5 razones por las que el correo electrónico acaba con la productividad en la escuela

Jornadas laborales cortas, vacaciones largas y un verdadero impacto en la sociedad. ¿Qué puede no gustar de la educación? Parece que mucho. Actualmente hay una escasez generalizada de profesores cualificados que se extiende por todo Estados Unidos (https://www.epi.org/publication/the-teacher-shortage-is-real-large-and-growing-and-worse-than-we-thought-the-first-report-in-the-perfect-storm-in-the-teacher-labor-market-series/), cruza el Atlántico hasta el Reino Unido e incluso llega a Europa continental.

Donde no hay escasez, en los puestos administrativos o de dirección, los titulares están envejeciendo. El sector no consigue atraer a los jóvenes talentos necesarios para sustituirlos.

Una de las principales razones es que la docencia se percibe hoy como una ocupación muy estresante, y con razón. Una investigación de la Fundación Nacional para la Investigación Educativa reveló que los profesores sufren más estrés laboral que cualquier otra profesión, con unos niveles de alto agotamiento que provocan que un número preocupante de profesores abandonen el trabajo. Estas cifras son menos prominentes en los puestos administrativos y de apoyo, pero siguen siendo más elevadas que en el trabajo de oficina equivalente en otros sectores.

La mayoría de los profesores citan tres razones principales para los niveles de estrés que sienten a diario: el comportamiento de los alumnos, ser continuamente esclavos de las evaluaciones y la falta de tiempo.

Se supone que la tecnología es una de las principales formas de abordar la gestión del tiempo, utilizando herramientas para aumentar nuestra productividad y eficiencia y acabar con los malos comportamientos repetitivos que pueden automatizarse. Pero, en realidad, ese no es el caso de muchas profesiones, incluido el sector educativo, donde el avance digital ha hecho que la tecnología se convierta en el amo y no en el siervo de profesores y administradores. En ningún sitio se ve esto tan claramente como en la relación con el correo electrónico.

Razón 1: El monstruo del correo electrónico crece

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los profesores es la falta de tiempo. Después de estar de pie y trabajando durante unas seis horas al día, tienen que hacer frente a una larga lista de tareas administrativas, desde planificar hasta corregir y, por supuesto, ponerse al día con el correo electrónico.

Aunque el correo electrónico existe desde hace más de 40 años y se utiliza ampliamente desde hace 20, su popularidad no muestra signos de desaceleración. El número de usuarios, cuentas y envíos de correo electrónico sigue aumentando cada año. En 2015 se enviaron algo más de 200.000 millones de correos electrónicos y esa cifra había aumentado a casi 350.000 millones en 2019. Según Statista, se espera que esta cifra aumente a más de 347.000 millones de correos electrónicos diarios en 2022.

El empleado medio pasa 13 horas a la semana leyendo y respondiendo al correo electrónico. En el caso de los profesores, eso supone 650 horas más al año dedicadas a tareas de poco valor que no son planificar las clases, corregir trabajos o enseñar de verdad. Estas cifras son problemáticas para todas las industrias y sectores. En un sector como el educativo, que se enfrenta a marcadas carencias debidas sobre todo al estrés y a problemas de gestión del tiempo, el tiempo dedicado al correo electrónico podría ser la gota que colma el vaso.

Razón 2: El problema del spam

Empecemos primero por las buenas noticias. No estamos en 2009. Si estuviéramos en 2009, cabría esperar que un colosal 94% de los correos electrónicos recibidos consistieran en spam. Gracias a la mejora de la seguridad y a los bloqueadores, esa cifra ha bajado al 67% (https://www.internetlivestats.com/one-second/#email-band), que sigue siendo bastante alta. Y esa es la mala noticia.

Sólo un tercio de los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada media son relevantes e importantes. Esto significa que los educadores pierden mucho tiempo separando lo importante de lo absurdo. La situación es aún peor si se invierte la ecuación. Las tasas de apertura del correo electrónicosuelen rondar el 30-35% aproximadamente; cuando los centros envían mensajes importantes a los alumnos y padres por correo electrónico, dos tercios de ellos ni siquiera los abren, y mucho menos los leen detenidamente. Todas esas excusas de "no sabía que la excursión era hoy" cobran sentido de repente.

También por eso el correo electrónico es un método defectuoso para compartir documentos o material didáctico con los alumnos durante una clase. Para cuando acaben todos los "¿Está en la carpeta de spam?", "Ha rebotado, ¿puedes deletrear tu nombre otra vez?" y "No, por favor, no respondas a todos", la clase también habrá acabado.

Razón 3: No puedes apagarlo si no puedes apagarlo

Antes, si llegaba el correo y te ibas de clase o del despacho, no te podían localizar hasta el día siguiente. Tiempos más sencillos en los que, seguramente no por casualidad, había mucha menos escasez de profesores cualificados.

El dispositivo móvil ha cambiado esta situación y, aunque llevar toda esa potencia informática en el bolsillo tiene numerosas ventajas, ha hecho que la línea que separa el trabajo del hogar se haya difuminado para todos los empleados, pero especialmente para los educadores. Cuando termina la jornada docente, empiezan todas las preguntas de los alumnos o sus padres.

Más del 80% de los empleados consulta el correo electrónico fuera del horario laboral, dato representativo de los empleados del sector educativo. Más de la mitad de los profesores admiten consultar y responder correos electrónicos durante sus vacaciones de Navidad, lo que crea una cultura estresante e insostenible. El resultado es un sector educativo siempre localizable pero nunca capaz de estar plenamente presente y una cultura en la que el grito más fuerte se atiende primero.

Razón 4: Un sector bajo presión

Pasas de cinco a seis horas dando clases -que requieren preparación- y luego te enfrentas a un montón de trabajos que hay que revisar y calificar. Mientras tanto, tu bandeja de entrada rebosa de minidramas, excusas, preguntas, exigencias, esperanzas y sueños de tus alumnos o de sus padres, que son lo más importante en su mundo en ese momento. Y luego, cuando llegas a las vacaciones, no puedes apagarlo. ¿No es de extrañar que los educadores estén estresados?

Si ya estás al límite, el correo electrónico no es tu amigo. Investigadores de UC Irvine y el Ejército de EE.UU. descubrieron que el mero hecho de recibir correo electrónico tiene un impacto mensurable en los niveles de estrés y en la capacidad de concentración. También afecta negativamente a la eficacia y la productividad, ya que las personas que reciben correo electrónico tienden a cambiar de ventana más del doble que las que no tienen abierta la pestaña o el cliente de correo electrónico. A esto se añade el hecho de que la persona media tarda más de un minuto en volver a sus niveles de productividad anteriores después de terminar de leer, borrar o responder un correo electrónico, por muy vital que fuera.

Los profesores, sobrecargados de trabajo, no pueden permitirse la pérdida de tiempo y productividad que supone el correo electrónico.

Razón 5: No hay reglas para el correo electrónico

Dada la omnipresencia del correo electrónico, resulta extraño que las organizaciones e instituciones rara vez reflexionen sobre las normas y directrices de uso del correo electrónico, ya sea para los mensajes entre el personal o para la correspondencia entre profesores y alumnos.

Si hubiera directrices más estrictas, la regla número uno sería, por supuesto: DEJAR DE ENVIAR COPIAS A TODO EL MUNDO.

Supongamos que los centros reconocen y admiten que los profesores y empleados están sobrecargados de trabajo y estrés y que, aunque el correo electrónico puede ser un mal necesario, agrava el problema. En ese caso, pueden empezar a buscar soluciones. Incluso pequeños cambios como pedir a todos los empleados que limiten las copias, no enviar correos innecesarios como "Gracias" o incluir sólo a los destinatarios más necesarios puede ayudar a reducir el estrés del correo electrónico.

Como el correo electrónico es un medio retardado y no conflictivo, a menudo se utiliza como escudo tras el que esconderse cuando la gente quiere plantear cuestiones o quejas desafiantes. Sin embargo, este tipo de conversaciones rara vez se entienden bien o se resuelven a través del correo electrónico y conducen a un juego interminable de "qué quería decir cuando dijo...", ya que los destinatarios intentan deducir el tono y el significado de cada línea, esté ahí o no.

Esa misma barrera invisible que supone el correo electrónico puede dar lugar a malentendidos y afectar a la naturaleza de las relaciones. Los alumnos que son respetuosos cuando están cara a cara pueden adoptar un tono más relajado o íntimo cuando se comunican por correo electrónico, y los profesores a veces caen en la misma trampa. Los padres de los alumnos más jóvenes también pueden sentir que tienen más acceso a los profesores, enviando correos electrónicos en situaciones en las que no cogerían el teléfono y llamarían o programarían una reunión cara a cara.

Consejos para recuperar la productividad

Resulta que limitarse a limitar el correo electrónico no resuelve este problema. Todo el mundo quiere utilizar el correo electrónico cuando es útil, sin convertirse en esclavo de una bandeja de entrada cada vez más llena de condenas. ¿Cómo pueden las escuelas reducir el tiempo, el estrés y la productividad que supone el correo electrónico?

Consulta nuestro caso de estudio sobre UC Davis para ver cómo Doodle está ayudando a sus investigadores de laboratorio a automatizar las tareas administrativas para que puedan centrarse en su investigación científica.