Book it ! donne un coup de pouce à Doodle Bot dans Slack grâce à l'intelligence artificielle.

Dans presque toutes les entreprises où j'ai travaillé ces dernières années, il y a toujours eu une constante : Slack était la plateforme de communication interne par excellence. C'est également le cas pour tous ceux d'entre nous qui travaillent chez Doodle. Si nous avons besoin de vérifier l'état d'avancement d'un projet, de demander du matériel et des ressources, d'annoncer de nouvelles initiatives de l'entreprise et des RH, ou simplement de discuter avec les autres membres de l'équipe et les collègues, tout se fait sur Slack. Personne n'envoie d'e-mails.

La vie professionnelle à distance pourrait être rendue dix fois plus facile en donnant aux intégrations sur Slack un coup de pouce grâce à l'IA. Notre équipe produit est toujours à l'écoute, observant ce qui se passe sur les lieux de travail et ajoutant à notre plateforme de nouvelles fonctionnalités qui s'adaptent à l'évolution des circonstances. Et c'est exactement ce qu'elle a fait. Notre cher Doodle Bot, qui vit dans Slack, dispose désormais d'une fonctionnalité Book it !.

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Je pourrais m'épancher sur la beauté et la sophistication de cette nouvelle fonctionnalité, mais je ne lui rendrais pas justice. J'ai donc rencontré l'un de nos chefs de produit, Netali Jakubovitz. Elle m'a offert quelques perspectives nouvelles et stimulantes sur l'IA, les technologies intelligentes et la manière dont ces avancées technologiques vont façonner le nouvel avenir du travail.

Voici des extraits de notre conversation.

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**Pensez-vous que l'IA dans l'ordonnancement a été historiquement minimisée ou négligée, par rapport à d'autres industries ? Pourquoi pensez-vous que c'est le cas ?

Netali : La planification est une chose tellement personnelle et elle implique une série de négociations. Une personne (l'organisateur) doit négocier avec plusieurs personnes (parfois des dizaines) pour se mettre d'accord sur le sujet des réunions, sur les personnes dont la présence est la plus importante, sur les résultats qui doivent en découler et sur un jour et une heure qui conviennent à tous les participants (indépendamment des fuseaux horaires). Et le consensus dépend généralement des préférences, comportements et priorités personnels.

Par exemple, nos données indiquent que les gens choisissent souvent des jours et des heures de réunion qui entrent en conflit avec leur emploi du temps (ils se sont déjà engagés à assister à une autre réunion). Si une réunion de groupe doit être programmée et que la plupart des participants sont tous disponibles sur un certain créneau horaire, nous constatons souvent que la seule personne dont l'emploi du temps est doublement chargé va souvent reprogrammer cette réunion - juste pour pouvoir satisfaire les neuf autres participants.

Bien que cela se produise souvent, il s'agit généralement d'un choix personnel que l'utilisateur a fait après que la négociation de la réunion ait déjà commencé. Mais si cet utilisateur recevait une suggestion prédictive de réserver une réunion à un moment où une autre réunion est déjà prévue, cela aurait l'effet exactement inverse de celui escompté - l'utilisateur percevrait la suggestion comme étant contre-intuitive et pas du tout intelligente. L'apprentissage automatique étant fortement basé sur l'intuition humaine, il peut être difficile d'apprendre aux machines à anticiper de tels changements de comportement.

Comment pensez-vous que l'IA (et les capacités intelligentes de la fonction Book it !) pourrait aider les travailleurs à distance à rendre les réunions virtuelles plus productives ?

Netali : Sur le lieu de travail, la gestion du temps a toujours été un facteur clé de la productivité et des performances des employés. Mais elle est plus importante que jamais à l'heure actuelle, car de nombreux employés doivent passer d'un travail à distance occasionnel à un travail à distance à plein temps. C'est ce qui a motivé l'ajout de la fonctionnalité Book it ! alimentée par l'IA au Doodle Bot dans Slack.

Il y a plusieurs années, l'équipe de Doodle a mené une expérience sur le comportement en matière de planification. Nous avons examiné l'ampleur, la longueur et la diversité du processus de planification, avec et sans l'aide de Doodle. À l'époque, les résultats étaient convaincants. Pour les réunions d'affaires comptant six à huit participants, la planification des réunions peut prendre jusqu'à 30 minutes sans Doodle. Ce chiffre diminue considérablement (5 à 10 minutes) avec l'utilisation de Doodle. Grâce à notre nouvelle fonctionnalité Book It dans Doodle Bot sur Slack, les travailleurs à distance peuvent gagner encore plus de temps. Par exemple, nous avons calculé qu'il faut, en moyenne, 1 minute et 38 secondes pour réserver une réunion en utilisant la fonctionnalité Book it ! (dans le Doodle Bot sur Slack).

C'est un parfait exemple de la façon dont la technologie jouera un rôle clé dans l'amélioration de la productivité des travailleurs à distance. Ces 10 à 20 minutes supplémentaires peuvent être recentrées et réinvesties dans des séances de brainstorming, dans la planification de la prochaine réunion virtuelle ou dans la rédaction d'un rapport de performance mensuel. Plus important encore, ce temps gagné libère les gens de la charge et de la routine de la planification et leur permet de se concentrer sur la collaboration et la productivité lors de la réunion elle-même.

Prédire et suggérer les prochaines étapes (dans le processus de planification des réunions) déchargera les utilisateurs de toute la charge de la planification des réunions et s'étendra au-delà de la partie planification à la collaboration qui a lieu pendant la réunion et au suivi après la réunion. En laissant l'IA s'occuper des tâches banales et fastidieuses de planification, les travailleurs à distance peuvent se concentrer sur des interactions plus personnelles avec les personnes qu'ils rencontrent. C'est une situation gagnant-gagnant.

**Quel est l'avenir de la planification chez Doodle ? Où se situera l'IA dans le contexte de la feuille de route des produits ?

Netali : L'une de nos grandes visions - à la fois en tant que société et en tant que produit SaaS - est d'être en mesure d'avoir un impact sur l'ensemble du cycle de vie des réunions. Cela signifie aller au-delà de l'élément de planification et façonner l'efficacité des réunions elles-mêmes. Pour ce faire, nous envisageons un avenir où les réunions créées sur Doodle fourniront des analyses et des informations solides sur la gestion du personnel, le recrutement et l'intégration, les performances des employés et le développement des talents.

Qu'est-ce que cela peut signifier pour les entreprises ? L'analyse détaillée des réunions pourrait mettre en évidence des modèles et des tendances qui pourraient s'avérer utiles aux équipes RH, aux managers et aux dirigeants. Par exemple, l'analyse des réunions peut révéler qu'un employé participe à des réunions importantes et prend l'initiative de réunions individuelles avec des membres de son équipe, des collègues d'autres services ainsi que des clients et des partenaires. Cet employé connaît-il également une augmentation de sa productivité ? Son travail est-il considéré comme plus créatif et innovant, en grande partie grâce à sa collaboration accrue et au retour d'information des autres ? Autant de questions auxquelles il est possible de répondre grâce à des informations solides sur les réunions.

De plus, les équipes RH pourraient utiliser ces types d'analyses et d'informations pour mieux comprendre les défis et les priorités de leurs employés, puis élaborer un plan d'amélioration. Les analyses détaillées des réunions, qui permettent de dégager des tendances en matière de productivité, d'engagement, de collaboration et même de performances, seront extrêmement précieuses pour les entreprises.

Le numérique est devenu un élément central de nos vies aujourd'hui. C'est plus vrai maintenant que jamais. L'intelligence artificielle est donc une progression naturelle de ce phénomène, car elle rendra nos vies plus simples et plus efficaces.

**Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la fonctionnalité Book it ! dans le Doodle Bot, regardez cette vidéo.