Tipps und Tricks für die Planung von Sitzungen an einem entfernten Arbeitsplatz

1966 veröffentlichte The Futurist einen Newsletter, in dem Vorhersagen über das Leben in den 2020er Jahren gemacht wurden. Von Hausfrauen, die per Videotelefonie einkaufen, bis hin zu Menschen, die dafür bezahlt werden, nicht zu arbeiten, weil Maschinen dies überflüssig machen, kommen einige Vorschläge einem optimistischen Vergleich mit George Orwells 1984 nahe.

So sehr uns die Technik in den letzten Jahren auch geholfen hat, die Arbeit hat sie nicht abgeschafft. Sie hat sie jedoch erleichtert, und die Fernarbeit ist nur eine der Möglichkeiten dazu. Einem Bericht von Remote.com zufolge planen zwei Drittel der US-Unternehmen, in den nächsten fünf Jahren Fernarbeit oder flexible Arbeitsmodelle anzubieten.

Flexibles Arbeiten ist hervorragend geeignet, um die Produktivität und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern, aber wie stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Team in Kontakt bleiben, effektive Entscheidungen treffen und Geschäftsergebnisse erzielen? Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Planung von Besprechungen mit externen Mitarbeitern.

Beginnen wir mit der Terminplanung

Wenn es um die Zeitplanung an einem entfernten Arbeitsplatz geht, kann nicht unterschätzt werden, wie wichtig eine klare Kommunikation ist.

Legen Sie einen einheitlichen Zeitplan für Besprechungen fest. Wenn alle Mitarbeiter von überall auf der Welt aus arbeiten, können Sie durch regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team sicherstellen, dass Sie über den aktuellen Stand der Dinge informiert sind, und die Planung und Entscheidungsfindung erleichtern. Wiederkehrende Besprechungen müssen nicht schwierig zu planen sein. Finden Sie einen Termin, der allen passt, und planen Sie ihn frühzeitig, damit die Teilnehmer ihn in ihre Wochen einplanen können. Auf diese Weise weiß jeder, wann er mit einem Treffen rechnen muss, die Zahl der Anfragen in letzter Minute sinkt und alle kommen vorbereitet.

Wählen Sie das Videokonferenz-Tool für Sie aus. Es gibt viele verschiedene virtuelle Meeting-Plattformen, von Zoom bis Google Meet. Jede von ihnen bietet unterschiedliche Funktionen. Wählen Sie also diejenige aus, die am besten zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt, einfach zu bedienen ist und sich in Ihren Arbeitsablauf integrieren lässt.

Nutzen Sie Terminplanungs-Apps. Tools wie Doodle können Ihnen bei der Planung von Besprechungen helfen und das Hin- und Herschieben von E-Mails bei der Suche nach einem Termin, der für alle passt, reduzieren. Als Manager können Sie beispielsweise eine Buchungsseite erstellen, die es Ihrem Team ermöglicht, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, aber nur, wenn Sie frei sind.

Zeitzonen-Erkennung Mit Teammitgliedern in verschiedenen Teilen der Welt ist es wichtig, die verschiedenen Zeitzonen zu kennen. Doodle kann dies automatisch tun und so die Terminplanung noch reibungsloser gestalten. Machen Sie eine Umfrage und sehen Sie, wie einfach es ist.

Jetzt ist es an der Zeit, sich vorzubereiten

Sie haben Ihre Besprechungen geplant, aber wie stellen Sie sicher, dass sie zu Ergebnissen führen? Ein reibungsloser und effizienter Ablauf ist für die Förderung des Wachstums von entscheidender Bedeutung.

Haben Sie eine klare Tagesordnung. Nehmen Sie sich vor jeder Besprechung etwas Zeit für die Planung und Erstellung einer klaren Tagesordnung, die den Zweck und die Ziele der Besprechung umreißt. Darin sollten Sie festlegen, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Themen aufwenden wollen, und diese nach Priorität auflisten, damit das Wesentliche abgedeckt ist. Dies wird dazu beitragen, das Treffen auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

Halten Sie Ablenkungen auf ein Minimum. In einer entfernten Arbeitsumgebung kann es leicht passieren, dass man sich ablenken lässt. Sie können diese auf verschiedene Weise minimieren. Ziehen Sie in Erwägung, die Teilnehmer stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, und ermutigen Sie die Teilnehmer, virtuelle Hintergründe zu verwenden, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie sagen, und nicht auf das, was hinter ihnen geschieht.

Teilen Sie Notizen und Sitzungsprotokolle. Wenn Sie mit Ihrem Team zusammenkommen, sollten Sie immer dafür sorgen, dass jemand ein Protokoll führt. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung von Aktionspunkten, die nach der Besprechung erledigt werden müssen. Nach jeder Sitzung sollten Sie diese Notizen an alle Teilnehmer weitergeben. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind, Zugang zu den besprochenen Informationen haben und notwendige Folgemaßnahmen ergriffen werden können.

Verwenden Sie Umfragen. Für die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist es wichtig, dass sie sich wertgeschätzt fühlen. In Meetings sollten Sie sicherstellen, dass sie sich engagieren. Sie können zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem Sie in Ihren Gruppensitzungen Umfragen durchführen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Feedback zu erhalten und die Meinung Ihres Teams zu erfahren, und mit vielen Videokonferenz-Tools ist es einfach, dies sofort zu tun.

Wenn das Fundament steht, bauen Sie.

Fernarbeit hat viele Vorteile. Sie ermöglicht mehr Flexibilität, verbessert die Work-Life-Balance und kann den Mitarbeitern helfen, produktiv zu bleiben. Allerdings kann es für die Mitarbeiter schwieriger werden, persönliche Beziehungen zu ihren Kollegen aufzubauen und zu pflegen. Es gibt einige Dinge, die Sie als Manager tun können, um Ihr Team zusammenzubringen.

Virtuelle Kaffeepausen Sorgen Sie dafür, dass sich nicht alle Sitzungen um die Arbeit drehen. Planen Sie virtuelle Kaffeepausen oder Sitzungen ein, in denen die Teammitglieder zusammenkommen und sich informell unterhalten können. Dies ist nicht nur eine gute Möglichkeit, die Kameradschaft zu fördern, sondern kann auch positive Auswirkungen auf das Geschäft haben. Zum Beispiel könnten sich die Mitarbeiter dadurch wohler fühlen, wenn sie sich an ihre Kollegen wenden und Fragen stellen, bei denen sie vorher vielleicht gezögert haben. In einem größeren Rahmen und wenn möglich, versuchen Sie, die Leute persönlich zu einer sozialen Aktivität wie Bowling oder Abendessen zusammenzubringen. Sie können eine Schnellumfrage machen, um einen Termin zu finden, der allen passt.

Teambildungsübungen Überlegen Sie sich, ob Sie teambildende Übungen in Ihre virtuellen Treffen einbauen wollen. Es muss nicht unbedingt etwas sein, das viel Planung erfordert, aber ein schneller Eisbrecher kann den Teilnehmern helfen, sich ein wenig entspannter zu fühlen, bevor sie zur Sache kommen. Dies kann eine unterhaltsame Art sein, die Zusammenarbeit zu fördern - sogar in einer Arbeitsumgebung, in der man von zu Hause aus arbeitet.

Nonverbale Hinweise. In virtuellen Meetings kann es schwieriger sein, nonverbale Hinweise zu erkennen. Während der COVID-19-Pandemie hat die so genannte "Zoom-Müdigkeit" exponentiell zugenommen. Achten Sie bei virtuellen Sitzungen auf die Körpersprache und den Tonfall. Wenn Sie bemerken, dass jemand ein wenig gestresst oder nicht ganz bei sich zu sein scheint, sprechen Sie ihn an.

Regelmäßige Besprechungen Besprechungen mit Mitarbeitern sind wichtig - vor allem in einer entfernten Umgebung. Planen Sie regelmäßige 1:1-Gespräche mit Ihrem Team. Dies ist eine gute Möglichkeit, den Kontakt zwischen allen Beteiligten aufrechtzuerhalten und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie gehört und geschätzt werden.