6 powodów, dla których nauczyciele powinni wierzyć w skuteczność internetowych narzędzi do planowania zajęć

Jak wie każdy, kto pracował w środowisku akademickim: spotkania stanowią nieodłączną część życia akademickiego. Ułatwiają one bezpośrednie kontakty ze studentami i innymi pracownikami naukowymi. Są również niezbędne do organizowania licznych działań administracyjnych, które stanowią podstawę życia akademickiego. I oczywiście stanowią integralną część wielopoziomowego procesu podejmowania decyzji przez komisje działające na uczelniach.

Badania wskazują, że wykładowcy mogą spędzają nawet 30 procent swojego czasu na spotkaniach. Niedawne przejście wielu uczelni na zajęcia online to kolejny powód, dla którego planowanie jeden na jednego oraz spotkania grupowe Szybkość i skuteczność mają teraz ogromne znaczenie.

Chociaż spotkania stanowią integralną część życia akademickiego, proces planowanie spotkań może być naprawdę uciążliwym procesem. Wiem to z własnego doświadczenia jako wykładowca uniwersytecki – czasami umówienie się na jedno spotkanie wymagało kilku dni ciągłych rozmów.

Chociaż nauczyciele często narzekają na czas poświęcany na zadania administracyjne, umawianie spotkań nie musi być aż tak skomplikowane. Internetowe narzędzia do planowania mogą usprawnić cały proces i pozwolić na umówienie spotkania w ciągu kilku minut.

Ponieważ jestem aktywnym użytkownikiem Doodle, pomyślałem, że warto przedstawić sześć powodów, dla których nauczyciele, w tym ja sam, powinni wierzyć w skuteczność internetowych narzędzi do planowania zajęć.

Powód nr 1: Ograniczenie konieczności wysyłania niezliczonych e-maili tam i z powrotem

Jednym z powodów, dla których nauczyciele (na wszystkich poziomach) sięgają po oprogramowanie do planowania zajęć online, jest ograniczenie nieustanny napływ e-maili związane z planowaniem, a często także zmianą terminów spotkań. Ustalenie dostępności, wybór terminu i potwierdzenie szczegółów nieuchronnie zajmuje więcej czasu, niż można by się spodziewać na początku.

Niekończąca się wymiana e-maili ma wpływ nie tylko na kadrę naukową i pracowników, ale także na studentów. Czas marnowany na zadania administracyjne, których można by uniknąć, jest męczący dla wszystkich zainteresowanych i zwiększa ryzyko nieporozumień. Śledzenie odpowiedzi wszystkich osób za pośrednictwem poczty elektronicznej to długotrwały i wyczerpujący psychicznie proces.

Ponieważ papierowe Sign-up Sheets nie wchodzą już w grę w przypadku kursów, które zostały przeniesione do trybu online, nauczyciele szybko przekonują się, że łańcuchy e-mailowe nie sprawdzają się, gdy koordynowanie terminów spotkań w systemie „godzin przyjęć”. Możliwość korzystania z internetowego narzędzia do planowania w celu wysyłania zaproszeń kalendarzowych do całej klasy, co pozwala na tworzenie spotkań bez konieczności wymiany wiadomości e-mail i bez ryzyka podwójnego zarezerwowania tego samego terminu, może całkowicie zmienić cały proces planowania.

Powód nr 2: Umówiaj spotkania na własnych warunkach

Kolejną istotną zaletą posiadania scentralizowanego narzędzie do planowania to możliwość zarezerwowania w kalendarzu określonych przedziałów czasowych przeznaczonych na spotkania ze studentami. Bez ustalonych godzin przyjęć istnieje ryzyko, że indywidualne spotkania szybko zaczną wypełniać kalendarz, rozrzucone po całym tygodniu i pozostawiając niewiele – o ile w ogóle – stałych przerw na przygotowanie się do zajęć lub realizację innych zadań badawczych.

Rzeczywiście, jednym z kluczowych wyzwań związanych z utrzymaniem wydajności w zakresie innych zadań akademickich i badań w okresie prowadzenia zajęć jest nie tyle całkowity czas poświęcony na spotkania ze studentami, co ciągłe przerwy związane z rozwiązywaniem indywidualnych problemów studentów. Wyznaczenie konkretnych godzin na spotkania ze studentami ułatwia podział czasu i odciąża kalendarz, dzięki czemu masz więcej czasu na skupienie się na odpowiadaniu na pytania studentów. Pozwala to również wygospodarować konkretny czas na skupienie się na innych czynnościach, w tym na przygotowaniu zajęć i pracy badawczej.

Powód nr 3: Zapobieganie sytuacji, w której spotkania kolidują z innymi zobowiązaniami

Innym sposobem, w jaki narzędzia do planowania wizyt zapobiegają spotkania Sposobem na uniknięcie kolizji z innymi zobowiązaniami jest możliwość ustalenia godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Po pierwsze, wyraźne ustalenie z wyprzedzeniem, że spotkanie potrwa tylko określony czas (np. 30 minut lub 15 minut), pomaga uniknąć sytuacji, w których studenci mogą przedłużać rozmowy poza ustalony czas trwania spotkania, omawiając tematy niezwiązane z tematem lub zadając powtarzające się pytania, na które przy niewielkim wysiłku z łatwością znaleźliby odpowiedzi samodzielnie.

Z góry ustalone przedziały czasowe pozwalają studentom zorientować się, jak długo potrwa spotkanie, co pomaga zapewnić, że przyjdą na nie przygotowani do omówienia trudności, z jakimi się borykają, lub zagadnień z materiału wykładowego, których nie rozumieją. Z góry ustalone przedziały czasowe pozwalają również wszystkim zrozumieć, że wykładowcy prawdopodobnie mają kolejne spotkanie zaraz po zakończeniu, co pomaga zakończyć każde spotkanie, które zaczyna się niepotrzebnie przedłużać.

Stałe terminy spotkań mogą również pomóc w zapewnieniu, że studenci będą punktualni i będą szanować Twój czas. Chociaż rozpoczęcie zajęć z pięciominutowym opóźnieniem może nie wydawać się znaczącym odstępstwem od uzgodnionego czasu, znajomość z góry ustalonej godziny zakończenia stanowi dla nich dodatkową motywację do punktualnego przybycia.

Powód nr 4: Otrzymuj z wyprzedzeniem informacje o temacie spotkania

Jednym z od dawna występujących wyzwań związanych ze spotkaniami ze studentami jest szeroki zakres potencjalnych pytań, które mogą zostać zadane z oczekiwaniem natychmiastowej odpowiedzi. Chociaż wiele pytań studentów ma charakter rutynowy, nieuchronnie pojawiają się tematy, które mogą zaskoczyć nawet doświadczonego nauczyciela. Trudno jest w danej chwili przypomnieć sobie odpowiedzi na pytania dotyczące konkretnych aspektów programu nauczania lub zawiłości pojęć poruszanych na zajęciach.

Główną zaletą korzystania z narzędzi do planowania spotkań online jest możliwość należy dodać pole tekstowe, w którym można z wyprzedzeniem odnotować, o co konkretnie pytają uczniowie. Znajomość tematów, które zostaną poruszone podczas spotkania, nie tylko pozwala się do niego odpowiednio przygotować, ale także zmniejsza obawy związane z przebiegiem spotkania.

Powód nr 5: Uzyskaj przejrzysty przegląd swoich spotkań – nigdy nie musisz się martwić, że zapomnisz o jakimś spotkaniu

Jednym z zagrożeń związanych z umawianiem spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej jest zapomnienie o terminie. Gdy ustalenia są rozproszone w różnych wątkach mailowych, łatwo przeoczyć spotkanie, zaplanować kilka spotkań w tym samym czasie lub poświęcić mnóstwo czasu i energii na śledzenie różnych zobowiązań. Organizowanie spotkań w jednym centralnym miejscu znacznie pomaga uniknąć tych problemów.

Korzystając z internetowego narzędzia do planowania, można przeglądać wszystkie swoje spotkania w jednym miejscu, szybko sprawdzić harmonogram dnia, aby upewnić się, że o żadnym nie zapomniano, a tym samym uniknąć konieczności poświęcania czasu na zapamiętywanie harmonogramu z wyprzedzeniem. Integracja z innymi programami kalendarzowymi pomaga również zapewnić, że zaplanowane spotkania są zsynchronizowane z istniejącymi wpisami w kalendarzu oraz że użytkownik otrzymuje regularne powiadomienia o spotkaniach, przypominające o terminach.

Powód nr 6: Zmniejszenie barier utrudniających organizowanie indywidualnych spotkań twarzą w twarz

Jedną z mniej oczywistych, ale potencjalnie najważniejszych zalet łatwego w obsłudze i niezawodnego narzędzia do planowania zajęć jest zmniejszenie przeszkód utrudniających studentom nawiązywanie bezpośrednich kontaktów z wykładowcami. Wraz z niedawnym wzrostem popularności nauczanie zdalne, tradycyjne możliwości uzyskania przez studentów wyjaśnień dotyczących zagadnień poruszanych na zajęciach lub zadań domowych zostały znacznie ograniczone. Studenci nie zawsze mają już możliwość omówienia materiału z kolegami z grupy lub zadawania prostych pytań administracyjnych po zajęciach.

Zapewnienie studentom możliwości łatwego rezerwowania terminów przez Internet nie tylko ułatwia proces planowania, ale także oznacza, że planowanie posiedzeń kadry naukowej jest bardziej zachęcające, co zwiększa prawdopodobieństwo, że nawet najbardziej wyizolowani studenci będą czuli się swobodnie, umawiając się na spotkanie w celu wyjaśnienia materiału. Rzeczywiście, samo opublikowanie terminów spotkań w ramach godzin dyżurów daje studentom poczucie łatwiejszego dostępu do wykładowców, co jest szczególnie ważne w przypadku zajęć online, które w przeciwnym razie często wydają się bezosobowe. Takie indywidualne terminy spotkań umożliwiają również bardziej osobiste rozmowy niż jest to możliwe w przypadku konsultacji bez wcześniejszej rezerwacji, pozwalając studentom poruszać tematy, o których mogliby czuć się niekomfortowo, dzieląc się nimi w obecności kolegów.

Najłatwiejsze w obsłudze oprogramowanie do planowania spotkań

Doodle to jedna z najprostszych, a jednocześnie najbardziej wszechstronnych platform do planowania spotkań biurowych w środowisku akademickim. Od udostępniania przedziałów czasowych na spotkania — idealnych do umawiania spotkań ze studentami — po ustalanie terminów, w których może spotkać się kilku członków komisji wydziałowej, Doodle znacznie ułatwia organizację spotkań.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób Doodle może ułatwić proces planowania zajęć w Państwa uczelni, skontaktuj się z jednym z ekspertów ds. planowania z firmy Doodle.

Autor: Gareth Keeves

Gareth jest wykładowcą strategii na Uniwersytecie Rice’a oraz na Uniwersytecie Kalifornijskim w Davis. Uzyskał tytuł doktora w dziedzinie strategii na Uniwersytecie Michigan. Lubi spotykać się ze studentami i poznawać nowe sposoby na poprawę jakości kształcenia online.