Die Bedeutung der Aufstellung von Tagesordnungen für Sitzungen

Wie oft haben Sie schon in einer Besprechung gesessen und sich über die mangelnde Organisation und das ständige Hin und Her der verschiedenen Themen geärgert? Nun, da sind Sie nicht allein. Laut Insider gehen in Amerika jedes Jahr 37 Milliarden Dollar durch unproduktive Besprechungen verloren. Das macht etwa ein Drittel oder 3,6 Millionen pro Tag aus.

Das Verrückte daran ist, dass es nicht so sein muss. CEOs, Führungskräfte und Unternehmer haben bereits eine hohe Nachfrage nach ihrer Zeit, so dass es dumm ist, wenn sie ihre Zeit nicht effektiv mit einer Agenda verwalten. Wenn Sie eine Agenda festlegen, können Sie sicherstellen, dass sich die Besprechungen auf das Wesentliche konzentrieren, auf dem richtigen Weg bleiben, zu besseren Entscheidungen beitragen und produktiv sind.

Die Vorteile der Festlegung einer Tagesordnung

Einer der besten Vorteile einer Tagesordnung für Sitzungen ist die erhöhte Produktivität. Ein klarer Plan hilft allen, sich zu konzentrieren und auf dem richtigen Weg zu bleiben. Das bedeutet, dass weniger Zeit mit dem Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Themen vergeudet wird und mehr Zeit für das Erreichen der Ziele der Sitzung zur Verfügung steht.

Aber die gesteigerte Produktivität ist nicht der einzige Vorteil, denn eine Tagesordnung hilft auch beim Zeitmanagement. Indem Sie die zu besprechenden Punkte und die dafür vorgesehene Zeit festlegen, können Sie sicherstellen, dass die Besprechung innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens stattfindet. Dies ist besonders wichtig für vielbeschäftigte Führungskräfte und Unternehmer, die viel zu tun haben und es sich nicht leisten können, Stunden in Besprechungen zu verbringen. Das Zeitmanagement kann auch von einem Terminplanungswerkzeug wie Doodle profitieren. Wenn Sie eine Umfrage machen, können Sie die Leute innerhalb von Minuten zusammenbringen, ohne viele E-Mails hin und her zu schicken.

Sie sollten auch feststellen, dass die Festlegung einer Tagesordnung die Konzentration und Klarheit verbessern kann. Wenn die zu behandelnden Themen klar umrissen sind, kann sich jeder vorbereiten und zur Sitzung kommen, um zu diskutieren und seinen Beitrag zu leisten. Das ist sehr wichtig, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Themen übersehen werden.

Ineffektive Kommunikation ist oft die Ursache für viele Probleme, die in Sitzungen auftreten, aber mit einer klaren Tagesordnung lässt sich dieses Problem überwinden. Wenn Sie die Themen in der Reihenfolge ihrer Behandlung auflisten, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. CEOs finden dies besonders hilfreich, wenn sie große Sitzungen abhalten oder für Teams, die aus der Ferne arbeiten.

Wie erstellt man eine effektive Tagesordnung?

Sie haben also beschlossen, eine Tagesordnung für Ihre Sitzungen aufzustellen. Großartig! Aber wo fangen Sie an? Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Legen Sie den Zweck und die Ziele der Sitzung fest. Bevor Sie mit der Aufstellung einer Tagesordnung beginnen können, müssen Sie wissen, was Sie erreichen wollen. Überlegen Sie, was besprochen werden muss und welche Entscheidungen getroffen werden müssen. Denken Sie daran, dass nicht alles auf der Stelle entschieden werden muss. Auf diese Weise können Sie bestimmen, welche Punkte Sie aufnehmen und wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen.

Laden Sie die notwendigen Teilnehmer ein. Achten Sie darauf, alle Personen einzuladen, die an der Diskussion teilnehmen müssen oder die von den getroffenen Entscheidungen betroffen sein werden. Es ist auch eine gute Idee, die Tagesordnung im Voraus an alle Teilnehmer zu schicken, damit sie vorbereitet kommen können.

Legen Sie die Dauer der Besprechung fest. Schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie benötigen, um alle Punkte der Tagesordnung zu behandeln. Wenn Sie viel zu besprechen haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine längere Besprechung zu planen oder die Besprechung auf mehrere Sitzungen aufzuteilen. Ein Tool wie Doodle hilft Ihnen dabei, eine Zeit zu finden, die für alle Beteiligten passt.

Ordnen Sie die Themen nach Priorität, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Themen zuerst besprochen werden, falls Ihnen die Zeit davonläuft. Sie können auch in Erwägung ziehen, ähnliche Themen zu gruppieren, um Dinge mit geringerer Priorität gleichzeitig zu erledigen und die Sitzung kohärenter zu gestalten.

Pausen einplanen und Flexibilität zulassen. Es ist wichtig, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich die Beine zu vertreten und sich neu zu konzentrieren, daher sollten Sie Pausen in Ihre Tagesordnung aufnehmen. Außerdem ist es eine gute Idee, etwas Flexibilität im Zeitplan zu lassen, falls etwas Wichtiges zur Sprache kommt, das besprochen werden muss.

Zusätzlich zu all diesen Tipps sollten Sie bereit sein, die Tagesordnung bei Bedarf anzupassen. Und vergessen Sie nicht, Ihre Tagesordnungen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Bedürfnissen Ihres Teams entsprechen. Als Geschäftsführer oder Unternehmer ist Zeit kostbar, und Sie wollen sie nicht mit veralteten Tagesordnungen verschwenden.

Wie bleiben Sie dabei?

Sie haben Ihre Tagesordnung und sind zuversichtlich, was die Sitzung angeht, aber wie stellen Sie sicher, dass sich alle daran halten?

Bestimmen Sie einen Moderator. Ziehen Sie in Erwägung, jemanden zu ernennen, der die Besprechung moderieren kann. Diese Person kann dazu beitragen, das Gespräch auf Kurs zu halten, unnötige Nebengespräche zu unterbinden und sicherzustellen, dass alle Punkte der Tagesordnung behandelt werden.

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer ihre Gedanken äußern können, aber es ist auch wichtig, beim Thema zu bleiben. Ermutigen Sie alle, sich zu äußern, und vermeiden Sie, dass eine Person das Gespräch dominiert. Eine Vielzahl von Stimmen wird Unternehmensleitern und Unternehmern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, wenn es darauf ankommt.

Verwenden Sie einen Timer, um die Zeit im Auge zu behalten, oder stellen Sie einen Alarm auf Ihrem Handy ein, der Sie darauf hinweist, dass es Zeit ist, zum nächsten Punkt der Tagesordnung überzugehen.

Seien Sie flexibel. Es ist zwar wichtig, sich so weit wie möglich an die Tagesordnung zu halten, aber zu viel Starrheit wird die frustrieren. Seien Sie flexibel und offen dafür, die Tagesordnung nach Bedarf anzupassen. Wenn ein wichtiges Thema auftaucht, das behandelt werden muss, scheuen Sie sich nicht, vom Plan abzuweichen.

Das Ziel einer Tagesordnung ist es, das Gespräch zu lenken, und nicht, es zu diktieren. Seien Sie also offen für Anregungen und Rückmeldungen aus Ihrem Team. Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, wird dies dazu beitragen, dass nachfolgende Zusammenkünfte effizienter sind.

Lassen Sie nicht zu, dass sich Ihr Meeting in die Reihe der Millionen anderer einreiht, bei denen die Teilnehmer frustriert zurückbleiben und nicht wissen, wie es weitergehen soll. Erwägen Sie die Erstellung einer Tagesordnung als Teil Ihrer Planung und führen Sie effizientere und effektivere Meetings durch.