Varför tidshanteringsförmåga är ett måste för frilansare

Oavsett om det beror på en lång dag instängd på kontoret, dagar fyllda av ändlösa möten eller helt enkelt samspel med en chef som verkar veta exakt hur man trycker på alla fel knappar, så drömmer vi alla då och då om att slå oss ut på egen hand.

Att arbeta som frilansare är ett lockande alternativ till den dagliga slitningen, och det är en lockelse som allt fler av oss har svårt att motstå. Enligt prognoser från Undersökningen ”Frilansande i Amerika”, om frilansandet fortsätter att växa i nuvarande takt kommer frilansare att utgöra majoriteten av den amerikanska arbetskraften senast 2027.

Enligt Doodles undersökning ”Att öka kundlojaliteten på distans”, 46 procent av de anställda håller kundmöten utanför arbetstid för att behålla kunderna. Mot den bakgrunden är det inte konstigt att så många drömmer om att kunna arbeta från det lokala kaféet och hämta barnen från skolan varje dag.

Det var i alla fall det som väckte min fantasi när jag blev frilansare på heltid för drygt ett år sedan. Jag har inte ångrat mig sedan dess, och jag är inte ensam om att tycka så. Hälften av de amerikanska frilansarna säger att de inte skulle gå tillbaka till ett traditionellt jobb för någon summa pengar.

Så frilansvärlden måste väl vara en enda stor idyll med regnbågar, valpar och solsken, eller hur? Inte riktigt. Det finns förstås nackdelar, och den största är att tid bokstavligen är pengar för en frilansare. För att lyckas som frilansare måste man därför också behärska konsten att hantera sin tid.

Hur tidshantering påverkar frilansare

För många frilansare är det främst lockande att inte längre behöva dansa efter företagets pipa. Inga fler pendlingar i rusningstrafik. Inget mer tittande på klockan. Inget mer liv som kretsar kring helgen.

Att själv bestämma över sin tid är visserligen befriande, men det kan också vara kaotiskt. Utan fasta arbetstider mellan nio och fem flyter timmarna snabbt ihop och man kan plötsligt upptäcka att man arbetar långt in på kvällen; helger och vardagar kan börja se likadana ut; semestrar blir något man pratar om med vänner som är fastanställda, men aldrig hinner ta ut.

Det kan vara svårt att känna sympati för digitala nomader som lyckas bedriva sitt frilansliv från en strand på Bali, men även paradiset förlorar sin charm om man aldrig har tid att koppla av och återhämta sig.

Ett bra tips

Skapa ett flexibelt schema och bestäm några regler för vilka tider på dygnet du ska arbeta, hur många timmar i veckan du ska arbeta och när du ska boka din nästa semester.

Man kan inte sluta säga ”Ja!”

”Yesitis” är ett tillstånd som drabbar alla frilansare någon gång, men det är särskilt vanligt bland nyblivna frilansare. När tryggheten i en fast lön saknas är det förståeligt att man frestas att ta sig an varje uppdrag som kunderna erbjuder. Plötsligt blir man överväldigad av deadlines och har svårt att leverera.

Benägenheten att ta på sig för många projekt förstärks av det som de berömda psykologerna Kahneman och Tversky har döpt till ”planeringsfelet” – människans medfödda benägenhet att underskatta den tid som krävs för att slutföra ett uppdrag.

Ett bra tips

Räkna med (och ta betalt för) att uppdragen tar femtio procent längre tid än du ursprungligen beräknat. Om projekten kräver ett omfattande samarbete med andra kan det vara klokt att dubbla den ursprungliga tidsberäkningen. Och glöm inte att lära dig att säga ”nej”. Det kan vara mycket effektivt.

Att skjuta upp saker är ditt andra namn

Även de mest effektiva människorna skjuter upp saker. Det finns betydande belägg för att det är nödvändigt att skjuta upp saker både för att skapa en känsla av brådska att få uppgifterna gjorda och för att ge näring åt vår kreativa inspiration. Men om du tar betalt per timme eller har en kund som väntar på att du ska leverera ett uppdrag, är uppskjutande inte en särskilt användbar egenskap. Det är ett område där många frilansare fastnar.

Precis som anställda omges av signaler som påminner dem om att utföra sitt arbete – till exempel kollegor, scheman fyllda med möten eller kravet på att vara på kontoret eller online vid en viss tidpunkt varje dag – måste frilansare skapa samma slags signaler för att undvika att några timmars uppskjutande blir till en hel dag utan arbete.

Lika viktigt är det att du inte lurar dig själv att tro att du helt kan undvika att skjuta upp saker. Du måste räkna med perioder då du inte är produktiv. Om du inte har en övermänsklig koncentrationsförmåga kommer det troligen att ta 50 timmar eller mer att klara av 40 fakturerbara timmar per vecka.

Ett bra tips

Planera in din uppskjutning. Unn dig 30 minuter att surfa på sociala medier eller läsa nyheterna medan du smuttar på ditt morgonkaffe. Använd appar som Fokus för att hindra dig från att besöka vissa webbplatser eller appar i 25 minuter varje halvtimme. Eller se till att lägga in en lunchpromenad i ditt schema – så får du en kombination av lite motion, frisk luft och möjlighet att ringa vänner, lyssna på en podcast eller fundera igenom vissa frågor.

Du är ditt företag – i sin helhet

Om frilansarbete bara handlade om att utföra det arbete du är bra på åt en eller flera kunder, skulle tidshanteringen inte vara någon större utmaning. Men som frilansare är du nu både VD, ekonomichef, driftschef, teknikchef och personalchef – samt den enda anställda. Utöver själva uppdragen och projekten du arbetar med måste du leta efter nya uppdrag, boka möten, sköta fakturering, deklarera, redovisa utgifter, välja pensionslösning och hantera eventuella tekniska problem som dyker upp längs vägen. Allt detta är värdefulla livsfärdigheter och lärorika erfarenheter, men det kräver tid och utmärkta organisatoriska färdigheter.

Ett bra tips

Om du har turen att ha fullt upp med arbete, gör en ärlig bedömning av hur värdefull din tid är och vilka uppgifter du tycker om att utföra och vilka du inte gillar. Lär dig sedan att lägga ut resten på andra verktyg eller frilansare.

Till exempel, efter att en gång ha slösat bort en hel dag på att försöka ansluta en extern hårddisk till en bildskärm, hittade jag en fantastisk frilansande tekniker som erbjuder teknisk support på distans via Fiverr. Nu, när jag stöter på problem, vänder jag mig direkt till min tekniker som löser problemet snabbt, samtidigt som jag kan fortsätta arbeta för mina kunder.

Från automatiserad mötesbokning från tidsredovisningsprogram till appar som underlättar fakturering, utgiftshantering och skattedeklarationer – genom att använda sådana hjälpverktyg blir du mer effektiv och det blir mycket enklare än någonsin tidigare att arbeta som frilansare.

Du är fortfarande en yrkesman – uppför dig som en sådan

Även om frestelsen att bränna kostymen och aldrig mer ha på sig något annat än sneakers och sandaler är stor, får du inte låta även varje sken av kompetens gå upp i rök. Disciplin och engagemang är avgörande för att lyckas som frilansare.

Enligt Doodles egen forskning, anser nästan hälften av yrkesverksamma att det är mycket irriterande när deltagare kommer för sent till möten eller måste gå tidigt. Oavsett om mötet hålls online eller på plats bör du därför se till att din kalender är uppdaterad och att du är fullt närvarande under hela mötet. Och glöm inte att klä dig lämpligt. Även för frilansande utvecklare är pyjamas i ett Zoom-samtal ser inte bra ut.

Deadlines är ännu viktigare som frilansare än som anställd. Du bedöms utifrån ditt ord och din förmåga att leverera, så organisation och förmåga att prioritera är avgörande egenskaper. Kom ihåg: en bra frilansare är en bra samarbetspartner som har en stor arbetsvolym tack vare mun-till-mun-rekommendationer eller återkommande kunder.

Ett bra tips

Det är bra att tänka framåt istället för att alltid jaga efter schemat. Kom till alla möten – både online och offline – fem minuter i förväg och använd tiden till att vara den som är bäst förberedd på mötet. Planera dessutom in deadlines för större projekt minst en dag tidigare, så att du har 24 timmars marginal om du skulle stöta på problem.

Oavsett vilken bransch du verkar inom – om du drömmer om att starta eget men samtidigt kämpar med tvivel kring tidshantering – ska du veta att det finns massor av verktyg och tjänster som kan hjälpa dig att lyckas, och att framgång som frilansare ligger inom räckhåll med lite förberedelser och en bra strategi. Du kan också vara säker på att även om det kan kännas kaotiskt i början, Vi förbättrar verkligen våra färdigheter inom tidshantering genom upprepning och erfarenhet.

För att lära dig hur du kan bli en mästare på virtuella möten – och se till att alla dina kunder förblir engagerade och lojala – Ladda ner vår forskningsrapport ”Att öka kundlojaliteten på distans”.