeilijk te begrijpen waarom. Als je het goed aanpakt, kan het voor zowel werknemers als werkgevers echt een doorbraak betekenen.

Om te beginnen doet flexibiliteit op zich al wonderen voor de tevredenheid van je medewerkers. Door thuis te werken kunnen je medewerkers hun eigen schema’s opstellen en werken zoals ze dat willen – zolang ze maar tijd vrijmaken om af te spreken collega’s en klanten, als dat nodig is. Dit betekent dat ze kunnen werken wanneer ze het productiefst zijn, of dat nu vroeg in de ochtend is of laat in de avond.

Het betekent ook dat ze persoonlijke dingen kunnen regelen als die zich voordoen, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over vrij nemen. Een freelance grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld ’s ochtends thuis werken, overdag wat boodschappen doen en ’s avonds weer aan de slag gaan als de kinderen slapen. Ze kunnen de tijd nemen om klanten ontmoeten terwijl je andere dingen doet.

Nu we het toch over flexibiliteit hebben, mogen we niet vergeten dat thuiswerken over het algemeen de balans tussen werk en privéleven verbetert. In een onderzoek van FlexJobs, 73 procent van de mensen zei dat ze dankzij thuiswerken een betere balans konden vinden tussen werk en privé.

Als je medewerkers thuis kunnen werken, besparen ze tijd en stress door het reizen naar het werk. Ze worden ook niet steeds afgeleid door minder belangrijke dingen, waardoor ze belangrijke taken sneller afkrijgen. Zo hebben ze meer tijd om met familie en vrienden door te brengen, hobby’s uit te oefenen, voorkom een burn-out en zorg goed voor zowel hun lichamelijke als geestelijke gezondheid.

Het is ook voor jou als werkgever een uitkomst. Omdat je geen groot kantoor in het centrum nodig hebt, kun je kosten besparen. Meestal is het ook zo dat mensen die thuis werken eerder inloggen, langer doorwerken en kom wat vaker even langs. Hierdoor kunnen projecten sneller en met een hogere kwaliteit worden afgerond, omdat je medewerkers aan het eind van de dag niet halsoverkop de deur uit rennen om privézaken te regelen.

De uitdagingen van thuiswerken

We hebben het al gehad over de voordelen, dus laten we eerlijk zijn en ook eens kijken welke uitdagingen het met zich mee kan brengen.

Een van de grootste uitdagingen waar je waarschijnlijk tegenaan zult lopen, is het vermogen om productieve vergaderingen plannen. Omdat iedereen op verschillende plekken zit, kan het lastig zijn om ervoor te zorgen dat iedereen erbij blijft. Mensen worden voortdurend afgeleid, praten door elkaar heen en reageren op berichten van collega’s die er niet bij zijn.

Je gaat er ook vanuit dat je medewerkers thuis over een goede technische uitrusting beschikken. Dat gaat niet alleen om de zakelijke spullen, zoals hun laptop, die jij verstrekt, maar ook om een goede internetverbinding en kennis van tools, zoals virtuele whiteboards, om effectief samenwerken.

Zelfs als je dat allemaal voor elkaar krijgt, is er altijd een groter risico op misverstanden. Als iedereen op verschillende locaties zit, kan het lastig zijn om ervoor te zorgen dat iedereen zit op dezelfde golflengte.

Hoe je zo productief mogelijk kunt zijn

Als je de voor- en nadelen tegen elkaar afweegt, hoe kun je er dan voor zorgen dat jij en je team jullie productiviteit tijdens het thuiswerken optimaal benutten?

Zorg er allereerst voor dat je een vaste routine hebt. Als je van kantoor naar thuiswerken overstapt, kun je makkelijk afgeleid raken. Laat je niet verleiden om de hele dag gewoon op de bank te hangen. Maak in plaats daarvan een plan dat je helpt om blijf gefocust en bij de les blijven. Stel bijvoorbeeld een begin- en eindtijd voor je werkdag vast en houd je daar strikt aan.

Probeer zo veel mogelijk te vermijden dat je vanaf de bank of zelfs vanuit je bed werkt. Creëer een vaste werkplek waar je niet afgeleid wordt. Richt bijvoorbeeld een thuiskantoor in met een bureau, een stoel en alle spullen die je nodig hebt om je werk te doen. Het hoeft geen aparte kamer te zijn als je daar geen ruimte voor hebt, maar zorg er wel voor dat het een plek is waar je werk voorrang krijgt. Het moet je ook in staat stellen om vergaderingen inplannen en ze volhouden zonder onderbroken te worden.

Maak optimaal gebruik van technologie. Er zijn ontzettend veel tools en apps die je kunnen helpen productief te blijven als je op afstand werkt. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van Doodle is een geweldige manier om vergaderingen op afstand met collega’s te organiseren, omdat het standaard geïntegreerd is met tools voor videoconferenties. Probeer niet te vasthouden aan hoe je dingen op kantoor deed. Je werkt nu vanuit huis, dus je manier van werken zal anders zijn.

Omgaan met vergaderingen op afstand

Met vergaderingen op afstand Aangezien dit waarschijnlijk je grootste struikelblok is bij het werken op afstand, gaan we eens kijken hoe je het risico kunt beperken en productiever kunt zijn.

Voorbereiding is cruciaal. Dat geldt voor de meeste dingen in het leven, maar als het om vergaderingen gaat – vooral als ze op afstand plaatsvinden – is het echt essentieel. Zorg ervoor dat je elke dag wat tijd vrijmaakt om plan vooruit en denk eens na over de vergaderingen die je hebt, welke informatie je daarvoor nodig hebt en wat je daarvoor moet voorbereiden.

Zorg ervoor dat je betrokken blijft en moedig de anderen in de vergadering aan om dat ook te doen. De verleiding in een vergadering op afstand is het nog veel beter om gewoon achterover te leunen en anderen het woord te laten voeren. Dat leidt niet tot productieve vergaderingen. Stel in plaats daarvan gerust vragen, doe mee aan het gesprek en zorg ervoor dat je je blijft concentreren op de taak die je moet uitvoeren.

Maak er je eigen vervolgacties. Het is onwaarschijnlijk dat je een vergadering verlaat zonder dat je ze op de een of andere manier moet afhandelen. Zorg ervoor dat je alles noteert waarover je meer uitleg nodig hebt, of eventuele actiepunten die je toegewezen hebt gekregen.

Op afstand werken hoeft niet te betekenen dat je minder productief bent. Wees je ervan bewust dat je op een andere manier zult werken, plan vooruit en neem regelmatig even contact op met je team om ervoor te zorgen dat alles op schema ligt. De grotere flexibiliteit voor jou en je team zou tot mooie resultaten moeten leiden.