Doodle Bot w Slacku zyskuje nowe możliwości dzięki sztucznej inteligencji dzięki funkcji „Book it!”

W niemal każdej firmie, w której pracowałem w ciągu ostatnich kilku lat, zawsze była jedna stała cecha: Slack był ten nasza podstawowa platforma komunikacji wewnętrznej. Tak samo jest w przypadku wszystkich pracowników firmy Doodle. Jeśli więc musimy sprawdzić aktualny stan projektu, poprosić o materiały i zasoby, ogłosić nowe inicjatywy firmowe lub kadrowe albo po prostu porozmawiać z członkami zespołu i współpracownikami, wszystko to odbywa się na Slacku. Nikt nie wysyła e-maili.

Życie w trybie pracy zdalnej można by to ułatwić dziesięciokrotnie, wzbogacając integracje w Slacku o rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Nasz zespół produktowy zawsze ma rękę na pulsie, obserwując, co dzieje się w miejscach pracy, i dodając do naszej platformy nowe funkcje, które dostosowują się do zmieniających się okoliczności. I właśnie to zrobili. Nasz ukochany Doodle Bot, który działa w Slacku, ma teraz funkcję „Book it!”.

Mógłbym wprawdzie snuć poetyckie rozważania na temat piękna i wyrafinowania tej nowej funkcji, ale tak naprawdę nie oddałbym jej sprawiedliwości. Postanowiłem więc porozmawiać z jedną z naszych menedżerek ds. produktów, Netali Jakubovitz. Przedstawiła ona kilka świeżych i skłaniających do refleksji spostrzeżeń na temat sztucznej inteligencji, inteligentnych technologii oraz tego, jak te postępy technologiczne będą kształtować nową przyszłość pracy.

Oto fragmenty naszej rozmowy.

Czy uważasz, że w porównaniu z innymi branżami znaczenie sztucznej inteligencji w planowaniu harmonogramów było w przeszłości bagatelizowane lub pomijane? Jak myślisz, dlaczego tak się dzieje?

Netali: Planowanie to sprawa bardzo osobista i wiąże się z szeregiem negocjacji. Jedna osoba (organizator) musi negocjować z kilkoma osobami (czasami nawet kilkudziesięcioma), aby uzgodnić temat spotkań, określić, które osoby powinny w nich uczestniczyć, ustalić oczekiwane wyniki oraz wybrać jeden dzień i godzinę, które będą odpowiadały wszystkim uczestnikom (z uwzględnieniem różnych stref czasowych). A osiągnięcie konsensusu zazwyczaj zależy od osobistych preferencji, zachowań i priorytetów.

Na przykład nasze dane wskazują, że ludzie często wybierają terminy spotkań, które w rzeczywistości kolidują z ich harmonogramem (mają już inne zobowiązania związane z udziałem w innym spotkaniu). Jeśli trzeba zaplanować spotkanie grupowe, a większość uczestników jest dostępna w określonym przedziale czasowym, często obserwujemy, że ta jedna osoba, której harmonogram jest zablokowany, często zmienia termin tego spotkania – tylko po to, aby dostosować się do pozostałych 9 uczestników.

Chociaż sytuacja ta może się często zdarzać, zazwyczaj jest to osobista decyzja użytkownika podjęta już po rozpoczęciu negocjacji dotyczących spotkania. Gdyby jednak użytkownik otrzymał sugestię, by zarezerwować spotkanie w terminie, który jest już zajęty innym spotkaniem, efekt byłby dokładnie odwrotny do zamierzonego – użytkownik uznałby tę sugestię za sprzeczną z intuicją i wcale nieinteligentną. Ponieważ uczenie maszynowe opiera się w dużej mierze na ludzkiej intuicji, nauczenie maszyn przewidywania takich zmian w zachowaniu może stanowić wyzwanie.

Jak Twoim zdaniem sztuczna inteligencja (oraz inteligentne funkcje narzędzia „Book it!”) mogłyby pomóc osobom pracującym zdalnie w zwiększeniu produktywności wirtualnych spotkań?

Netali: W miejscu pracy, zarządzanie czasem zawsze odgrywało kluczową rolę w wydajności i wynikach pracowników. Obecnie jednak będzie to miało większe znaczenie niż kiedykolwiek, ponieważ wielu pracowników musi przestawić się z okazjonalnej pracy zdalnej na pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin. To właśnie było powodem dodania do Doodle Bota w Slacku funkcji „Book it!”, opartej na sztucznej inteligencji.

Kilka lat temu zespół Doodle przeprowadził eksperyment dotyczący zachowań związanych z ustalaniem terminów spotkań. Przyjrzeliśmy się, jak rozbudowany, czasochłonny i zróżnicowany może być cały proces ustalania terminów – zarówno z pomocą Doodle, jak i bez niej. Wyniki były już wtedy przekonujące. W przypadku spotkań biznesowych z udziałem od sześciu do ośmiu osób ustalenie terminu bez Doodle mogło zająć nawet ponad 30 minut. Czas ten znacznie się skraca (do 5–10 minut) przy korzystaniu z Doodle. Dzięki naszej nowej funkcji „Book It” w Doodle Bot na Slacku pracownicy zdalni mogą zaoszczędzić jeszcze więcej czasu. Na przykład obliczyliśmy, że rezerwacja spotkania przy użyciu funkcji „Book it!” (w ramach Doodle Bot na Slacku) zajmuje średnio 1 minutę i 38 sekund.

To doskonały przykład tego, jak technologia odegra kluczową rolę w zwiększaniu wydajności pracowników zdalnych. Te dodatkowe 10–20 minut można przeznaczyć na burzę mózgów, planowanie kolejnego wirtualnego spotkania lub sporządzenie miesięcznego raportu z wyników. Co najważniejsze, zaoszczędzony w ten sposób czas odciąża umysły pracowników od rutynowych obowiązków związanych z planowaniem harmonogramu – i pozwala im skupić się na jak najskuteczniejszej współpracy i wydajności podczas samego spotkania.

Przewidywanie i sugerowanie kolejnych kroków (w procesie planowania spotkań) całkowicie odciąży użytkowników od obowiązków związanych z planowaniem spotkań i wykroczy poza samą fazę ustalania terminów, obejmując również współpracę podczas spotkania oraz działania następcze po jego zakończeniu. Dzięki temu, że sztuczna inteligencja zajmie się rutynowymi i czasochłonnymi zadaniami związanymi z planowaniem, pracownicy zdalni będą mogli skupić się na bardziej osobistych interakcjach z osobami, z którymi się spotykają. To rozwiązanie korzystne dla wszystkich.

Jak wygląda przyszłość planowania terminów w Doodle? Jakie miejsce zajmie sztuczna inteligencja w kontekście planu rozwoju produktu?

Netali: Jedną z naszych najważniejszych wizji – zarówno jako firmy, jak i produktu SaaS – jest możliwość wywierania wpływu na cały cykl życia spotkań. Oznacza to wyjście poza sam element planowania i kształtowanie wydajności oraz skuteczności samych spotkań. Aby to osiągnąć, wyobrażamy sobie przyszłość, w której spotkania tworzone w Doodle będą dostarczać rzetelnych analiz i spostrzeżeń dotyczących zarządzania personelem, rekrutacji i wdrażania nowych pracowników, wydajności pracowników oraz rozwoju talentów.

Co to może oznaczać dla przedsiębiorstw? Szczegółowe analizy spotkań mogą ujawnić wzorce i trendy, które mogą okazać się cenne dla Działy kadr, menedżerów i kadrę kierowniczą. Na przykład analiza spotkań może wykazać, że pracownik uczestniczy w kluczowych spotkaniach i z własnej inicjatywy organizuje spotkania indywidualne z członkami zespołu, współpracownikami z innych działów, a także z klientami i partnerami. Czy u tego pracownika również odnotowuje się wzrost wydajności? Czy jego praca jest postrzegana jako bardziej kreatywna i innowacyjna, w dużej mierze dzięki zwiększonej współpracy i informacji zwrotnej od innych? Są to pytania, na które można odpowiedzieć dzięki rzetelnym analizom spotkań.

Ponadto działy kadr mogłyby wykorzystać tego rodzaju analizy i wnioski, aby lepiej zrozumieć wyzwania i priorytety swoich pracowników – a następnie opracować plan wprowadzania usprawnień. Szczegółowe analizy spotkań, które mogą wskazywać trendy w zakresie produktywności, zaangażowania, współpracy, a nawet wyników, będą niezwykle cenne dla organizacji.

Technologia cyfrowa stała się dziś kluczowym elementem naszego życia. Teraz jest to bardziej prawdziwe niż kiedykolwiek. Sztuczna inteligencja stanowi więc naturalny krok naprzód w tym kierunku, ponieważ sprawi, że nasze życie stanie się prostsze i bardziej wydajne.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak działa funkcja „Book it!” w Doodle Bot, obejrzyj ten film.