नया प्रोग्राम शुरू होने मेंछह महीने क्यों लग जाते हैं?

अपने करियर की शुरुआत में मैं एक बड़ी, पारंपरिक ब्लू-चिप कंपनी में टेक कंसल्टिंग में था। क्लाइंट और प्रोजेक्ट के हिसाब से मेरी भूमिकाएँ बदलती रहती थीं। कभी मैं बिड टीम में होता, कभी डिलीवरी में, और कभी अपनी कंपनी और क्लाइंट के एग्ज़िक्यूटिव्स से भरी किसी बिल्डिंग में, जहाँ मैं उन इन्वेंटरी और बिज़नेस प्रक्रियाओं को संभालने में मदद करता था जिनका असर हमारे मुनाफ़े पर (और हमारे क्लाइंट के मुनाफ़े पर) पड़ता था।

भूमिका या प्रोजेक्ट कोई भी हो, एक बात हमेशा एक जैसी रहती थी: अहम स्टेकहोल्डर्स को एक कमरे में लाने में, और उस ख़ास मीटिंग में सबकी हाज़िरी पक्की करने में लगने वाला समय। उन दिनों हम ज़्यादातर दिन ऑफिस में होते थे, या तो क्लाइंट की साइट पर या उनके ऑफिस के बगल में। पर जब सब एक ही बिल्डिंग में होते थे, तब भी उन ज़रूरी मीटिंग्स को शेड्यूल करना सच में एक चुनौती था।

दूसरी सबसे असरदार चीज़ थी बड़े प्रोग्राम को असल में शुरू करने में लगने वाला समय। किसी बड़ी चीज़ को ज़मीन पर उतारने के लिए कितनी मीटिंग्स चाहिए, इसे गिनिए। इनमें ज़्यादातर एग्ज़िक्यूटिव स्पॉन्सर और अहम स्टेकहोल्डर होते हैं, जिनके कैलेंडर बहुत भरे रहते हैं। तब आप देख सकते हैं कि समय कितनी तेज़ी से बढ़ता जाता है।

आगे पढ़िए: शुरुआत में लगने वाले समय के बारे में रिसर्च क्या कहती है, इंतज़ार की कीमत क्या है, प्रोजेक्ट मोबिलाइज़ेशन के शुरुआती हफ़्तों पर CMI का नज़रिया, और पहले महीने का एक उदाहरण, जिसे आप अपना सकते हैं।

ज़्यादातर स्पॉन्सर जितना सोचते हैं, उससे ज़्यादा। KPMG के Transforming the Enterprise 2026 सर्वे में, जिसमें 20 देशों के 1,750 वरिष्ठ ट्रांसफ़ॉर्मेशन लीडर्स शामिल थे, पाया गया कि सिर्फ़ 12% संगठन तीन महीने के भीतर कोई नई पहल शुरू कर पाते हैं, और आधे से ज़्यादा को छह महीने या उससे ज़्यादा लगते हैं।

इस समय का कुछ हिस्सा मंज़ूरियों और बजट में जाता है। कुछ हिस्सा लोगों को एक साथ लाने में, और यह हिस्सा मुश्किल होता जा रहा है। Atlassian की State of Teams 2026 रिपोर्ट में 87% नॉलेज वर्कर्स ने कहा कि जब सब काम निपटाने में जुटे हों, तो उनके पास तालमेल बिठाने का समय या गुंजाइश नहीं रहती।

मुश्किल यह है कि नए प्रोग्राम को किन लोगों की ज़रूरत होती है। वरिष्ठ स्पॉन्सर, व्यस्त टीम लीड और कंपनी के बाहर के पार्टनर, यही वे लोग हैं जिनके पास सबसे कम समय होता है, और उनके बिना किकऑफ़ हो ही नहीं सकता।

स्रोत: KPMG International, Transforming the Enterprise 2026 · Atlassian Teamwork Lab, State of Teams 2026

फ़ायदा देर से मिलना शुरू होता है। मंज़ूरी और पहली डिलीवरी के बीच का हर हफ़्ता ऐसा हफ़्ता है, जिसमें बिज़नेस केस से कोई रिटर्न नहीं मिल रहा।

KPMG की रिपोर्ट इसके पीछे का पैटर्न बताती है: “अमल अक्सर अब भी हाथ से किए जाने वाले तालमेल और मंज़ूरी की कई परतों पर निर्भर रहता है।” किसी प्रोग्राम के शुरुआती हफ़्तों में, हाथ से होने वाले इस तालमेल का बड़ा हिस्सा उन लोगों के लिए समय ढूँढना होता है, जिन्हें प्लान पर सहमति देनी है।

पार्टनर एक और परत जोड़ देते हैं। कंसल्टेंट, वेंडर और एजेंसियाँ अपने-अपने कैलेंडर पर चलते हैं, इसलिए हर किकऑफ़ और वर्कशॉप के लिए ऐसा समय चाहिए जो दो-तीन संगठनों के लिए ठीक हो।

मेरी राय में, मोबिलाइज़ेशन किसी प्रोग्राम की रफ़्तार की पहली असली परीक्षा है। प्लान कितना भी बढ़िया हो, अगर पहली मीटिंग्स बुक होने में ही एक महीना लग जाए, तो सब यही सीखते हैं कि यह प्रोग्राम धीरे चलता है।

प्रोजेक्ट मैनेज करने पर Chartered Management Institute की गाइड पाँच चरण बताती है: शुरुआत, प्लानिंग, अमल, निगरानी और समापन। मोबिलाइज़ेशन पहले दो चरणों में फैला होता है, किकऑफ़ मीटिंग से लेकर एक तय प्लान तक। पिछड़ते प्रोजेक्ट के लिए गाइड कहती है कि “तैयारी करके आए लोगों के साथ कसकर चलाई गई मीटिंग, उस मीटिंग से तेज़ होती है जिसमें लोगों को एजेंडा वहाँ पहुँचकर मिलता है।”

पहले चार हफ़्ते कुछ इस तरह चल सकते हैं। यह अपने हिसाब से ढालने लायक एक उदाहरण है, कोई बेंचमार्क नहीं। कोई एक हफ़्ता चुनें और देखें कि किसे मिलना है और क्या मदद करता है।

हर प्रोग्राम में ब्योरा अलग होगा। अपनाने लायक आदत यह है: हर हफ़्ते की मीटिंग्स उस हफ़्ते के शुरू होने से पहले बुक कर लें।

स्रोत: CMI, How can you manage processes and projects to get results?

यह पहली मीटिंग्स से बार-बार की आगे-पीछे वाली बातचीत हटा देता है, कंपनी के अंदर भी और बाहर भी।

1. 1.कोर टीम के लिए Find Time। देखें कि स्पॉन्सर और लीड कब खाली हैं, और वह पहला स्लॉट बुक करें जो सबके लिए ठीक हो। Find Time, Team और Enterprise प्लान में मिलता है।
2. 2.पार्टनर्स के लिए ग्रुप पोल और साइन-अप शीट। कंसल्टेंट, वेंडर और एजेंसियाँ वर्कशॉप के समय पर वोट करते हैं, या तय सीटों वाले किसी ऑनबोर्डिंग सेशन के लिए साइन अप करते हैं। किसी को अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
3. 3.प्रोग्राम के ऑफिस आवर्स के लिए बुकिंग पेज। सवाल प्रोग्राम लीड की असली उपलब्धता के हिसाब से तय स्लॉट में आते हैं।
4. 4.रोज़ के काम के लिए सुरक्षित समय। अपने-आप मना करने की सेटिंग के साथ फ़ोकस टाइम, और मीटिंग के घंटे, प्रोग्राम की मीटिंग्स को सबका पूरा हफ़्ता घेरने से रोकते हैं।

उन लोगों का क्या, जो अपने रोज़ के काम के साथ-साथ प्रोग्राम पर भी काम करते हैं?

ज़्यादातर लोग ऐसे ही होते हैं। प्रोजेक्ट्स में हिस्सा लेने पर CMI की गाइड सुझाती है कि “ऐसे समय तय करें जिनमें रुकावट आ सकती है, और ऐसे भी जिनमें नहीं”, और फ़ोकस टाइम ठीक यही करता है: एक ऐसा ब्लॉक, जिससे टकराने वाले इनवाइट आपके लिखे मैसेज के साथ मना हो जाते हैं।

मेरे लिए, किकऑफ़ का जोश ठंडा पड़ने के बाद यही सुरक्षा प्रोग्राम को चलाए रखती है। लोग प्रोग्राम पर ध्यान दे पाते हैं, क्योंकि उनके हफ़्ते का बाकी हिस्सा अब भी उनका अपना होता है।

स्रोत: CMI, Participating in projects