Is wachttijd de verborgen helftvan je time-to-hire?

Ik heb aan beide kanten van de tafel gezeten, als hiring manager en als kandidaat. Daarbij heb ik geleerd dat het inplannen van sollicitatiegesprekken enorm veel tijd kost. Er wordt flink onderschat hoeveel moeite het kost om het voor beide kanten soepel te laten verlopen.

De kant van de kandidaat telt het zwaarst. Het inplannen is vaak hun eerste echte contact met je bedrijf, en een stroef proces kan ze afschrikken voordat jullie elkaar ooit spreken. Het werkt ook andersom, want het is ook jouw eerste indruk van hen.

Op een gegeven moment viel bij mij het kwartje. Een sollicitatiegesprek inplannen is eigenlijk twee klussen in één: een moment vinden waarop iedereen kan, en een moment dat snel genoeg is om ertoe te doen. Dus vroeg ik me af: welke van die twee remt je werving echt af?

Het inplannen van gesprekken vertraagt werving op twee plekken: de tijd die nodig is om een tijdslot vast te leggen, en hoe ver vooruit dat tijdslot valt. Het Talent Trends-rapport 2026 van Ashby zegt het zonder omwegen:

“Plannen brengt twee verschillende soorten vertraging met zich mee: hoe snel gesprekken worden ingepland en hoe ver vooruit die gesprekken worden geboekt.” En volgens de data “is de wachttijd tot het geplande gesprek meestal het grotere knelpunt.”

De eerste vertraging merken we allemaal. De e-mails, het “kan donderdag?”, het panellid dat pas een dag later reageert. Volgens Ashby bevestigen geautomatiseerde methoden een gesprek met een mediaan van 3,7 uur, tegenover 5 uur bij handmatig heen-en-weer mailen.

De tweede vertraging is stiller. Stel je een tijdslot voor dat binnen een paar minuten is geboekt, maar pas over twaalf dagen valt, omdat dat het eerste gat is dat drie interviewers samen hebben. Niemand deed iets verkeerd, en toch wacht de kandidaat bijna twee weken.

Ondertussen blijft de werkdruk groeien. Het benchmarkrapport van Greenhouse uit maart 2026 is gebaseerd op meer dan 6.000 Noord-Amerikaanse organisaties. Daaruit blijkt dat recruiters in 2025 elk 651 gesprekken inplanden, 128% meer dan in 2022. Het aantal recruiters per organisatie daalde in dezelfde periode met 56%.

Minder mensen plannen veel meer gesprekken in. Elke trage boeking kost dus meer dan vroeger.

Bronnen: Ashby, Talent Trends: Recruiting Operations Benchmarks, 2026 · Greenhouse, The Hire Standard, maart 2026

Het Chartered Management Institute heeft een eenvoudig model voor vergaderingen dat best goed past bij gespreksrondes. Het heet “Do the 3 step”: Plannen, Bijwonen, Opvolgen. Elke stap heeft zijn eigen vertraging. Kies een fase om die te bekijken.

Plannen: hoe plan je een panel in zonder eindeloze ‘allen beantwoorden’-mails?

Je plant een panel sneller in als kandidaten en interviewers kiezen uit tijden die al passen. Geen heen-en-weer gemail. De stap Plannen van het CMI zegt hetzelfde in eigen woorden: “agenda’s vergelijken of datum- en tijdopties aanbieden”, en houd daarbij rekening met tijdzones en werktijden.

De kandidaat ziet een overzichtelijke pagina in de huisstijl van je bedrijf. Jij ziet een bevestigd tijdslot in je agenda.

Bijwonen: wat gebeurt er met kandidaten terwijl ze wachten?

Terwijl een kandidaat op een gespreksdatum wacht, is je proces het enige wat die van je meekrijgt, en juist het wachten valt op. Het Hiring Benchmarks Report 2026 van Employ Inc. is gebaseerd op 6.640 klanten van Jobvite, Lever en JazzHR. Het laat dit patroon zien: “De tijd van sollicitatie tot eerste screeningsgesprek verbeterde van 8,3 dagen in 2024 naar 7,2 dagen in 2025”, terwijl de “time-to-hire licht steeg van 45,7 dagen in 2024 naar 46,2 dagen in 2025.” De voorkant van de funnel werd sneller. Het midden, waar de gespreksrondes zitten, kroop juist omhoog.

Hetzelfde rapport gaf de kandidaatervaring een “2,9 op een schaal van 1 tot 5”. Software en technologie eindigden op de laatste plaats.

Opvolgen: hoe houd je na het gesprek het tempo vast?

Je houdt het tempo vast door de volgende stap te boeken voordat de kandidaat de call verlaat, en door interviewers vaste tijd te geven om hun feedback uit te werken. Elke dag tussen de rondes is weer een dag wachttijd.

Ook het regelwerk achter het opvolgen is zwaar. Creating People Advantage 2026 van BCG en WFPMA is een enquête onder meer dan 7.000 leidinggevenden uit HR en het bedrijfsleven. Daaruit bleek: “65% van de senior leiders ziet HR als een belangrijke aanjager van het bedrijf, maar 51% noemt de administratieve last als grootste obstakel.”

Bronnen: Aptitude Research, 2026 · Employ Inc., 2026 · Greenhouse, kandidatenrapport 2026 · BCG en WFPMA, 2026

Begin met de wachttijd voor één openstaande vacature: meet hoeveel dagen er zitten tussen “laten we een gesprek plannen” en het gesprek zelf. Haal daarna het wachten weg waar jij invloed op hebt. Vul hieronder je eigen cijfers in om het gat te zien.

1. 1.Kies één vacature en tel het gat. Dagen van shortlist tot eerste gesprek, en van de eerste tot de laatste ronde.
2. 2.Zet die vacature over op boekingspagina’s en groepspolls. Houd al het andere hetzelfde, zodat je ziet wat er veranderd is.
3. 3.Stel uren en buffertijd voor interviewers één keer in. Spreek ze af met je panel, zodat de tijden die kandidaten zien ook tijden zijn waar mensen zich aan houden.

Hiervoor heb je geen nieuw proces nodig. Het gaat om één vacature, één boekingspagina en één set uren die je met je panel afspreekt.