Perché a un nuovo programma servonosei mesi per mettersi in moto?

All’inizio della mia carriera lavoravo nella consulenza tecnologica per una grande azienda blue chip di stampo tradizionale. Il mio ruolo cambiava a seconda del cliente e del progetto. A volte ero nel team che preparava le offerte, a volte nella delivery, e altre volte mi trovavo in un edificio pieno di dirigenti della mia azienda e del cliente, ad aiutare a gestire gli inventari e i processi aziendali che incidevano sui nostri risultati (e su quelli del cliente).

Qualunque fosse il ruolo o il progetto, una cosa non cambiava mai: il tempo necessario per riunire nella stessa stanza gli stakeholder importanti, e per avere tutti presenti proprio a quella riunione. All’epoca eravamo in ufficio quasi tutti i giorni, presso il cliente o in un ufficio accanto al suo. Eppure, anche con tutti nello stesso edificio, fissare quelle riunioni cruciali restava una vera impresa.

La seconda variabile più importante era il tempo reale necessario per avviare i grandi programmi. Moltiplica il numero di riunioni che servono per far decollare un progetto importante, di solito con sponsor di alto livello e stakeholder chiave dalle agende fittissime, e vedrai quanto in fretta si accumula il tempo.

In questo articolo: cosa dicono le ricerche sui tempi di lancio, quanto costa l’attesa, il punto di vista del CMI sulle prime settimane di mobilitazione di un progetto e un esempio di primo mese da prendere in prestito.

Più di quanto si aspetti la maggior parte degli sponsor. L’indagine Transforming the Enterprise 2026 di KPMG, condotta su 1.750 responsabili senior della trasformazione in 20 paesi, ha rilevato che solo il 12% delle organizzazioni riesce a lanciare una nuova iniziativa entro tre mesi, e più della metà ha bisogno di sei mesi o più.

Una parte di quel tempo se ne va in approvazioni e budget. Un’altra serve a mettere insieme le persone, ed è quella che sta diventando più difficile. Lo State of Teams 2026 di Atlassian ha rilevato che l’87% dei lavoratori della conoscenza dice che, con tutti concentrati sull’esecuzione, manca il tempo o la capacità per coordinarsi.

Il punto delicato è di chi ha bisogno un nuovo programma. Sponsor senior, responsabili di team sempre impegnati e partner esterni all’azienda sono proprio le persone con meno tempo a disposizione, e senza di loro il kick-off non può partire.

Fonti: KPMG International, Transforming the Enterprise 2026 · Atlassian Teamwork Lab, State of Teams 2026

Il valore arriva in ritardo. Ogni settimana tra l’approvazione e la prima consegna è una settimana in cui il business case non sta ripagando l’investimento.

Il report di KPMG descrive lo schema che c’è dietro: «l’esecuzione dipende spesso ancora da un coordinamento manuale e da più livelli di approvazione». Nelle prime settimane di un programma, gran parte di quel coordinamento manuale consiste nel trovare orari per le persone che devono concordare il piano.

I partner aggiungono un altro livello. Consulenti, fornitori e agenzie seguono i propri calendari, quindi ogni kick-off e ogni workshop ha bisogno di un orario che vada bene a due o tre organizzazioni.

Secondo me, la mobilitazione è il primo vero banco di prova del ritmo di un programma. Il piano può essere eccellente, ma se per fissare le prime riunioni ci vuole un mese, tutti capiscono che questo programma va a rilento.

La guida del Chartered Management Institute alla gestione dei progetti individua cinque fasi: avvio, pianificazione, realizzazione, monitoraggio e chiusura. La mobilitazione copre le prime due, dalla riunione di kick-off a un piano concordato. Per un progetto in ritardo, la guida osserva che «una riunione ben condotta con partecipanti preparati è più rapida di una in cui le persone ricevono l’ordine del giorno all’arrivo».

Ecco un possibile svolgimento delle prime quattro settimane. È un esempio da adattare, non un benchmark. Scegli una settimana per vedere chi deve incontrarsi e cosa aiuta.

I dettagli cambieranno per ogni programma. L’abitudine da copiare è fissare le riunioni di ogni settimana prima che quella settimana inizi.

Fonte: CMI, How can you manage processes and projects to get results?

Elimina il botta e risposta dalle prime riunioni, dentro e fuori l’azienda.

1. 1.Find Time per il team principale. Vedi quando sponsor e responsabili sono liberi e prenota il primo slot utile. Find Time è disponibile nei piani Team ed Enterprise.
2. 2.Sondaggi di gruppo e fogli di iscrizione per i partner. Consulenti, fornitori e agenzie votano gli orari dei workshop, o si iscrivono a una sessione di onboarding con un numero fisso di posti. Nessuno ha bisogno di un account.
3. 3.Pagine di prenotazione per gli orari di ricevimento del programma. Le domande arrivano in slot fissi, in base alla disponibilità reale del responsabile del programma.
4. 4.Tempo protetto per il lavoro di tutti i giorni. Il tempo di concentrazione con rifiuto automatico e gli orari delle riunioni evitano che le riunioni del programma si prendano la settimana di tutti.

E chi lavora al programma oltre al proprio lavoro di tutti i giorni?

Quasi tutti, in realtà. La guida del CMI sulla partecipazione ai progetti suggerisce di «stabilire momenti in cui si può essere interrotti e momenti in cui no», e il tempo di concentrazione fa esattamente questo: un blocco in cui gli inviti sovrapposti vengono rifiutati con un messaggio scritto da te.

Per me, è questa protezione a far andare avanti un programma quando l’entusiasmo del kick-off si affievolisce. Le persone possono dedicare attenzione al programma perché il resto della loro settimana è ancora loro.

Fonte: CMI, Participating in projects