Il Doodle Bot in Slack riceve una spinta dall'intelligenza artificiale con Book it!

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

Doodle plus Slack

In quasi tutte le aziende in cui ho lavorato negli ultimi anni, c'è sempre stata una costante: Slack era la piattaforma di comunicazione interna preferita. Questo vale anche per tutti noi che lavoriamo in Doodle. Quindi, se dobbiamo controllare gli aggiornamenti sullo stato dei progetti, chiedere materiali e risorse, annunciare nuove iniziative aziendali e HR o semplicemente chiacchierare con i colleghi e i membri del team, tutto avviene su Slack. Nessuno invia e-mail.

La vita lavorativa a distanza potrebbe essere resa dieci volte più semplice dando alle integrazioni su Slack un impulso basato sull'intelligenza artificiale. Il nostro team di prodotto è sempre all'erta, osserva ciò che accade negli ambienti di lavoro e aggiunge alla nostra piattaforma nuove funzionalità che si adattano alle circostanze in evoluzione. Ed è esattamente quello che hanno fatto. [Il nostro amato Doodle Bot, che vive in Slack, ha ora una funzione Book it!

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Sebbene potrei dilungarmi poeticamente sulla bellezza e la raffinatezza di questa nuova funzione, non le renderei giustizia. Così mi sono seduto con uno dei nostri product manager, Netali Jakubovitz. Ha offerto alcune prospettive fresche e stimolanti sull'IA, sulla tecnologia intelligente e su come questi progressi tecnologici plasmeranno il nuovo futuro del lavoro.

Ecco alcuni estratti della nostra conversazione.

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**Ritiene che l'IA nella programmazione sia stata storicamente minimizzata o trascurata rispetto ad altri settori? Perché pensa che questo sia il caso?

Netali: La programmazione è una cosa molto personale e comporta una serie di trattative. Una persona (l'organizzatore) deve negoziare con diverse persone (a volte decine) per concordare l'argomento delle riunioni, le persone più importanti per la partecipazione, i risultati da ottenere e un giorno e un orario che vadano bene per tutti i partecipanti (tra i vari fusi orari). E il consenso di solito dipende dalle preferenze, dai comportamenti e dalle priorità personali.

Ad esempio, i nostri dati indicano che spesso le persone scelgono giorni e orari di riunione che in realtà sono in conflitto con i loro impegni (sono già impegnati a partecipare a un'altra riunione). Se è necessario programmare una riunione di gruppo e la maggior parte dei partecipanti è disponibile in una certa fascia oraria, spesso si nota che l'unica persona che ha un doppio impegno spesso riprogramma la riunione, solo per poter accontentare gli altri 9 partecipanti.

Quindi, anche se questo può accadere spesso, di solito si tratta di una scelta personale che l'utente ha fatto dopo che la negoziazione della riunione è già iniziata. Ma se l'utente ricevesse un suggerimento predittivo di prenotare una riunione in un momento in cui è già impegnato in un'altra riunione, otterrebbe l'effetto esattamente opposto a quello desiderato: l'utente percepirebbe il suggerimento come controintuitivo e per nulla intelligente. Poiché l'apprendimento automatico si basa in larga misura sull'intuizione umana, può essere difficile insegnare alle macchine ad anticipare tali cambiamenti comportamentali.



Come pensate che l'AI (e le funzionalità intelligenti della funzione Book it!) possano aiutare i lavoratori remoti a rendere più produttive le riunioni virtuali?

Netali: Nel mondo del lavoro, la gestione del tempo è sempre stata un fattore chiave per la produttività e le prestazioni dei dipendenti. Ma sarà più importante che mai in questo momento, dato che molti dipendenti devono passare da un lavoro remoto occasionale a un lavoro remoto a tempo pieno. Questa è stata la motivazione che ha spinto ad aggiungere la funzionalità Book it! alimentata dall'intelligenza artificiale al Doodle Bot di Slack.

Anni fa, il team di Doodle ha condotto un esperimento sul comportamento di pianificazione. Abbiamo analizzato quanto possa essere esteso, lungo e vario l'intero processo di pianificazione, con e senza l'aiuto di Doodle. I risultati sono stati convincenti. Per le riunioni di lavoro con sei-otto partecipanti, senza Doodle possono essere necessari fino a 30 minuti per pianificare le riunioni. Questa cifra si riduce notevolmente (da 5 a 10 minuti) quando si usa Doodle. Con la nuova funzionalità Book It del Bot Doodle su Slack, i lavoratori remoti possono risparmiare ancora più tempo. Ad esempio, abbiamo calcolato che per prenotare una riunione, utilizzando la funzione Book it! (all'interno del Bot Doodle su Slack), occorrono in media 1 minuto e 38 secondi.

Questo è un esempio perfetto di come la tecnologia giocherà un ruolo chiave nell'incrementare la produttività dei lavoratori remoti. Quei 10 o 20 minuti in più possono essere riconcentrati e reinvestiti in sessioni di brainstorming, nella pianificazione della prossima riunione virtuale o nella stesura di un rapporto mensile sulle prestazioni. Soprattutto, il tempo risparmiato toglie alle persone il peso e la routine della programmazione, consentendo loro di concentrarsi sulla collaborazione e sulla produttività durante la riunione stessa.

La previsione e il suggerimento delle fasi successive (nel processo di programmazione delle riunioni) toglierà agli utenti l'intero onere della pianificazione delle riunioni e si estenderà oltre la parte di programmazione alla collaborazione che si svolge durante la riunione e al follow-up post-riunione. Lasciando che l'intelligenza artificiale si occupi delle attività di pianificazione banali e lunghe, i lavoratori remoti possono concentrarsi su interazioni più personali con le persone che incontrano. È un vantaggio per tutti.

** Qual è il futuro della programmazione in Doodle? Dove si collocherà l'intelligenza artificiale nel contesto della roadmap del prodotto?

Netali: Una delle nostre visioni più ampie, sia come azienda che come prodotto SaaS, è quella di essere in grado di influenzare l'intero ciclo di vita delle riunioni. Ciò significa andare oltre l'elemento della programmazione e dare forma all'efficienza e all'efficacia delle riunioni stesse. A tal fine, immaginiamo un futuro in cui le riunioni create su Doodle forniranno analisi e approfondimenti sulla gestione delle persone, sul reclutamento e sull'inserimento, sulle prestazioni dei dipendenti e sullo sviluppo dei talenti.

Cosa potrebbe significare per le aziende? L'analisi dettagliata dei meeting potrebbe evidenziare schemi e tendenze che potrebbero rivelarsi preziosi per i team HR, i manager e la leadership. Ad esempio, l'analisi delle riunioni potrebbe rivelare che un dipendente partecipa a riunioni critiche e avvia in modo proattivo riunioni 1:1 con i membri del team, i colleghi di altri reparti, i clienti e i partner. Questo dipendente sta anche registrando un aumento della produttività? Il suo lavoro è considerato più creativo e innovativo grazie soprattutto alla maggiore collaborazione e al feedback degli altri? Sono tutte domande a cui si potrebbe rispondere grazie a una solida analisi delle riunioni.

Inoltre, i team delle risorse umane potrebbero utilizzare questo tipo di analisi e di approfondimenti per comprendere meglio le sfide e le priorità dei loro dipendenti e, di conseguenza, per definire un piano di miglioramento. Le analisi dettagliate delle riunioni, che possono evidenziare le tendenze in termini di produttività, impegno, collaborazione e persino prestazioni, saranno estremamente preziose per le organizzazioni.

Il digitale è diventato una componente centrale della nostra vita. Questo è vero oggi più che mai. L'intelligenza artificiale è quindi una progressione naturale, in quanto renderà le nostre vite più semplici ed efficienti.


**Per saperne di più su come funziona la funzionalità Book it! di Doodle Bot, guardate questo video.

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