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Avete trascorso delle ottime vacanze e state tornando in ufficio a gennaio, entusiasti di sapere cosa porterà il nuovo anno alla vostra azienda. Alla prima riunione si viene accolti con un elenco di propositi per il nuovo anno da parte dei colleghi. Alcuni hanno in programma di perdere peso, altri di padroneggiare finalmente lo spagnolo dopo sei anni di tentativi. C'è un mix di obiettivi grandi e piccoli, pochi dei quali saranno raggiunti.
Quest'anno avete la possibilità di essere diversi. Potete prendere il controllo del vostro calendario, migliorare la vostra produttività e dimostrare ai vostri colleghi che i propositi per il nuovo anno non devono essere promesse vuote.
Abbiamo elaborato alcuni suggerimenti per aiutarvi a mettere il turbo alla vostra gestione del calendario e a prepararvi per un nuovo anno fantastico.
Identificate le vostre priorità
Individuare le proprie priorità è fondamentale per gestire il proprio tempo e per avere la meglio sul calendario. È particolarmente importante per gli imprenditori e i leader. Senza una chiara comprensione di ciò che è importante per voi, può essere facile impantanarsi in attività su cui non è necessario concentrarsi o che non sono in linea con i vostri obiettivi e valori. Questo può portare facilmente a sentirsi esauriti, sopraffatti e improduttivi.
Un modo efficace per capire quali sono le vostre priorità è utilizzare la matrice di Eisenhower. Questo strumento è stato sviluppato dall'ex presidente Dwight D. Eisenhower e viene utilizzato per aiutare le persone a stabilire le priorità dei propri compiti in base al loro livello di importanza e urgenza.
Per utilizzare la matrice di Eisenhower, dovete innanzitutto elencare tutti i vostri compiti e poi suddividerli in quattro categorie:
Importanti e urgenti: Sono le cose che richiedono un'attenzione immediata e che devono essere completate per prime. Ad esempio, affrontare un'emergenza.
Importante ma non urgente: Si tratta di compiti importanti ma che non devono essere portati a termine subito. Ad esempio, la creazione di un piano di sviluppo personale.
Urgenti ma non importanti: Cose che sono urgenti ma non necessariamente importanti per ciò che si vuole ottenere. Le richieste dell'ultimo minuto da parte di altri o le riunioni non essenziali possono rientrare in questa categoria.
Non importante e non urgente: Tutto ciò che rientra in questa categoria di solito può essere eliminato o delegato e non dovrebbe occupare il vostro tempo.
Inserendo tutto ciò che dovete fare in queste categorie, potete comprendere meglio ciò che è importante per voi e allocare il vostro tempo di conseguenza.
Può essere utile anche creare una lista dei valori, ovvero un insieme di principi che si desidera realizzare nella propria vita. Rivedendo regolarmente questo elenco e assicurandovi che i vostri compiti siano in linea con i vostri valori, potrete assicurarvi di utilizzare il vostro tempo in modo significativo e soddisfacente.
Pianificare in anticipo
Pianificare in anticipo è fondamentale per gestire il proprio tempo, questo è ovvio. Tuttavia, è importante anche per un altro motivo: ridurre lo stress.
Uno dei modi migliori per pianificare il futuro è creare un programma. Non è necessario che sia troppo complicato e può essere semplice come elencare i compiti settimanali o bloccare il tempo per assicurarsi di portare a termine le cose. Se dovete incontrare delle persone, la creazione di una Pagina di prenotazione può garantire che l'incontro si allinei con il vostro calendario e che sappiate tutto ciò di cui avete bisogno in anticipo.
Un altro vantaggio di pianificare in anticipo è che si può essere sicuri di essere preparati a tutto. Se si sa cosa sta per succedere, si può avere un'emergenza in caso di imprevisti.
Rimanere organizzati
Sfruttare al meglio il calendario significa essere organizzati. Se siete in grado di vedere cosa avete in programma, potete allocare il tempo in modo efficace.
Un modo per tenere tutto sotto controllo è creare un sistema di archiviazione nella casella di posta. Poiché i calendari della maggior parte delle persone sono collegati alla posta elettronica, la compilazione efficace di una delle due categorie va a vantaggio dell'altra. Alcune categorie possibili sono: appuntamenti, compiti di lavoro e oggetti personali. Se si codificano a colori le diverse categorie, quando si guarda il calendario è facile avere una panoramica di ciò che si sta preparando per un determinato giorno, settimana o mese.
Le migliori pratiche di gestione delle riunioni iniziano prima dell'evento, quindi una cosa essenziale è il decluttering regolare. Ciò potrebbe comportare l'esame del calendario e la cancellazione o la riprogrammazione di attività non più rilevanti. Se lo fate regolarmente, potrete evitare le distrazioni, concentrarvi maggiormente sulle riunioni necessarie e migliorare la produttività generale.
Utilizzare strumenti per risparmiare tempo
La migliore app di gestione del calendario è quella che aiuta a gestire il tempo e a organizzare gli impegni in modo più efficace. Questi strumenti possono andare da semplici strumenti come Doodle che vi aiutano a organizzare rapidamente il tempo con le persone, a strumenti più avanzati come i software di tracciamento del tempo.
Il software di tracciamento del tempo consente di tenere traccia di quanto tempo si dedica a diversi compiti e progetti, il che può aiutare a identificare le aree in cui è possibile snellire il processo o essere più efficienti. Alcuni software dispongono anche di funzioni come la programmazione e la gestione dei progetti, per aiutarvi a rispettare le scadenze.
Fare delle pause
Può sembrare controintuitivo, ma fare pause regolari è essenziale per sfruttare al meglio il proprio tempo. Vi aiuta a rimanere concentrati e a concentrarvi su tutto ciò che dovete fare.
Un procedimento efficace che potreste adottare è la Tecnica del Pomodoro. Si tratta di lavorare per un tempo prestabilito, di solito circa 25 minuti, seguito da una breve pausa di circa cinque minuti. Si ripete questo processo per tutta la giornata, con pause più lunghe dopo ogni quarto "Pomodoro". Questo metodo è utile per evitare il burnout, in quanto consente di riposare e ricaricarsi costantemente. Se si crea una pagina di prenotazione, è possibile creare tempi cuscinetto tra le riunioni e incorporare facilmente questa tecnica.
È anche importante programmare i tempi di pausa nel vostro calendario. Ad esempio, si può mettere da parte del tempo per il pranzo o per fare una passeggiata per prendere un po' d'aria fresca tra un compito e l'altro. Se si inseriscono le pause nel calendario, è molto più probabile che le si faccia.
Così, mentre i vostri colleghi parlano di propositi per il nuovo anno con scarse o nulle possibilità di successo, voi potete concentrarvi su ordinare il calendario, anticipare i tempi e prepararvi a un anno di grande successo.
