Dlaczego umiejętności zarządzania czasem są niezbędne dla freelancerów

Niezależnie od tego, czy wynika to z długiego dnia spędzonego w biurze, dni wypełnionych niekończącymi się spotkaniami, czy też zwykłych interakcji z przełożonym, który wydaje się doskonale wiedzieć, jak nas zdenerwować – od czasu do czasu wszyscy marzymy o rozpoczęciu własnej działalności.

Praca jako freelancer stanowi atrakcyjną alternatywę dla codziennej rutyny i jest to perspektywa, której coraz więcej z nas nie potrafi się oprzeć. Zgodnie z prognozami opartymi na Badanie „Freelancing in America”, jeśli liczba freelancerów będzie nadal rosła w obecnym tempie, to do 2027 roku freelancerzy będą stanowić większość siły roboczej w Stanach Zjednoczonych.

Według Badanie firmy Doodle pt. „Zwiększanie lojalności klientów w trybie zdalnym”, 46 procent pracowników organizuje spotkania z klientami poza godzinami pracy, aby ich zatrzymać. W tej sytuacji nic dziwnego, że tak wiele osób marzy o pracy w lokalnej kawiarni i możliwości codziennego odbierania dzieci ze szkoły.

To właśnie to pobudziło moją wyobraźnię, kiedy ponad rok temu zdecydowałem się pracować jako freelancer na pełen etat. Od tamtej pory nie żałowałem tej decyzji i nie jestem jedyną osobą, która tak uważa. Połowa amerykańskich freelancerów twierdzi, że za żadne skarby nie wróciłaby do tradycyjnej pracy.

Więc świat freelancerów to pewnie same tęcze, szczeniaczki i promienie słońca, prawda? Niekoniecznie. Są oczywiście pewne minusy, a największym z nich jest to, że dla freelancera czas to dosłownie pieniądz. Aby więc odnieść sukces jako freelancer, trzeba również opanować sztukę zarządzania czasem.

Jak zarządzanie czasem wpływa na freelancerów

Dla wielu freelancerów największą zaletą jest to, że nie muszą już dostosowywać się do rytmu korporacji. Koniec z dojazdami do pracy w godzinach szczytu. Koniec z patrzeniem na zegarek. Koniec z życiem tylko dla weekendu.

Chociaż samodzielne planowanie czasu jest bez wątpienia wyzwalające, może też prowadzić do chaosu. Bez stałych godzin pracy od dziewiątej do piątej dni szybko się zlewają i łatwo zdarza się, że pracujesz do późnego wieczora; weekendy i dni powszednie zaczynają wyglądać tak samo; o wakacjach rozmawiasz z przyjaciółmi zatrudnionymi na etacie, ale sam nigdy nie masz czasu, by je wykorzystać.

Czasami trudno jest współczuć cyfrowym nomadom, którym udaje się prowadzić życie freelancera na plaży na Bali, ale nawet raj traci swój urok, jeśli nigdy nie ma się czasu na odpoczynek i regenerację.

Najważniejsza wskazówka

Ustal elastyczny harmonogram i określ zasady dotyczące pory dnia, w której będziesz pracować, liczby godzin w tygodniu oraz terminu, na który zaplanujesz następny urlop.

Nie możesz przestać mówić „Tak!”

„Yesitis” to dolegliwość, która prędzej czy później dotyka wszystkich freelancerów, ale szczególnie często występuje wśród tych, którzy dopiero zaczynają swoją karierę. Bez pewności stałego wynagrodzenia pojawia się zrozumiała pokusa, by przyjmować każde zlecenie, jakie oferują klienci. Nagle czujesz się przytłoczony terminami i masz trudności z dotrzymaniem obietnic.

Skłonność do podejmowania się zbyt wielu projektów potęguje zjawisko, które znani psychologowie Kahneman i Tversky nazwali „błędem planowania” – wrodzoną skłonnością ludzi do niedoszacowywania czasu potrzebnego na wykonanie dowolnego zadania.

Najważniejsza wskazówka

Zaplanuj (i wyceniaj) zadania tak, aby ich realizacja zajęła o pięćdziesiąt procent więcej czasu niż początkowo szacowałeś. Jeśli projekty wymagają ścisłej współpracy z innymi, warto podwoić pierwotne szacunki. Aha, i naucz się mówić „nie”. To może być potężne.

Prokrastynacja to twoje drugie imię

Nawet najbardziej wydajni ludzie zwlekają. Istnieje istotne dowody na to, że zwlekanie ma zasadnicze znaczenie zarówno w budowaniu poczucia pilności niezbędnego do wykonania zadań, jak i w pobudzaniu naszej kreatywności. Jeśli jednak rozliczasz się według stawki godzinowej lub klient czeka na realizację zlecenia, prokrastynacja nie jest zbyt przydatną cechą. To właśnie w tej kwestii wielu freelancerów napotyka trudności.

Tak jak pracownicy najemni otoczeni są czynnikami motywującymi do wykonywania pracy – takimi jak inni pracownicy, harmonogramy wypełnione spotkaniami czy konieczność przebywania w biurze lub online o określonej porze każdego dnia – tak i freelancerzy muszą stworzyć sobie te same czynniki, aby kilka godzin zwlekania nie przerodziło się w cały dzień bez pracy.

Nie łudź się też, że uda ci się całkowicie uniknąć prokrastynacji. Musisz liczyć się z okresami braku produktywności. O ile nie dysponujesz nadludzką zdolnością koncentracji, wykonanie 40 godzin rozliczeniowych tygodniowo zajmie ci prawdopodobnie 50 godzin lub więcej.

Najważniejsza wskazówka

Zaplanuj sobie czas na prokrastynację. Poświęć 30 minut na przeglądanie mediów społecznościowych lub czytanie wiadomości, popijając poranną kawę. Skorzystaj z aplikacji takich jak Skup się aby uniemożliwić Ci odwiedzanie niektórych stron internetowych lub korzystanie z niektórych aplikacji przez 25 minut w ciągu każdego półgodziny. Możesz też włączyć do harmonogramu spacer w porze lunchu – łącząc w ten sposób odrobinę ruchu, świeże powietrze oraz okazję do rozmowy z przyjaciółmi, nadrobienia zaległości w słuchaniu podcastów lub przemyślenia pewnych spraw.

To ty jesteś swoją firmą – w całości

Gdyby praca na własny rachunek polegała po prostu na wykonywaniu zadań, w których jesteś dobry, dla jednego lub kilku klientów, zarządzanie czasem nie stanowiłoby takiego wyzwania. Jednak jako freelancer pełnisz teraz funkcje dyrektora generalnego (CEO), dyrektora finansowego (CFO), dyrektora operacyjnego (COO), dyrektora ds. technologii (CTO) i dyrektora ds. kadr (CHRO), a jednocześnie jesteś jedynym pracownikiem. Oprócz samych zleceń i projektów, nad którymi pracujesz, musisz pozyskiwać nowe zlecenia, umawiać spotkania, zajmować się fakturowaniem, rozliczać podatki, rejestrować wydatki, wybierać program emerytalny oraz radzić sobie z wszelkimi technicznymi problemami, które pojawiają się po drodze. To wszystko są przydatne umiejętności życiowe i cenne doświadczenia, ale wymagają czasu i doskonałych umiejętności organizacyjnych.

Najważniejsza wskazówka

Jeśli masz to szczęście, że masz pełny harmonogram pracy, szczerze oceń wartość swojego czasu oraz to, które zadania sprawiają Ci przyjemność, a które nie. Następnie naucz się z pełną biegłością zlecać pozostałe zadania innym narzędziom lub freelancerom.

Na przykład, kiedyś straciłem cały dzień, próbując podłączyć zewnętrzny dysk do monitora, i wtedy odkryłem świetną usługę zdalnego wsparcia technicznego oferowaną przez freelancerów na platformie Fiverr. Teraz, gdy pojawiają się jakieś problemy, od razu zwracam się do mojego specjalisty, który szybko załatwia sprawę, a ja mogę w międzyczasie dalej pracować dla moich klientów.

Od automatyczne planowanie spotkań od oprogramowania do śledzenia czasu pracy, a nawet aplikacji ułatwiających wystawianie faktur, rozliczanie wydatków i składanie zeznań podatkowych – wdrożenie takich narzędzi wspierających zwiększa wydajność i sprawia, że praca freelancera staje się znacznie wygodniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

Nadal jesteś profesjonalistą – zachowuj się jak profesjonalista

Choć pokusa, by spalić garnitur i odtąd nosić wyłącznie trampki i sandały, jest silna, nie pozwól, by wraz z nim zniknęło też wszelkie pozory profesjonalizmu. Dyscyplina i poświęcenie w znacznym stopniu przyczyniają się do sukcesu freelancera.

Według Własne badania firmy Doodle, prawie połowa specjalistów uważa, że spóźnienia uczestników na spotkania lub konieczność wcześniejszego wyjścia są dla nich poważnym źródłem irytacji. Niezależnie więc od tego, czy spotkanie odbywa się online, czy osobiście, upewnij się, że Twój harmonogram jest aktualny i że jesteś w pełni obecny przez cały czas trwania spotkania. Aha, i nie zapomnij o odpowiednim stroju. Nawet w przypadku niezależnych programistów piżama podczas Rozmowa przez Zoom to nie wygląda dobrze.

Dla freelancera terminy są jeszcze ważniejsze niż dla pracownika etatowego. Twoja reputacja zależy od dotrzymywania słowa i zdolności do realizacji zadań, dlatego organizacja i umiejętność ustalania priorytetów to cechy o kluczowym znaczeniu. Pamiętaj: świetny freelancer to świetny współpracownik, który ma mnóstwo zleceń dzięki rekomendacjom lub stałym klientom.

Najważniejsza wskazówka

Warto myśleć z wyprzedzeniem, zamiast nieustannie gonić za harmonogramem. Przyjdź na wszystkie spotkania – zarówno te online, jak i stacjonarne – pięć minut wcześniej i wykorzystaj ten czas, aby być najlepiej przygotowaną osobą na spotkaniu. Ponadto terminy realizacji większych projektów ustalaj co najmniej o jeden dzień wcześniej, co zapewni ci 24 godziny zapasu na wypadek, gdyby pojawiły się trudności.

Niezależnie od branży, w której działasz, jeśli marzysz o rozpoczęciu własnej działalności, ale dręczą Cię wątpliwości związane z zarządzaniem czasem, pamiętaj, że istnieje mnóstwo narzędzi i usług, które pomogą Ci osiągnąć sukces, a przy odrobinie przygotowań i strategii sukces jako freelancer jest na wyciągnięcie ręki. Możesz też być pewien, że choć na początku może panować chaos, rzeczywiście doskonalimy wiele umiejętności związanych z zarządzaniem czasem dzięki powtarzaniu i doświadczeniu.

Aby dowiedzieć się, jak sprawnie prowadzić wirtualne spotkania – i zadbać o zaangażowanie oraz lojalność wszystkich klientów – Pobierz nasze opracowanie badawcze pt. „Zwiększanie lojalności klientów w trybie zdalnym”.