5 powodów, dla których poczta elektroniczna obniża wydajność w szkole

Krótkie dni pracy, długie wakacje i realny wpływ na społeczeństwo. Czego tu nie lubić w karierze w szkolnictwie? Cóż, wygląda na to, że sporo rzeczy. Obecnie mamy do czynienia z powszechnym niedoborem wykwalifikowanych nauczycieli, który obejmuje Stany Zjednoczone, nad Atlantykiem do Wielkiej Brytanii, a nawet do Europy kontynentalnej.

W przypadkach, w których obecnie nie odnotowuje się braków kadrowych na stanowiskach administracyjnych lub kierowniczych, obecni urzędnicy starzeją się. Branża ta nie jest w stanie przyciągnąć wystarczającej liczby młodych talentów, aby ich zastąpić.

Jedną z głównych przyczyn tego stanu rzeczy jest fakt, że zawód nauczyciela postrzegany jest obecnie – i to nie bez powodu – jako niezwykle stresujący. Badania przeprowadzone przez Krajowa Fundacja Badań Edukacyjnych z badań wynika, że nauczyciele odczuwają większy stres związany z pracą niż przedstawiciele jakiejkolwiek innej grupy zawodowej, przy czym silne wypalenie zawodowe poziomy powodujące, że niepokojąca liczba nauczycieli odchodzi z zawodu. Dane te są mniej wyraźne w przypadku stanowisk administracyjnych i pomocniczych, ale nadal wyższe niż w przypadku podobnych stanowisk biurowych w innych sektorach.

Większość nauczycieli wymienia trzy główne przyczyny ogromnego stresu, z jakim borykają się na co dzień: zachowanie uczniów, ciągłe uzależnienie od ocen oraz brak czasu.

Technologia ma być jednym z głównych sposobów, w jakie zajmujemy się zarządzanie czasem, korzystając z narzędzia służące zwiększeniu naszej wydajności i efektywności i wyeliminować nieefektywne, powtarzalne czynności, które można zautomatyzować. Jednak w rzeczywistości nie ma to miejsca w wielu zawodach, w tym w sektorze edukacji, gdzie w wyniku stopniowego wkraczania technologii stała się ona panem, a nie sługą nauczyciele i kadra kierowniczas. Nigdzie nie widać tego wyraźniej niż w przypadku korzystania z poczty elektronicznej.

Powód 1: Potwór zwany e-mailem rośnie

Jednym z głównych problemów, z jakimi borykają się nauczyciele, jest po prostu brak czasu. Po całym dniu spędzonym na nogach i prowadzeniu zajęć przez około sześć godzin muszą jeszcze uporać się z długą listą zadań administracyjnych – od planowania lekcji po sprawdzanie prac i, oczywiście, odpowiadanie na e-maile.

Chociaż poczta elektroniczna istnieje już od ponad 40 lat, a od 20 lat jest powszechnie stosowana, jej popularność nie wykazuje żadnych oznak spadku. Liczba użytkowników poczty elektronicznej, kont e-mailowych oraz wysyłanych wiadomości wynosi wciąż rośnie z roku na rok. W 2015 roku wysłano nieco ponad 200 miliardów wiadomości e-mail, a do 2019 roku liczba ta wzrosła do prawie 350 miliardów. Według serwisu Statista oczekuje się, że liczba ta wzrośnie do ponad 347 miliardów wiadomości e-mail dziennie w 2022 roku.

Przeciętny pracownik spędza 13 godzin tygodniowo czytanie i odpowiadanie na e-maile. Dla nauczycieli oznacza to dodatkowe 650 godzin rocznie poświęconych na czynności o niskiej wartości dodanej, które nie wiążą się z przygotowywaniem lekcji, ocenianiem prac ani faktycznym nauczaniem. Liczby te stanowią problem dla wszystkich branż i sektorów. W przypadku sektora edukacyjnego, który boryka się z wyraźnymi niedoborami kadrowymi wynikającymi głównie ze stresu i problemów z zarządzaniem czasem, czas poświęcany na pocztę elektroniczną może okazać się kroplą, która przepełni czarę.

Powód nr 2: Problem ze spamem

Zacznijmy najpierw od dobrych wiadomości. Nie jest rok 2009. Gdyby był rok 2009, można by się spodziewać, że aż 94 procent otrzymanych wiadomości e-mail stanowiłby spam. Dzięki lepszym zabezpieczeniom i programom blokującym liczba ta wynosi do 67 procent, co wciąż jest dość wysokim wynikiem. I to jest ta zła wiadomość.

Tylko jedna trzecia wiadomości e-mail Wiadomości trafiające do zwykłej skrzynki odbiorczej są istotne i ważne. Oznacza to, że nauczyciele tracą mnóstwo czasu na oddzielanie tego, co ważne, od tego, co bezsensowne. Sytuacja jest prawdopodobnie jeszcze gorsza, gdy odwróci się tę perspektywę. Wskaźniki otwarć wiadomości e-mail zazwyczaj oscyluje na poziomie około 30–35 procent; kiedy szkoły wysyłają ważne wiadomości do uczniów i rodziców pocztą elektroniczną, dwie trzecie z nich nawet nie otwiera tych wiadomości, a co dopiero je dokładnie czyta. Wszystkie te wymówki w stylu „Nie wiedziałem, że wycieczka jest dzisiaj” nagle nabierają sensu.

To właśnie dlatego poczta elektroniczna nie jest dobrym sposobem na udostępnianie uczniom dokumentów lub materiałów dydaktycznych podczas zajęć. Zanim skończą się wszystkie pytania typu „Czy to nie wpadło do folderu ze spamem?”, „Wiadomość się odbiła – czy możesz jeszcze raz podać swoje imię i nazwisko?” oraz „Nie, proszę, nie odpowiadaj wszystkim”, zajęcia już się skończą.

Powód nr 3: Nie da się tego wyłączyć, jeśli nie ma takiej opcji

Kiedyś było tak, że jeśli poczta została dostarczona, a ty opuściłeś salę lekcyjną lub biuro, nie można było się z tobą skontaktować aż do następnego dnia. Były to prostsze czasy, kiedy – co z pewnością nie jest przypadkiem – znacznie rzadziej brakowało wykwalifikowanych nauczycieli.

Urządzenia mobilne zmieniły tę sytuację i choć noszenie w kieszeni tak ogromnej mocy obliczeniowej niesie ze sobą liczne korzyści, spowodowało to zatarcie granicy między pracą a życiem prywatnym dla wszystkich pracowników, a zwłaszcza dla nauczycieli. Gdy dzień zajęć dobiega końca, zaczynają się pytania od uczniów lub ich rodziców.

Ponad 80 procent pracowników sprawdzają pocztę elektroniczną poza normalnymi godzinami pracy, przy czym dane te odnoszą się do pracowników sektora edukacji. Ponad połowa nauczycieli przyznają się do sprawdzania i odpowiadania na e-maile podczas świątecznych wakacji, co tworzy stresującą i niemożliwą do utrzymania kulturę organizacyjną. W rezultacie mamy sektor edukacyjny, który jest zawsze dostępny, ale nigdy nie jest w stanie w pełni skupić się na bieżących zadaniach, oraz kulturę, w której najpierw zajmuje się tym, kto najgłośniej krzyczy.

Powód nr 4: Sektor znajdujący się pod presją

Spędzasz pięć do sześciu godzin na prowadzeniu zajęć – z których każde wymaga przygotowania – a potem musisz zmierzyć się z górą zadań domowych, które trzeba sprawdzić i ocenić. W międzyczasie Twoja skrzynka odbiorcza pęka w szwach od drobnych dramatów, wymówek, pytań, wymagań, nadziei i marzeń Twoich uczniów lub ich rodziców, a wszystko to jest w danej chwili dla nich najważniejsze na świecie. A potem, gdy nadchodzą wakacje, nie możesz się od tego odciąć. Czy można się dziwić, że nauczyciele są zestresowani?

Jeśli jesteś już na skraju wytrzymałości, e-mail nie jest twoim sprzymierzeńcem. Naukowcy z Uniwersytet Kalifornijski w Irvine i Armia Stanów Zjednoczonych odkryto, że sam fakt otrzymywania wiadomości e-mail ma wymierny wpływ na poziom stresu i zdolność koncentracji. Wpływa to również negatywnie na wydajność i produktywność, ponieważ osoby otrzymujące wiadomości e-mail mają tendencję do przełączania się między oknami ponad dwukrotnie częściej niż osoby, które nie mają otwartej karty poczty lub klienta e-mail. Sytuację pogarsza fakt, że to zajmuje więcej niż minutę przeciętnej osobie zajmuje powrót do poprzedniego poziomu wydajności po przeczytaniu, usunięciu lub udzieleniu odpowiedzi na wiadomość e-mail – niezależnie od tego, jak ważna była ta wiadomość.

Przepracowani nauczyciele i wykładowcy po prostu nie mogą sobie pozwolić na stratę czasu ani spadek wydajności spowodowane korespondencją e-mailową.

Powód nr 5: Nie ma żadnych zasad dotyczących poczty elektronicznej

Biorąc pod uwagę, jak powszechna jest poczta elektroniczna, nieco dziwne jest to, że organizacje i instytucje rzadko poświęcają uwagę zasadom i wytycznym dotyczącym korzystania z poczty elektronicznej – czy to w przypadku korespondencji między pracownikami, czy też między wykładowcami a studentami.

Gdyby obowiązywały bardziej rygorystyczne wytyczne, zasada numer jeden brzmiałaby oczywiście: PRZESTAŃ WYSYŁAĆ WIADOMOŚCI Z KOPIĄ DO WSZYSTKICH.

Załóżmy, że szkoły dostrzegają i przyznają, że nauczyciele i pracownicy są przeciążeni pracą i stresem oraz że – choć poczta elektroniczna może być złem koniecznym – to jednak pogłębia ten problem. W takim przypadku mogą zacząć szukać rozwiązań. Nawet niewielkie zmiany, takie jak poproszenie wszystkich pracowników o ograniczenie wysyłania wiadomości z kopią (cc), rezygnację z wysyłania zbędnych e-maili, np. z podziękowaniami, lub uwzględnianie wyłącznie najbardziej niezbędnych odbiorców, mogą pomóc w zmniejszeniu stresu związanego z pocztą elektroniczną.

Ponieważ korespondencja e-mailowa pozwala na opóźnienie odpowiedzi i nie wymaga bezpośredniej konfrontacji, często służy jako zasłona, za którą ludzie chowają się, gdy chcą przedstawić kontrowersyjne argumenty lub zgłosić skargi. Jednak tego typu rozmowy rzadko są właściwie rozumiane lub rozwiązywane za pośrednictwem poczty elektronicznej i prowadzą do niekończącej się gry w „co miał na myśli, mówiąc…”, ponieważ odbiorcy próbują wydobyć ton i znaczenie z każdego zdania, niezależnie od tego, czy faktycznie tam są, czy nie.

Ta sama niewidzialna bariera, jaką stwarza poczta elektroniczna, może prowadzić do nieporozumień i wpływać na charakter relacji. Uczniowie, którzy zachowują się z szacunkiem podczas bezpośrednich spotkań, mogą przyjąć bardziej swobodny lub poufny ton w korespondencji e-mailowej, a nauczyciele czasami wpadają w tę samą pułapkę. Rodzice młodszych uczniów mogą również odczuwać, że mają łatwiejszy dostęp do nauczycieli, wysyłając e-maile w sytuacjach, w których nie zadzwoniliby ani nie umówiliby się na spotkanie twarzą w twarz.

Wskazówki dotyczące przywrócenia wydajności

Okazuje się, że wystarczy tylko ograniczanie liczby wiadomości e-mail nie rozwiązuje tego problemu. Każdy chce korzystać z poczty elektronicznej, gdy jest to przydatne, nie stając się jednak niewolnikiem nieustannie rosnącej skrzynki odbiorczej, która budzi niepokój. Jak więc szkoły mogą ograniczyć czas poświęcany na pocztę elektroniczną, związany z nią stres oraz obciążenie, które zmniejsza wydajność?

• Zawsze należy dobierać środek przekazu odpowiedni do treści wiadomości. Niektóre komunikaty wymagają zwięzłości i pozostawienia śladu cyfrowego – w takich przypadkach idealnym rozwiązaniem jest e-mail. Natomiast informacje o nadchodzących wydarzeniach lepiej przekazywać za pośrednictwem strony internetowej szkoły lub kanałów w mediach społecznościowych. Pilne powiadomienia najlepiej wysyłać SMS-em lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

• Opracuj wytyczne dotyczące korzystania z poczty elektronicznej – przeznaczone dla pracowników oraz osób związanych ze szkołą, takich jak uczniowie i rodzice.

• Zarezerwowanie jednego spotkania trwającego 15–30 minut może wymagać wysłania kilkudziesięciu e-maili. Ułatw rodzicom

   

   

  z nauczycielami swoich dzieci raz w semestrze. Jednym ze sposobów na to jest skorzystanie z

   

  . Przekonasz się, że proces ten jest szybki i łatwy zarówno dla nauczycieli, jak i dla rodziców. Dzięki temu rodzice czują się wysłuchani i mają pewność, że ich dziecko jest dostrzegane i rozumiane w klasie. Aha, i liczba wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej znacznie się zmniejszy.

• Podobnie, należy umożliwić starszym uczniom

   

   

  co tydzień lub co miesiąc, aby omówić ich postępy i problemy. Wszystko to można załatwić online, co pozwala zaoszczędzić czas i umożliwia uczniom umawianie się na indywidualne spotkania w dogodnych dla nich porach dnia.

• Ustal zasady dotyczące braku kontaktu w weekendy i podczas świąt. Zapewnij pewną elastyczność w pierwszych i ostatnich dniach świąt, na wypadek gdyby uczniowie mieli pytania dotyczące zadań, ale jasno określ, kiedy nauczyciele będą niedostępni, i upewnij się, że wszyscy nauczyciele wyłączą w tym czasie powiadomienia. Wystarczy, że jeden nauczyciel odpowie, by zepsuć sytuację w całej szkole.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą studium przypadku dotyczące Uniwersytetu Kalifornijskiego w Davis aby dowiedzieć się, w jaki sposób Doodle pomaga pracownikom laboratoriów w automatyzacji zadań administracyjnych, dzięki czemu mogą oni skupić się na badaniach naukowych.