Benefícios de um calendário digital: Economia de tempo no local de trabalho

Existe um dioma alemão; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei' que se traduz para 'todos têm um fim, só a salsicha tem dois'. Em inglês, diríamos que tudo chega a um fim e isso é muito apropriado para diários e calendários em papel.

Na última década, a tecnologia passou por uma rápida evolução que transformou a forma como nos comunicamos e trabalhamos. Dos smartphones às reuniões virtuais, o mundo digital facilitou a conexão e a organização das pessoas, não importa onde elas estejam.

E embora a tecnologia tenha mudado, as percepções eram sempre um pouco mais difíceis de mudar. Isso foi até a COVID-19. Agora, com mais pessoas trabalhando em casa do que nunca, as atitudes finalmente alcançaram a tecnologia.

Uma das coisas cruciais para o trabalho remoto é permanecer conectado. Com um calendário digital você não só pode fazer isso, mas economizará muito tempo com a automação do calendário. Vamos descobrir como.

Acesso de qualquer lugar

Se você dissesse a um banqueiro de Wall Street há 50 anos que ele poderia acessar seu calendário de qualquer parte do mundo, ele pensaria que você é louco. Mas com praticamente todo mundo tendo agora um calendário on-line vinculado ao seu e-mail, é muito mais do que isso.

Para executivos ocupados, isto significa que eles podem permanecer conectados com seus negócios, não importa aonde no mundo eles tenham que ir ou a que dispositivo eles tenham acesso. Eles podem facilmente criar e gerenciar eventos, compromissos e lembretes ou até mesmo fazer com que seus assistentes o façam do outro lado do globo.

Agora com os smartphones e calendários digitais amigáveis aos celulares, é mais fácil do que nunca para as equipes remotas ou para aqueles que estão sempre em movimento para se manterem no topo de suas agendas. Se você tem representantes de vendas que viajam pelo país, um calendário on-line facilita a convocação de uma reunião. Basta anexar um link ou número de telefone à reunião e eles podem conversar em qualquer lugar.

Gerencie facilmente sua agenda

Se é possível coordenar seu horário de qualquer lugar do mundo, graças a um calendário digital, então também é fácil gerenciar seu próprio horário. Isso significa que você pode evitar situações incômodas como double-booking clientes.

Ao contrário de rastrear tudo em papel, um calendário online lhe dá a possibilidade de compartilhar sua agenda diretamente com outras pessoas. Conectar seu calendário a um ferramenta como Doodle permite que você convide outras pessoas para eventos e compromissos em apenas alguns cliques, o que facilita a coordenação e colaboração com outras pessoas.

Seu calendário vinculado a uma ferramenta como Booking Page simplifica ainda mais o processo. Basta definir sua disponibilidade, e sempre que alguém quiser reservar tempo com você, tudo o que você precisa fazer é enviar um link. Chega de ter que enviar e-mails para frente e para trás. Além disso, e talvez mais importante, estas marcações podem sincronizar-se com todos os seus dispositivos, o que significa que você nunca será surpreendido por uma reunião inesperada.

Integrações

Se há um conselho que você deve tirar daqui, é integrar seu calendário on-line com uma video conferencing tool. Isso facilitará o encontro de pessoas, economizará tempo, reduzirá o estresse e aumentará a produtividade.

Digamos que você ligue o Zoom à sua conta Doodle. Sempre que você criar uma Página de Reserva ou Pergunta de Grupo e selecionar que a reunião ocorrerá virtualmente, o link Zoom aparecerá automaticamente em seu convite. Isto significa que você não terá que fazer nenhum trabalho extra, basta definir sua disponibilidade e fornecer um link. Não há necessidade de alternar entre diferentes aplicativos para agendar e participar de reuniões... uma grande economia de tempo!

Para líderes e empresários, isto é especialmente útil. Mantendo-se no topo de sua agenda, mesmo em viagem, você pode evitar o risco de burnout. Não ter que viajar a cada reunião pessoalmente, significa que você terá tempo para coisas muito mais importantes, como administrar seus negócios e conseguir tempo com sua família.

Lembretes: Nunca mais falte a uma reunião!

Pode parecer uma hipérbole dizer que você nunca mais perderá uma reunião, mas com o uso efetivo de lembretes, não está muito longe da verdade.

Configurar recordatorios em um calendário digital pode ajudar a garantir que você sempre saiba quando uma reunião importante ou um prazo está chegando. Além disso, você pode definir notificações para o tempo de viagem se a reunião for pessoalmente ou ter lembretes por e-mail enviados com antecedência para garantir que todos os seus convidados compareçam.

Além de não faltar às reuniões, você pode se concentrar em preparar a reunião que ajudará a dar uma grande impressão às partes interessadas. Você vai mostrar que é organizado, confiável e profissional.

Coordenar horários em segundos

Nos locais de trabalho modernos, está se tornando cada vez mais comum que seu calendário seja visível para todos os seus colegas. Para a empresa, isto é ótimo, pois facilita a programação de horários com a equipe dos funcionários.

Ele também ajuda os funcionários que lidam com prospectos a garantir que eles mantenham o processo de vendas o mais curto possível. Se um gerente de vendas estiver lidando com pedidos recebidos, eles podem saber instantaneamente quem em sua equipe está livre e designá-los para a reunião.

Com Doodle's Booking Page, Hosts permite que os horários de todos aqueles que precisam estar presentes em uma reunião sejam levados em consideração. Ótimo se, por exemplo, você trabalha para uma empresa de tecnologia que requer um especialista para acompanhar um vendedor.

As reuniões recorrentes são fáceis

Para a maioria dos calendários digitais, a programação reuniões periódicas é tão fácil quanto preparar um convite normal. Basta especificar se o evento é uma ocorrência única ou um evento recorrente e, se estiver acontecendo mais de uma vez, decidir com que freqüência.

Agendar eventos recorrentes desta forma significa que você tem a capacidade de definir lembretes e notificações. Por mais que estes sejam importantes para reuniões únicas, para multiplas reuniões assegura que os participantes não se esqueçam e possam planejar com antecedência e se preparar.

Isso também significa que as partes interessadas importantes podem ter seus calendários bloqueados antes do tempo. Portanto, se você é um CEO que precisa que seus executivos de nível c se reúnam a cada trimestre - através de uma reunião recorrente é muito mais provável que isso aconteça.

Quando pensamos no nosso idioma alemão sobre a salsicha, ele levanta outra; 'were rastet, der rostet', o que significa que aquele que descansa, fica enferrujado. Não se apegue ao seu calendário de papel porque fazer a mudança para um digital tem tantos benefícios.

Ele permite que você trabalhe remotamente, agendar reuniões e definir lembretes, não importa onde você esteja. Você pode agilizar seu dia de trabalho, atingir seus objetivos de forma mais eficiente e trabalhar em estreita colaboração com os colegas, encontrando disponibilidade em segundos.