6 raisons pour les éducateurs de croire au pouvoir des outils de planification en ligne

Toute personne ayant travaillé dans le milieu universitaire le sait : les réunions sont un élément essentiel de la vie universitaire. Elles facilitent les interactions directes avec les étudiants et les autres membres du corps enseignant. Elles sont également nécessaires pour organiser les nombreuses activités administratives qui sous-tendent la vie universitaire. Et, bien sûr, elles font partie intégrante des différents niveaux de prise de décision en comité qui ont lieu dans les universités.

Les recherches indiquent que les enseignants peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps en réunions. La transition récente de nombreux établissements universitaires vers les cours en ligne est une autre raison pour laquelle il est si important de planifier rapidement et efficacement les réunions individuelles et les réunions de groupe.

Bien que les réunions fassent partie intégrante de la vie universitaire, le processus de planification des réunions peut s'avérer très pénible. Je le sais pour l'avoir vécu personnellement en tant qu'enseignant à l'université : il a parfois fallu plusieurs jours d'allers-retours pour obtenir la réservation d'une seule réunion.

Cependant, alors que les éducateurs déplorent souvent le temps consacré aux tâches administratives, l'organisation de rendez-vous ne doit pas être si compliquée. Les outils de planification en ligne peuvent rationaliser l'ensemble du processus et permettre de fixer une réunion en quelques minutes.

Étant donné que je suis un utilisateur actif de Doodle, j'ai pensé qu'il serait utile de partager six raisons pour lesquelles les éducateurs, y compris moi-même, devraient croire au pouvoir des outils de planification en ligne.

Raison n° 1 : Réduire la nécessité d'envoyer d'innombrables courriels dans les deux sens

L'une des raisons pour lesquelles les éducateurs (à tous les niveaux) se tournent vers les logiciels de planification en ligne est la réduction du flux constant de courriels qu'implique la planification, et souvent la reprogrammation, des réunions. Établir la disponibilité, choisir une heure et confirmer les détails prend inévitablement plus de temps que prévu dès le départ.

Les innombrables courriels qui vont et viennent ont un impact non seulement sur le corps enseignant et le personnel, mais aussi sur les étudiants. Le temps perdu en tâches administratives évitables est fatigant pour toutes les personnes impliquées et augmente le risque de confusion. Le suivi des réponses de chacun par courrier électronique est un processus long, fastidieux et mentalement épuisant.

Les feuilles d'inscription physiques n'étant plus une option pour les cours qui sont passés en ligne, les éducateurs apprennent rapidement que les chaînes de courriels ne sont pas suffisantes pour coordonner des plages de rendez-vous de type "heure de bureau" (https://doodle.com/en/resources/). La possibilité d'utiliser un outil de planification en ligne pour envoyer des invitations à l'ensemble de la classe, ce qui permet de créer des réunions sans échange d'e-mails ni risque de double réservation d'un créneau horaire, peut transformer l'ensemble du processus de planification.

Raison n°2 : Organiser des réunions selon vos propres conditions

L'autre grand avantage d'un centralisé (https://doodle.com/en/features/) est la possibilité de bloquer des plages horaires spécifiques dans votre calendrier, réservées aux réunions avec les étudiants. En l'absence d'heures de réunion fixes, les rendez-vous individuels risquent d'envahir votre agenda, de s'éparpiller tout au long de la semaine et de ne laisser que peu, voire pas du tout, de temps pour préparer les cours ou répondre à d'autres exigences en matière de recherche.

En effet, l'une des principales difficultés pour rester productif sur d'autres tâches académiques et recherches pendant les périodes d'enseignement est moins liée au temps total associé aux réunions avec les étudiants qu'aux interruptions constantes pour répondre aux problèmes individuels des étudiants. Le fait de consacrer des heures spécifiques aux rencontres avec les étudiants facilite la segmentation de votre temps, ce qui vous permet d'alléger votre agenda et d'avoir plus de temps pour répondre aux questions des étudiants. Cela vous permet également de consacrer du temps à d'autres activités, notamment à la préparation des cours et à la recherche.

Raison n° 3 : Empêcher les réunions d'empiéter sur d'autres engagements

Les outils de planification de rendez-vous permettent également d'éviter que les réunions n'empiètent sur d'autres engagements en permettant de définir des heures de début et de fin. Tout d'abord, le fait d'établir clairement à l'avance que la réunion ne durera qu'un certain temps (par exemple, 30 minutes ou 15 minutes) permet d'éviter les situations où les étudiants peuvent prolonger les conversations au-delà de la durée de la réunion, en discutant d'éléments tangibles ou en posant des questions répétées auxquelles, avec un effort limité, ils auraient facilement pu trouver les réponses par eux-mêmes.

Le fait d'avoir des plages horaires prédéterminées permet d'anticiper la durée de la réunion, ce qui permet de s'assurer que les étudiants arrivent à la réunion préparés à discuter des points sur lesquels ils ont des difficultés ou qu'ils ne comprennent pas dans le matériel de cours. Les créneaux horaires prédéfinis permettent également de comprendre que les professeurs ont probablement une autre réunion juste après, ce qui permet de mettre fin à toute réunion qui commence à s'éterniser inutilement.

La nature fixe des plages de rendez-vous peut également contribuer à garantir que les étudiants restent ponctuels et respectueux de votre temps. Même si commencer avec cinq minutes de retard ne semble pas être un écart important par rapport à l'heure convenue, le fait de connaître à l'avance l'heure de fin fixée constitue une motivation supplémentaire pour être à l'heure.

Raison n° 4 : Connaître à l'avance le sujet de la réunion

L'un des défis historiques des réunions avec les étudiants est l'étendue des questions qui peuvent être posées avec l'attente de réponses immédiates. Bien que de nombreuses questions posées par les étudiants soient de nature routinière, il y a inévitablement des sujets qui peuvent prendre au dépourvu même un éducateur expérimenté. Les questions sur des aspects spécifiques du programme ou sur les subtilités des concepts du cours peuvent être difficiles à se rappeler sur le moment.

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'outils de planification de réunions en ligne est la possibilité d'inclure un champ de texte pour enregistrer à l'avance les questions spécifiques des étudiants. Le fait de connaître les sujets qui seront abordés lors de la réunion permet non seulement de se préparer à l'avance, mais aussi de ne pas s'inquiéter du déroulement de la réunion.

Raison n° 5 : Obtenez un aperçu clair de vos réunions - ne vous inquiétez pas d'oublier un rendez-vous

L'un des risques liés à la planification de réunions par courrier électronique est d'oublier un rendez-vous. Avec des rendez-vous dispersés dans différentes chaînes de courrier électronique, il est facile d'oublier une réunion, d'en programmer plusieurs en même temps ou de passer beaucoup de temps et d'énergie mentale à faire le suivi de divers engagements. Le fait d'organiser les réunions dans un lieu central permet d'éviter ces problèmes.

En utilisant un outil de planification en ligne, il est possible de visualiser toutes les réunions en un seul endroit, de passer rapidement en revue le programme quotidien pour s'assurer qu'aucune n'a été oubliée, et d'éviter ainsi de devoir consacrer du temps à se souvenir de son programme à l'avance. L'intégration avec d'autres logiciels de calendrier permet également de s'assurer que les réunions programmées restent synchronisées avec les rendez-vous de votre calendrier existant et que vous recevez les notifications de réunions régulières pour vous rappeler les rendez-vous.

Raison n° 6 : Réduire les obstacles aux réunions individuelles en face à face

L'un des avantages les moins évidents, mais potentiellement les plus importants, d'un outil de planification robuste et facile à utiliser est la réduction des obstacles qui empêchent les étudiants d'organiser des interactions directes avec les professeurs. Avec l'essor récent de l'apprentissage à distance, les occasions traditionnelles pour les étudiants de clarifier des questions sur des concepts de cours ou des devoirs ont été considérablement réduites. Il n'est plus possible pour les étudiants de vérifier le matériel avec leurs camarades de classe ou de poser de simples questions administratives après les cours.

La possibilité pour les étudiants de prendre simplement rendez-vous en ligne facilite non seulement le processus de planification, mais signifie également que la planification des réunions de la faculté est plus invitante, ce qui augmente la probabilité que même les étudiants les plus isolés se sentent à l'aise pour prendre un rendez-vous afin de clarifier la matière. En effet, le simple fait de publier les créneaux de rendez-vous aux heures de bureau donne aux étudiants le sentiment d'avoir plus facilement accès au corps enseignant, ce qui est particulièrement important pour les cours en ligne, qui ont tendance à se sentir impersonnels. Ces créneaux de rendez-vous individuels permettent également des discussions plus personnelles que celles qui sont possibles dans le cadre d'une heure de bureau sans rendez-vous, ce qui permet aux étudiants d'aborder des sujets qu'ils n'auraient pas été à l'aise d'aborder devant leurs pairs.

Le logiciel de planification de réunions le plus simple à utiliser

Doodle offre l'une des plateformes les plus simples, mais aussi les plus complètes, pour planifier les réunions de bureau dans le monde universitaire. Qu'il s'agisse de proposer des créneaux de rendez-vous, parfaits pour planifier les réunions d'étudiants, ou d'identifier les heures auxquelles plusieurs membres d'un comité de faculté peuvent se réunir, Doodle élimine la difficulté d'organiser des réunions.

Pour savoir comment Doodle peut faciliter le processus de planification pour votre institution académique, prenez contact avec l'un des experts en planification de Doodle.

Auteur : Gareth Keeves

Gareth Keeves est maître de conférences en stratégie à l'université Rice et à l'université de Californie à Davis. Il a obtenu son doctorat en stratégie à l'université du Michigan. Il aime rencontrer les étudiants et apprendre de nouvelles façons d'améliorer l'expérience éducative en ligne.