Por que um novo programa levaseis meses para sair do papel?

No começo da minha carreira, trabalhei com consultoria de tecnologia em uma grande empresa tradicional, daquelas de primeira linha. As minhas funções mudavam conforme o cliente e o projeto. Às vezes eu estava na equipe de propostas, às vezes na entrega, e em outras ocasiões ficava em um prédio cheio de executivos da minha empresa e do cliente, ajudando a gerir os estoques e os processos de negócio que afetavam o nosso resultado financeiro (e o do cliente).

Não importava a função ou o projeto, uma coisa se repetia: o tempo que levava para reunir os principais stakeholders na mesma sala, e com casa cheia naquela reunião específica. Naquela época, a gente ia ao escritório quase todos os dias, fosse no próprio cliente ou num escritório ao lado do dele. Mas, mesmo com todo mundo no mesmo prédio, agendar essas reuniões decisivas continuava sendo um grande desafio.

A segunda variável de maior impacto era o tempo real que os grandes programas levavam para começar. Multiplique o número de reuniões necessárias para tirar algo grande do papel, normalmente com patrocinadores executivos e stakeholders importantes de agenda lotada, e dá para ver o tempo se acumulando bem rápido.

A seguir: o que as pesquisas dizem sobre o tempo de lançamento, quanto custa a espera, a visão do CMI sobre as primeiras semanas da mobilização de projetos e um exemplo de primeiro mês que você pode aproveitar.

Mais do que a maioria dos patrocinadores espera. A pesquisa Transforming the Enterprise 2026 da KPMG, com 1.750 líderes seniores de transformação em 20 países, mostrou que só 12% das organizações conseguem lançar uma nova iniciativa em até três meses, e mais da metade precisa de seis meses ou mais.

Parte desse tempo vai para aprovações e orçamentos. Outra parte vai para reunir as pessoas, e essa parte está ficando mais difícil. O State of Teams 2026 da Atlassian mostrou que 87% dos trabalhadores do conhecimento dizem que, com todo mundo no modo execução, falta tempo ou capacidade para se coordenar.

O ponto delicado é de quem um novo programa precisa. Patrocinadores seniores, líderes de equipe atarefados e parceiros de fora da empresa são justamente as pessoas com menos tempo livre, e o kickoff não acontece sem elas.

Fontes: KPMG International, Transforming the Enterprise 2026 · Atlassian Teamwork Lab, State of Teams 2026

O valor chega atrasado. Cada semana entre a aprovação e a primeira entrega é uma semana em que o business case não está se pagando.

O relatório da KPMG descreve o padrão por trás disso: “a execução muitas vezes ainda depende de coordenação manual e de várias camadas de aprovação”. Nas primeiras semanas de um programa, boa parte dessa coordenação manual é encontrar horários para as pessoas que precisam aprovar o plano.

Os parceiros acrescentam mais uma camada. Consultorias, fornecedores e agências seguem as próprias agendas, então cada kickoff e cada workshop precisa de um horário que sirva para duas ou três organizações.

Na minha visão, a mobilização é o primeiro teste de verdade do ritmo de um programa. O plano pode ser excelente, mas, se as primeiras reuniões levam um mês para ser agendadas, todo mundo aprende que esse programa anda devagar.

O guia de gestão de projetos do Chartered Management Institute define cinco fases: iniciação, planejamento, implementação, monitoramento e encerramento. A mobilização abrange as duas primeiras, da reunião de kickoff até um plano aprovado. Para um projeto que está atrasando, o guia observa que “uma reunião bem conduzida, com participantes preparados, é mais rápida do que uma em que as pessoas recebem a pauta ao chegar”.

Veja uma forma de conduzir as quatro primeiras semanas. É um exemplo para adaptar, não um benchmark. Escolha uma semana para ver quem precisa se reunir e o que ajuda.

Os detalhes vão mudar de um programa para outro. O hábito que vale copiar é agendar as reuniões de cada semana antes de ela começar.

Fonte: CMI, How can you manage processes and projects to get results?

Ele tira o vaivém das primeiras reuniões, dentro e fora da empresa.

1. 1.Find Time para a equipe principal. Veja quando patrocinadores e líderes estão livres e agende o primeiro horário que funciona. O Find Time está nos planos Team e Enterprise.
2. 2.Enquetes de grupo e folhas de inscrição para os parceiros. Consultorias, fornecedores e agências votam nos horários dos workshops ou se inscrevem em uma sessão de onboarding com número fixo de vagas. Ninguém precisa de conta.
3. 3.Páginas de agendamento para os horários de atendimento do programa. As dúvidas vão para horários fixos, dentro da disponibilidade real do líder do programa.
4. 4.Tempo protegido para o trabalho do dia a dia. O tempo de foco com recusa automática e os horários de reunião impedem que as reuniões do programa tomem conta da semana de todo mundo.

E quem trabalha no programa sem deixar o trabalho do dia a dia?

É o caso da maioria. O guia do CMI sobre participação em projetos sugere “definir períodos em que se pode e em que não se pode ser interrompido”, e o tempo de foco faz exatamente isso: um bloco em que os convites em conflito são recusados com uma mensagem escrita por você.

Para mim, é essa proteção que mantém um programa andando depois que a energia do kickoff passa. As pessoas conseguem dar atenção ao programa porque o resto da semana continua sendo delas.

Fonte: CMI, Participating in projects