5 grunde til, at e-mail er en produktivitetsdræber i skolen

Korte arbejdsdage, lange feriedage og en reel indflydelse på samfundet. Hvad er der ikke at elske ved en karriere inden for uddannelse? Ja, masser, ser det ud til. Der er i øjeblikket en udbredt mangel på kvalificerede lærere, som spreder sig over USA, over Atlanten til Storbritannien og endda til det europæiske fastland.

Hvor der ikke i øjeblikket er mangel på lærere i administrative stillinger eller i lederstillinger, er de ansatte i stillingerne aldrende. Sektoren formår ikke at tiltrække unge talenter i det antal, der er nødvendigt for at erstatte dem.

En af hovedårsagerne hertil er, at undervisningen i dag med god grund opfattes som et meget stressende erhverv. En undersøgelse foretaget af National Foundation for Educational Research afslørede, at lærere lider mere under arbejdsrelateret stress end nogen anden profession, og at høj udbrændthed medfører, at et foruroligende antal lærere forlader jobbet. Disse tal er mindre fremtrædende i administrative stillinger og støttestillinger, men stadig højere end i tilsvarende kontorarbejde i andre sektorer.

De fleste lærere angiver tre hovedårsager til den stress, som de føler dagligt: elevernes adfærd, det at være slave af vurderinger og mangel på tid.

Teknologien skulle være en af de vigtigste måder, hvorpå vi kan løse problemet med tidsstyring ved hjælp af værktøjer til at øge vores produktivitet og effektivitet og gøre op med dårlig gentagende adfærd, der kan automatiseres. Men i virkeligheden er det ikke tilfældet for mange erhverv, herunder i uddannelsessektoren, hvor den digitale snigende udvikling har gjort teknologien til læreres og administratorerss herre snarere end tjener. Intet sted kan det ses tydeligere end i forholdet til e-mail.

Årsag 1: E-mail-monsteret vokser

Et af de største problemer, som lærerne står over for, er simpelthen mangel på tid. Efter at have været på benene og i det væsentlige arbejdet i ca. seks timer om dagen har de en lang række administrative opgaver at tage sig af, lige fra planlægning til bedømmelse og naturligvis at indhente e-mail.

Selv om e-mail har eksisteret i mere end 40 år og har været anvendt i 20 år, viser dens popularitet ingen tegn på at aftage. Antallet af e-mail-brugere, e-mail-konti og e-mails, der sendes, stiger stadig hvert år. Der blev sendt lidt over 200 milliarder e-mails i 2015, og dette tal var steget til næsten 350 milliarder i 2019. Ifølge Statista forventes dette tal at stige. til over 347 milliarder daglige e-mails i 2022.

Den gennemsnitlige medarbejder bruger 13 timer om ugen på at læse og svare på e-mail. For lærere er det 650 ekstra timer om året, der bruges på arbejde af lav værdi, som ikke er undervisningsplanlægning, bedømmelse af opgaver eller egentlig undervisning. Disse tal er problematiske for alle brancher og sektorer. For en uddannelsessektor, der står over for en markant mangel, som hovedsagelig skyldes stress og problemer med tidsstyring, kan den tid, der bruges på e-mail, være dråben, der får bægeret til at flyde over.

Årsag 2: Problemet med spam

Lad os starte med de gode nyheder først. Det er ikke 2009. Hvis det var 2009, kunne du forvente, at hele 94 procent af dine modtagne e-mails bestod af spam. Takket være bedre sikkerhed og blokeringssystemer er det tal nede på 67 procent, hvilket stadig er ret højt. Og det er den dårlige nyhed.

Kun en tredjedel af de e-mails, der kommer ind i den gennemsnitlige indbakke, er relevante og vigtige. Det betyder, at pædagoger spilder meget tid på at sortere de vigtige fra de meningsløse. Det er nok værre, når man vender ligningen om. Åbningsraten for e-mailsligger typisk på ca. 30-35 procent; når skoler sender vigtige meddelelser til elever og forældre via e-mail, åbner to tredjedele af dem ikke engang disse e-mails, og slet ikke læser dem grundigt. Alle disse "Jeg vidste ikke, at udflugten var i dag"-undskyldninger giver pludselig mening.

Dette er også grunden til, at e-mail er en dårlig metode til at dele dokumenter eller undervisningsmaterialer med eleverne i løbet af en klasse. Når alle de mange "Er det i din spam-mappe?", "Den er afvist - kan du stave dit navn igen?" og "Nej, du må ikke svare alle" er overstået, er undervisningen også slut.

Årsag 3: Du kan ikke slukke, hvis du ikke kan slukke for det

Før i tiden var det sådan, at hvis posten var blevet leveret, og du havde forladt dit klasseværelse eller kontor, kunne du ikke nås igen før næste dag. Enklere tider, hvor der - sikkert ikke tilfældigt - var langt mindre mangel på kvalificerede lærere.

Den mobile enhed har ændret dette, og selv om der er mange fordele ved at bære rundt på al den computerkraft i lommerne, har det betydet, at grænsen mellem arbejde og hjem er blevet flydende for alle ansatte, men især for undervisere. Når undervisningsdagen er slut, begynder alle spørgsmålene fra eleverne eller elevernes forældre.

Mere end 80 procent af de ansatte tjekker e-mail uden for den normale arbejdstid, og disse data er repræsentative for ansatte i uddannelsessektoren. Mere end halvdelen af lærerne indrømmer, at de tjekker og besvarer e-mails i juleferien, hvilket skaber en stressende og uholdbar kultur. Resultatet er en uddannelsessektor, der altid er tilgængelig, men aldrig er i stand til at være fuldt ud til stede, og en kultur, hvor det højest skrigende skrig bliver behandlet først.

Årsag 4: En sektor under pres

Du bruger fem til seks timer på at give undervisning - som alle kræver forberedelse - og derefter står du over for en masse opgaver, som skal gennemgås og bedømmes. Alt imens flyder din indbakke over med dine elevers eller deres forældres minidramaer, undskyldninger, spørgsmål, krav, håb og drømme, som alle er de mest afgørende ting i deres verden i det øjeblik. Og når du så når frem til ferien, kan du ikke slukke for det. Er det så underligt, at pædagoger er stressede?

Hvis du allerede er ved at bryde sammen, er e-mail ikke din ven. Forskere fra UC Irvine og U.S. Army har opdaget, at alene det at modtage e-mail har en målbar indvirkning på stressniveauet og evnen til at fokusere. Det påvirker også effektiviteten og produktiviteten negativt, da folk, der modtager e-mail, har en tendens til at skifte vindue mere end dobbelt så ofte som dem, der ikke har deres e-mail-faneblad eller -klient åben. Dertil kommer, at det tager mere end et minut for den gennemsnitlige person at vende tilbage til sit tidligere produktivitetsniveau efter at have læst, slettet eller besvaret en e-mail - uanset hvor vigtig e-mailen var.

Overbelastede lærere og undervisere har ganske enkelt ikke råd til at miste tid og produktivitet på grund af e-mail.

Årsag 5: Der findes ingen regler for e-mail

I betragtning af hvor udbredt e-mail er, er det lidt mærkeligt, at organisationer og institutioner sjældent tænker over regler og retningslinjer for brugen af e-mail - uanset om det drejer sig om e-mails mellem medarbejdere eller om korrespondance mellem undervisere og studerende.

Hvis der fandtes strengere retningslinjer, ville regel nummer et naturligvis være: AT HOLDE OP MED AT SENDE CC'ER TIL ALLE.

Lad os antage, at skolerne erkender og anerkender, at lærere og ansatte er overbebyrdede og overbelastede, og at e-mail måske er et nødvendigt onde, men at det forværrer problemet. I så fald kan de begynde at finde løsninger. Selv små ændringer som at bede alle medarbejdere om at begrænse cc'ing, ikke at sende unødvendige e-mails som "tak" eller kun at inkludere de mest nødvendige modtagere kan være med til at reducere e-mailstresset.

Da e-mail er forsinket og ikke-konfrontatorisk, bruges den ofte som et skjold at gemme sig bag, når folk ønsker at fremsætte udfordrende punkter eller klager. Sådanne samtaler bliver dog sjældent forstået eller løst ordentligt via e-mail og fører til en uendelig leg med "hvad mente han, da han sagde...", da modtagerne forsøger at udlede tone og mening fra hver linje, uanset om den er der eller ej.

Den samme usynlige barriere, som e-mailen udgør, kan føre til misforståelser og påvirke relationernes karakter. Studerende, der er respektfulde, når de står ansigt til ansigt, kan antage en mere afslappet eller intim tone, når de kommunikerer via e-mail, og lærere falder nogle gange i den samme fælde. Forældre til yngre elever kan også føle, at de har mere adgang til lærerne og sender e-mails i situationer, hvor de ikke ville tage telefonen og ringe eller aftale et personligt møde.

Tips til at genvinde produktiviteten

Det viser sig, at det ikke er nok at begrænse e-mail til at løse dette problem. Alle ønsker at bruge e-mail, når det er nyttigt, uden at blive slave af en stadigt voksende indbakke af undergang. Så hvordan kan skoler reducere den tid, stress og produktivitetsbyrde, som e-mail udgør?

Se vores ](https://doodle.com/en/resources/case-studies/doodle-helps-uc-davis/) for at se, hvordan Doodle hjælper deres laboratorieforskere med at automatisere administrative opgaver, så de kan fokusere på deres videnskabelige forskning.