5 motivi per cui le e-mail sono un killer della produttività a scuola

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

screenshot of email inbox

Giornate lavorative brevi, vacanze lunghe e un impatto reale sulla società. Cosa c'è di non amare in una carriera nel settore dell'istruzione? Beh, molto, a quanto pare. Attualmente c'è una diffusa carenza di insegnanti qualificati che si diffonde in tutti gli Stati Uniti (https://www.epi.org/publication/the-teacher-shortage-is-real-large-and-growing-and-worse-than-we-thought-the-first-report-in-the-perfect-storm-in-the-teacher-labor-market-series/), oltre l'Atlantico, nel Regno Unito e persino nell'Europa continentale.

Laddove non si riscontra una carenza, nelle posizioni amministrative o dirigenziali, gli insegnanti in carica stanno invecchiando. Il settore non riesce ad attrarre giovani talenti nel numero necessario per sostituirli.

Una delle ragioni principali è che oggi l'insegnamento è percepito come un'occupazione altamente stressante, a ragione. Una ricerca della National Foundation for Educational Research ha rivelato che gli insegnanti soffrono di stress da lavoro più di qualsiasi altra professione, con livelli di burnout elevato che causano un numero preoccupante di insegnanti che lasciano il lavoro. Questi dati sono meno evidenti nelle posizioni amministrative e di supporto, ma sono comunque più alti rispetto a lavori d'ufficio equivalenti in altri settori.

La maggior parte degli insegnanti cita tre ragioni principali per i livelli di stress da capogiro che provano quotidianamente: il comportamento degli studenti, il fatto di essere continuamente schiavi delle valutazioni e la mancanza di tempo.

La tecnologia dovrebbe essere uno dei modi principali per affrontare la gestione del tempo, utilizzando strumenti per aumentare la nostra produttività ed efficienza ed eliminando i comportamenti ripetitivi che possono essere automatizzati. Ma, in realtà, non è così per molte professioni, compreso il settore dell'istruzione, dove l'insinuazione digitale ha visto la tecnologia diventare il padrone piuttosto che il servo di insegnanti e amministratori. In nessun altro caso ciò può essere visto più chiaramente che nel rapporto con la posta elettronica.

Motivo 1: Il mostro della posta elettronica sta crescendo

Uno dei problemi principali che gli insegnanti devono affrontare è la semplice mancanza di tempo. Dopo essere stati in piedi e aver lavorato per circa sei ore al giorno, hanno una lunga lista di compiti amministrativi da sbrigare, dalla pianificazione alla correzione e, naturalmente, al recupero della posta elettronica.

Sebbene la posta elettronica esista da più di 40 anni e sia ampiamente utilizzata da 20, la sua popolarità non mostra segni di rallentamento. Il numero di utenti di posta elettronica, di account di posta elettronica e di e-mail inviate è in continuo aumento ogni anno. Nel 2015 sono stati inviati poco più di 200 miliardi di e-mail e questa cifra è salita a quasi 350 miliardi nel 2019. Secondo Statista, si prevede che questa cifra aumenterà fino a oltre 347 miliardi di e-mail giornaliere nel 2022.

Il dipendente medio trascorre 13 ore alla settimana leggendo e rispondendo alle e-mail. Per gli insegnanti, si tratta di 650 ore in più all'anno spese in lavori di scarso valore che non sono la pianificazione delle lezioni, la correzione dei compiti o l'insegnamento vero e proprio. Questi numeri sono problematici per tutte le industrie e i settori. Per il settore dell'istruzione, che sta affrontando una marcata carenza di personale dovuta principalmente a problemi di stress e di gestione del tempo, il tempo speso per la posta elettronica potrebbe essere la goccia che fa traboccare il vaso.

Motivo 2: Il problema dello spam

Cominciamo con le buone notizie. Non siamo nel 2009. Se fossimo nel 2009, potreste aspettarvi che il colossale 94% delle e-mail ricevute sia costituito da spam. Grazie al miglioramento della sicurezza e dei blocchi, questo numero è sceso al 67%, ma è ancora piuttosto alto. E questa è la cattiva notizia.

Solo un terzo delle e-mail che arrivano nella casella di posta media sono rilevanti e importanti. Ciò significa che gli educatori sprecano molto tempo per distinguere le cose importanti da quelle insensate. La situazione è ancora peggiore se si capovolge l'equazione. [I tassi di apertura delle e-mail (https://blog.hubspot.com/sales/average-email-open-rate-benchmark?__hstc=35168638.96fe960b14344b92ecc3d90849500109.1600153566329.1600153566329.1600153566329.1&__hssc=35168638.1.1600153566329&__hsfp=1270935348) si aggirano in genere intorno al 30-35%; quando le scuole inviano messaggi importanti a studenti e genitori via e-mail, due terzi di loro non li aprono nemmeno, tanto meno li leggono a fondo. Tutte quelle scuse del tipo "non sapevo che la gita fosse oggi" improvvisamente hanno senso.

Questo è anche il motivo per cui l'e-mail è un metodo sbagliato per condividere documenti o materiali didattici con gli studenti durante una lezione. Quando tutti i "È nella cartella spam?", "È rimbalzato - puoi ripetere il tuo nome?" e "No, per favore non rispondere a tutti" saranno finiti, anche la lezione sarà finita.

Motivo 3: Non si può spegnere se non si è in grado di farlo

Un tempo, se la posta veniva consegnata e voi uscivate dall'aula o dall'ufficio, non potevate essere raggiunti fino al giorno successivo. Tempi più semplici in cui, e non è certo una coincidenza, c'era molta meno carenza di insegnanti qualificati.

Il dispositivo mobile ha cambiato le cose e, se da un lato ci sono numerosi vantaggi nel portare in tasca tutta quella potenza di calcolo, dall'altro ha fatto sì che la linea di demarcazione tra lavoro e casa si sia confusa per tutti i dipendenti, ma soprattutto per gli educatori. Quando la giornata di insegnamento finisce, iniziano le domande degli studenti o dei genitori degli studenti.

Più dell'80% dei dipendenti controlla la posta elettronica al di fuori del normale orario di lavoro, e questo dato è rappresentativo dei dipendenti del settore dell'istruzione. Più della metà degli insegnanti ammette di controllare e rispondere alle e-mail durante le vacanze di Natale, creando una cultura stressante e insostenibile. Il risultato è un settore dell'istruzione sempre raggiungibile ma mai in grado di essere pienamente presente e una cultura in cui l'urlo più forte viene affrontato per primo.

Motivo 4: Un settore sotto pressione

Passate da cinque a sei ore a tenere lezioni, che richiedono una preparazione, e poi dovete affrontare una marea di compiti che devono essere rivisti e valutati. Nel frattempo, la vostra casella di posta elettronica trabocca di mini-drammi, scuse, domande, richieste, speranze e sogni dei vostri studenti o dei loro genitori, che in quel momento sono le cose più importanti del loro mondo. E poi, quando si arriva alle vacanze, non si può spegnere. C'è da stupirsi se gli educatori sono stressati?

Se siete già al limite, la posta elettronica non è vostra amica. I ricercatori della UC Irvine e dell'Esercito degli Stati Uniti hanno scoperto che il solo fatto di ricevere e-mail ha un impatto misurabile sui livelli di stress e sulla capacità di concentrazione. Inoltre, influisce negativamente sull'efficienza e sulla produttività, poiché le persone che ricevono e-mail tendono a cambiare finestra più del doppio rispetto a quelle che non hanno la scheda o il client di posta elettronica aperto. A ciò si aggiunge il fatto che ci vuole più di un minuto perché una persona media torni ai livelli di produttività precedenti dopo aver finito di leggere, cancellare o rispondere a un'e-mail, indipendentemente da quanto fosse vitale.

Gli insegnanti e i docenti sovraccarichi di lavoro non possono permettersi la perdita di tempo e di produttività causata dalle e-mail.

Motivo 5: Non ci sono regole per la posta elettronica

Considerando quanto sia pervasiva la posta elettronica, è un po' strano che le organizzazioni e le istituzioni pensino raramente alle regole e alle linee guida per l'uso della posta elettronica, sia per le e-mail tra il personale che per la corrispondenza tra docenti e studenti.

Se ci fossero linee guida più rigorose, la regola numero uno sarebbe ovviamente: SMETTETE DI DARE IL CC A TUTTI.

Supponiamo che le scuole riconoscano che gli insegnanti e i dipendenti sono sovraccarichi di lavoro e stressati e che, sebbene la posta elettronica possa essere un male necessario, essa aggrava il problema. In questo caso, possono iniziare a trovare delle soluzioni. Anche piccoli cambiamenti, come chiedere a tutti i dipendenti di limitare i cc, di non inviare e-mail inutili come "Grazie" o di includere solo i destinatari più necessari, possono contribuire a ridurre lo stress da e-mail.

Poiché l'e-mail è ritardata e non conflittuale, viene spesso usata come scudo dietro cui nascondersi quando si vogliono fare osservazioni o reclami impegnativi. Tuttavia, queste conversazioni raramente vengono comprese o risolte correttamente via e-mail e portano a un gioco infinito di "cosa intendeva dire quando ha detto...", poiché i destinatari cercano di dedurre il tono e il significato da ogni riga, che sia presente o meno.

La stessa barriera invisibile costituita dalle e-mail può portare a comunicazioni errate e influire sulla natura delle relazioni. Gli studenti che sono rispettosi quando si trovano faccia a faccia possono adottare un tono più rilassato o intimo quando comunicano via e-mail, e gli insegnanti a volte cadono nella stessa trappola. Anche i genitori degli studenti più giovani possono avere l'impressione di avere un maggiore accesso agli insegnanti, inviando e-mail in situazioni in cui non prenderebbero il telefono per chiamare o fissare un incontro faccia a faccia.

Consigli per recuperare la produttività

È emerso che limitarsi a limitare la posta elettronica non risolve il problema. Tutti vogliono usare la posta elettronica quando è utile, senza diventare schiavi di una casella di posta elettronica sempre più grande. Quindi, come possono le scuole ridurre il tempo, lo stress e la produttività che la posta elettronica comporta?

Vedete il nostro caso di studio sulla UC Davis per vedere come Doodle sta aiutando i suoi ricercatori di laboratorio ad automatizzare le attività amministrative in modo che possano concentrarsi sulla loro ricerca scientifica.

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