Doodle Bot i Slack får ett AI-drivet lyft med Book it!

I nästan alla företag jag har arbetat på under de senaste åren har det alltid funnits en konstant: Slack var den vår främsta plattform för internkommunikation. Det gäller även för oss alla som jobbar på Doodle. Så oavsett om vi behöver kolla läget i ett projekt, be om material och resurser, informera om nya företags- och HR-initiativ eller helt enkelt prata med teammedlemmar och kollegor, så sker allt på Slack. Ingen skickar e-post.

Arbetslivet på distans skulle kunna bli tio gånger enklare genom att ge integrationerna på Slack ett AI-drivet lyft. Vårt produktteam håller alltid fingret på pulsen, följer vad som händer på arbetsplatserna och lägger till nya funktioner på vår plattform som anpassar sig efter de föränderliga omständigheterna. Och det är precis vad de har gjort. Vår älskade Doodle Bot, som finns på Slack, har nu funktionen ”Book it!”.

Även om jag skulle kunna svamla poetiskt om skönheten och sofistikationen i den här nya funktionen, skulle jag egentligen inte göra den rättvisa. Därför satte jag mig ner med en av våra produktchefer, Netali Jakubovitz. Hon bidrog med några nya och tankeväckande perspektiv på AI, smart teknik och hur dessa tekniska framsteg kommer att forma framtidens arbetsliv.

Här följer några utdrag ur vårt samtal.

Anser du att AI inom schemaläggning historiskt sett har underskattats eller förbisetts jämfört med andra branscher? Varför tror du att det är så?

Netali: Att planera är något väldigt personligt och innebär en rad förhandlingar. En person (arrangören) måste förhandla med flera personer (ibland dussintals) för att enas om mötets ämne, vilka personer som är viktigast att få med, vilka resultat som ska uppnås samt en gemensam dag och tidpunkt som passar alla deltagare (över olika tidszoner). Och konsensus beror oftast på personliga preferenser, beteenden och prioriteringar.

Våra data visar till exempel att människor ofta väljer mötesdagar och -tider som faktiskt krockar med deras schema (de har redan åtagit sig att delta i ett annat möte). Om ett gruppmöte ska schemaläggas och de flesta deltagarna är tillgängliga under ett visst tidsfönster, ser vi ofta att den enda personen vars schema är dubbelbokat ofta ombokar mötet – bara för att de ska kunna tillmötesgå de övriga nio deltagarna.

Även om detta ofta kan inträffa är det vanligtvis ett personligt val som användaren har gjort efter att förhandlingen om mötet redan har inletts. Men om användaren fick ett prediktivt förslag om att boka ett möte under en tid som redan är upptagen av ett annat möte, skulle det ha rakt motsatt effekt – användaren skulle uppfatta förslaget som kontraintuitivt och inte alls intelligent. Eftersom maskininlärning i hög grad bygger på mänsklig intuition kan det vara svårt att lära maskinerna att förutse sådana beteendeförändringar.

Hur tror du att AI (och de smarta funktionerna i ”Book it!”-funktionen) skulle kunna hjälpa distansarbetare att göra virtuella möten mer produktiva?

Netali: På arbetsplatsen, tidshantering har alltid varit en avgörande faktor för medarbetarnas produktivitet och prestation. Men just nu är det viktigare än någonsin, eftersom många medarbetare måste ställa om från sporadiskt distansarbete till distansarbete på heltid. Det var anledningen till att vi lade till den AI-drivna funktionen ”Book it!” i Doodle Bot i Slack.

För flera år sedan genomförde teamet på Doodle ett experiment om schemaläggningsbeteende. Vi undersökte hur omfattande, tidskrävande och varierande hela schemaläggningsprocessen kan vara – både med och utan Doodles hjälp. Resultaten var övertygande redan då. För affärsmöten med sex till åtta deltagare kunde det ta upp till 30 minuter att boka möten utan Doodle. Den tiden minskar avsevärt (till 5–10 minuter) när man använder Doodle. Med vår nya Book It-funktion i Doodle Bot på Slack kan distansarbetare spara ännu mer tid. Vi har till exempel beräknat att det i genomsnitt tar 1 minut och 38 sekunder att boka ett möte med funktionen ”Book it!” (i Doodle Bot på Slack).

Detta är ett perfekt exempel på hur tekniken kommer att spela en avgörande roll för att öka produktiviteten hos distansarbetare. Dessa 10 till 20 extra minuter kan istället ägnas åt idéskapande, planering inför nästa virtuella möte eller att skriva en månatlig prestationsrapport. Framför allt innebär den här tidsbesparingen att man slipper den mentala bördan och rutinen med schemaläggning – vilket gör att man kan fokusera på att vara så samarbetsvillig och produktiv som möjligt under själva mötet.

Att förutse och föreslå nästa steg (i mötesplaneringsprocessen) kommer att avlasta användarna helt från mötesplaneringen och sträcka sig bortom själva schemaläggningen till det samarbete som sker under mötet och uppföljningen efter mötet. Genom att låta AI sköta de rutinmässiga och tidskrävande planeringsuppgifterna kan distansarbetare fokusera på att ha mer personliga interaktioner med de personer de träffar. Det är en vinst för alla.

Hur ser framtiden ut för schemaläggningen hos Doodle? Vilken roll kommer AI att spela i produktutvecklingsplanen?

Netali: En av våra större visioner – både som företag och som SaaS-produkt – är att kunna påverka hela mötescykeln. Det innebär att vi inte bara ska begränsa oss till schemaläggningen, utan även bidra till att öka effektiviteten och resultatet i själva mötena. För att uppnå detta ser vi framför oss en framtid där de möten som skapas på Doodle kommer att ge gedigna analyser och insikter inom personalhantering, rekrytering och introduktion, medarbetarnas prestationer samt kompetensutveckling.

Vad kan detta innebära för företagen? Detaljerade mötesanalyser kan lyfta fram mönster och trender som kan visa sig vara värdefulla för HR-avdelningar, chefer och ledning. Mötesanalyser kan till exempel visa att en medarbetare deltar i viktiga möten och proaktivt tar initiativ till 1:1-möten med teammedlemmar, kollegor från andra avdelningar samt kunder och samarbetspartner. Har denna medarbetare också upplevt en ökning i produktiviteten? Uppfattas dennes arbete som mer kreativt och innovativt, till stor del tack vare ökat samarbete och feedback från andra? Allt detta är frågor som kan besvaras med hjälp av gedigna insikter från mötesdata.

Dessutom kan HR-avdelningarna använda den här typen av analyser och insikter för att bättre förstå sina medarbetares utmaningar och prioriteringar – och därefter utarbeta en plan för förbättringar. Detaljerade mötesanalyser som kan peka på trender inom produktivitet, engagemang, samarbete och till och med prestation kommer att vara oerhört värdefulla för organisationerna.

Det digitala har blivit en central del av våra liv idag. Det gäller nu mer än någonsin. Därför är artificiell intelligens en naturlig utveckling i det sammanhanget, eftersom den kommer att göra våra liv enklare och mer effektiva.

Titta på den här videon för att lära dig mer om hur funktionen ”Book it!” fungerar i Doodle Bot.