स्कूल में ईमेल उत्पादकता को क्यों बर्बाद करता है, इसके 5 कारण

छोटे कार्यदिवस, लंबी छुट्टियाँ और समाज पर वास्तविक प्रभाव। शिक्षा के क्षेत्र में करियर में क्या पसंद नहीं किया जाए? खैर, ऐसा लगता है कि बहुत कुछ है। वर्तमान में योग्य शिक्षकों की व्यापक कमी है जो फैली हुई है संयुक्त राज्य अमेरिका, अटलांटिक महासागर के ऊपर से यूके में, और यहां तक कि मुख्यभूमि यूरोप में भी।

जहाँ प्रशासनिक या प्रमुख पदों पर वर्तमान में कमी का अनुभव नहीं हो रहा है, वहाँ पदस्थ लोग बूढ़े हो रहे हैंयह क्षेत्र उन्हें प्रतिस्थापित करने के लिए आवश्यक संख्या में युवा प्रतिभाओं को आकर्षित करने में विफल हो रहा है।

इसका एक मुख्य कारण यह है कि आज शिक्षण को एक अत्यधिक तनावपूर्ण पेशा माना जाता है, और इसके लिए पर्याप्त कारण भी हैं। द्वारा किए गए शोध शैक्षिक अनुसंधान के लिए राष्ट्रीय प्रतिष्ठान यह खुलासा हुआ कि शिक्षकों को किसी भी अन्य पेशे की तुलना में अधिक कार्य-संबंधी तनाव का सामना करना पड़ता है, जिसमें अत्यधिक थकान स्तर ऐसे हैं कि चिंताजनक संख्या में शिक्षक नौकरी छोड़ रहे हैं। प्रशासनिक और सहायक पदों पर ये आंकड़े कम प्रमुख हैं, लेकिन अन्य क्षेत्रों में समकक्ष कार्यालय कार्य की तुलना में फिर भी अधिक हैं।

अधिकांश शिक्षक रोज़ाना महसूस होने वाले सिर फोड़ देने वाले तनाव के तीन मुख्य कारण बताते हैं: छात्रों का व्यवहार, निरंतर मूल्यांकनों के गुलाम बने रहना, और समय की कमी।

प्रौद्योगिकी को उन मुख्य तरीकों में से एक माना जाता है जिनसे हम संबोधित करते हैं समय प्रबंधन, का उपयोग करते हुए हमारी उत्पादकता और दक्षता बढ़ाने के उपकरण और उन निम्नस्तरीय दोहराए जाने वाले कार्यों को समाप्त कर दें जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है। लेकिन वास्तव में, कई पेशों में ऐसा नहीं है, शिक्षा क्षेत्र सहित, जहाँ डिजिटल क्रिप ने प्रौद्योगिकी को सेवक के बजाय स्वामी बना दिया है। शिक्षक और प्रशासकs. ईमेल के साथ संबंध में यह कहीं भी अधिक स्पष्ट रूप से नहीं देखा जा सकता।

कारण 1: ईमेल राक्षस बढ़ रहा है

शिक्षकों को जिन प्रमुख समस्याओं का सामना करना पड़ता है, उनमें से एक है समय की कमी। दिन में लगभग छह घंटे खड़े रहकर और मूलतः प्रदर्शन करने के बाद, उनके पास योजना बनाने से लेकर उत्तर लिखने तक और बेशक ईमेल संभालने तक प्रशासनिक कार्यों की लंबी सूची होती है।

हालांकि ईमेल 40 से अधिक वर्षों से मौजूद है और 20 वर्षों से व्यापक रूप से उपयोग हो रहा है, इसकी लोकप्रियता में कोई कमी नहीं दिख रही है। ईमेल उपयोगकर्ताओं, ईमेल खातों और भेजे जा रहे ईमेल की संख्या है हर साल बढ़ रहा है2015 में 200 अरब से थोड़ा अधिक ईमेल भेजे गए थे और 2019 तक यह संख्या लगभग 350 अरब तक बढ़ गई थी। Statista के अनुसार, 2022 में यह संख्या दैनिक 347 अरब से अधिक ईमेल तक बढ़ने की उम्मीद है।

औसत कर्मचारी खर्च करता है सप्ताह में 13 घंटे ईमेल पढ़ना और उसका जवाब देना। शिक्षकों के लिए, यह प्रति वर्ष अतिरिक्त 650 घंटे ऐसे निम्न-मूल्य वाले कार्यों में व्यतीत करना है जो पाठ योजना बनाने, कागजात की ग्रेडिंग करने या वास्तव में पढ़ाने में नहीं आता। ये आंकड़े सभी उद्योगों और क्षेत्रों के लिए समस्याग्रस्त हैं। शिक्षा क्षेत्र, जो मुख्यतः तनाव और समय प्रबंधन की समस्याओं के कारण गंभीर कमी का सामना कर रहा है, के लिए ईमेल पर बिताया गया समय उस अंतिम बूंद की तरह हो सकता है जो ऊंट की पीठ पर बोझ डाल दे।

कारण 2: स्पैम की समस्या

चलिए पहले अच्छी खबर से शुरू करते हैं। यह 2009 नहीं है। अगर यह 2009 होता, तो आप अपनी प्राप्त ईमेल का विशाल 94 प्रतिशत स्पैम होने की उम्मीद कर सकते थे। बेहतर सुरक्षा और ब्लॉकर्स की बदौलत, वह संख्या है घटकर 67 प्रतिशत, जो अभी भी काफी अधिक है। और यह बुरी खबर है।

केवल ईमेलों का एक तिहाई औसत इनबॉक्स में प्रासंगिक और महत्वपूर्ण संदेशों का आना। इसका मतलब है कि शिक्षकों का महत्वपूर्ण को निरर्थक से अलग करने में बहुत समय बर्बाद होता है। जब आप इस समीकरण को उल्टा करते हैं तो यह और भी बुरा हो जाता है। ईमेल खोलने की दरें आमतौर पर यह लगभग 30–35 प्रतिशत के आसपास रहता है; जब स्कूल ईमेल के माध्यम से छात्रों और अभिभावकों को महत्वपूर्ण संदेश भेजते हैं, तो उनमें से दो-तिहाई लोग उन ईमेल को खोलते भी नहीं, पढ़ना तो दूर की बात है। "मुझे नहीं पता था कि आज यह भ्रमण था" जैसे सभी बहाने अचानक समझ में आने लगते हैं।

यही कारण है कि कक्षा के दौरान छात्रों के साथ दस्तावेज़ या शिक्षण सामग्री साझा करने के लिए ईमेल एक दोषपूर्ण तरीका है। जब तक "क्या यह आपके स्पैम फ़ोल्डर में है?", "यह बाउंस हो गया – क्या आप अपना नाम फिर से स्पेल कर सकते हैं?" और "नहीं, कृपया सभी को जवाब न दें" जैसे सभी संदेशों का आदान-प्रदान खत्म होगा, तब तक कक्षा भी खत्म हो चुकी होगी।

कारण 3: अगर आप इसे बंद नहीं कर सकते, तो आप कभी बंद नहीं हो सकते।

पहले ऐसा होता था कि अगर डाक पहुँच चुकी होती और आप अपनी कक्षा या कार्यालय से निकल चुके होते, तो अगले दिन तक आपसे संपर्क नहीं हो पाता था। वे सरल समय थे जब, निस्संदेह कोई संयोग नहीं, योग्य शिक्षकों की कमी कहीं कम थी।

मोबाइल डिवाइस ने इसे बदल दिया है, और जबकि हमारी जेबों में वह सारी कंप्यूटिंग शक्ति लेकर घूमने के कई फायदे हैं, इसका मतलब यह हुआ है कि काम और घर के बीच की रेखा सभी कर्मचारियों के लिए, विशेष रूप से शिक्षकों के लिए, धुंधली हो गई है। जब पढ़ाने का दिन समाप्त होता है, तो छात्रों या उनके अभिभावकों के सभी प्रश्न शुरू हो जाते हैं।

से अधिक 80 प्रतिशत कर्मचारी नियमित कार्य समय के बाहर ईमेल की जाँच, जिसमें यह डेटा शिक्षा क्षेत्र के कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व करता है। आधे से अधिक शिक्षक वे अपनी क्रिसमस की छुट्टियों के दौरान ईमेल चेक करने और उनका जवाब देने की बात स्वीकार करते हैं, जिससे एक तनावपूर्ण और अस्थिर संस्कृति बनती है। परिणामस्वरूप शिक्षा क्षेत्र हमेशा उपलब्ध रहता है लेकिन कभी भी पूरी तरह मौजूद नहीं हो पाता, और एक ऐसी संस्कृति बनती है जिसमें सबसे ज़ोरदार चीख को पहले निपटाया जाता है।

कारण 4: दबाव में एक क्षेत्र

आप पाँच से छह घंटे कक्षाएँ लेने में बिताते हैं – जिनकी तैयारी करनी पड़ती है – और फिर समीक्षा और ग्रेड देने के लिए ढेरों असाइनमेंट्स का सामना करना पड़ता है। इस बीच आपका इनबॉक्स आपके छात्रों या उनके अभिभावकों के छोटे-मोटे नाटकों, बहानों, सवालों, आवश्यकताओं, आशाओं और सपनों से लबालब भरा रहता है, जो उस समय उनकी दुनिया की सबसे महत्वपूर्ण चीजें होती हैं। और फिर, जब छुट्टियाँ आती हैं, तब भी आप इसे बंद नहीं कर पाते। क्या यह आश्चर्य की बात है कि शिक्षक तनावग्रस्त होते हैं?

यदि आप पहले से ही टूटने की कगार पर हैं, तो ईमेल आपका मित्र नहीं है। शोधकर्ताओं ने यूसी इरविन और अमेरिकी सेना यह पाया गया कि केवल ईमेल प्राप्त करने की क्रिया ही तनाव के स्तर और एकाग्रता की क्षमता पर मापनीय प्रभाव डालती है। यह दक्षता और उत्पादकता को भी नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है क्योंकि ईमेल प्राप्त करने वाले लोग उन लोगों की तुलना में दो गुना अधिक विंडो बदलते हैं जिनकी ईमेल टैब या क्लाइंट खुला नहीं होता। यह इस तथ्य से और भी बढ़ जाता है कि इसमें एक मिनट से ज़्यादा लगता है। पढ़ने, हटाने या ईमेल का जवाब देने के बाद औसत व्यक्ति के लिए अपनी पिछली उत्पादकता के स्तर पर वापस लौटना – चाहे वह ईमेल कितनी भी महत्वपूर्ण क्यों न हो।

अत्यधिक काम के बोझ तले दबे शिक्षक और व्याख्याता ईमेल के कारण होने वाले समय और उत्पादकता के नुकसान का वहन नहीं कर सकते।

कारण 5: ईमेल के लिए कोई नियम नहीं हैं।

ईमेल की व्यापकता को देखते हुए, यह कुछ हद तक अजीब है कि संगठन और संस्थान ईमेल के उपयोग के नियमों और दिशानिर्देशों के बारे में शायद ही कभी सोचते हैं – चाहे वह कर्मचारियों के बीच ईमेल हो या संकाय और छात्रों के बीच पत्राचार।

यदि और सख्त दिशानिर्देश लागू होते, तो पहला नियम निश्चित रूप से होता: सभी को CC करना बंद करो।

मान लीजिए कि स्कूल यह स्वीकार करते हैं कि शिक्षक और कर्मचारी अत्यधिक काम के बोझ और तनाव से ग्रस्त हैं, और ईमेल भले ही एक आवश्यक बुराई हो, यह समस्या को और बढ़ा देता है। ऐसी स्थिति में, वे समाधान खोजने शुरू कर सकते हैं। यहां तक कि सभी कर्मचारियों से सीसी सीमित करने, "धन्यवाद" जैसी अनावश्यक ईमेल न भेजने, या केवल सबसे आवश्यक प्राप्तकर्ताओं को शामिल करने जैसी छोटी-छोटी बदलाव भी ईमेल से होने वाले तनाव को कम करने में मदद कर सकती हैं।

चूंकि ईमेल में देरी होती है और यह गैर-संघर्षात्मक होता है, इसलिए जब लोग चुनौतीपूर्ण बातें या शिकायतें करना चाहते हैं, तो वे अक्सर ईमेल को एक ढाल के रूप में इस्तेमाल करते हैं। हालाँकि, ऐसे संवाद ईमेल के माध्यम से शायद ही कभी ठीक से समझा या सुलझाया जाता है और यह "उसने जब कहा तब उसका क्या मतलब था…" के अंतहीन खेल की ओर ले जाता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता हर पंक्ति से स्वर और अर्थ का अनुमान लगाने की कोशिश करते हैं, चाहे वह वहाँ हो या न हो।

ईमेल द्वारा प्रदान की जाने वाली वही अदृश्य बाधा गलतफहमियों को जन्म दे सकती है और संबंधों की प्रकृति को प्रभावित कर सकती है। जो छात्र आमने-सामने सम्मानपूर्वक व्यवहार करते हैं, वे ईमेल के माध्यम से संवाद करते समय अधिक आरामदायक या अंतरंग लहजा अपना सकते हैं, और शिक्षक भी कभी-कभी इसी जाल में फंस जाते हैं। छोटे छात्रों के माता-पिता को भी यह महसूस हो सकता है कि उन्हें शिक्षकों तक अधिक पहुंच है, इसलिए वे उन परिस्थितियों में ईमेल भेज देते हैं जब वे फोन नहीं उठाते या आमने-सामने की बैठक निर्धारित नहीं करते।

उत्पादकता पुनः प्राप्त करने के सुझाव

पता चलता है कि केवल ईमेल सीमित करना यह समस्या हल नहीं करता। हर कोई तब ईमेल का उपयोग करना चाहता है जब यह उपयोगी हो, बिना लगातार बढ़ते 'विनाशकारी इनबॉक्स' का गुलाम बने। तो स्कूल ईमेल के समय, तनाव और उत्पादकता के बोझ को कैसे कम कर सकते हैं?

• संदेश के अनुरूप माध्यम हमेशा चुनें। कुछ संचारों में संक्षिप्तता और डिजिटल निशान आवश्यक होता है – इनके लिए ईमेल आदर्श है। हालांकि, आगामी कार्यक्रमों की जानकारी स्कूल की वेबसाइट या सोशल मीडिया चैनलों के माध्यम से बेहतर ढंग से दी जा सकती है। तात्कालिक सूचनाएं टेक्स्ट संदेश या मोबाइल ऐप के माध्यम से भेजना अधिक उपयुक्त होगा।

• ईमेल के उपयोग के लिए दिशानिर्देश बनाएँ – कर्मचारियों और स्कूल से जुड़े लोगों, जैसे छात्र और अभिभावकों के लिए।

• एक 15–30 मिनट की बैठक बुक करने के लिए दर्जनों ईमेल भेजने पड़ सकते हैं। माता-पिता के लिए इसे आसान बनाएं।

   

   

  अपने बच्चों के शिक्षकों से प्रत्येक सेमेस्टर में एक बार। ऐसा करने का एक तरीका है का उपयोग करना

   

  आप देखेंगे कि यह प्रक्रिया शिक्षकों और अभिभावकों दोनों के लिए त्वरित और आसान है। यह अभिभावकों को सुने जाने का एहसास कराता है और उन्हें आश्वस्त करता है कि उनका बच्चा कक्षा में देखा और समझा जा रहा है। ओह, और आपके इनबॉक्स में आने वाले ईमेल की संख्या में भारी गिरावट आएगी।

• इसी तरह, बड़े छात्रों को भी अनुमति दें

   

   

  प्रत्येक सप्ताह या महीने में उनकी प्रगति और समस्याओं पर चर्चा करने के लिए। यह सब ऑनलाइन किया जा सकता है, जिससे आपका समय बचेगा और आपके छात्र अपने दिन के सुविधाजनक समय पर एक-एक करके मिलने का समय निर्धारित कर सकेंगे।

• सप्ताहांत और छुट्टियों के दौरान संपर्क-मुक्त नियम बनाएँ। छात्रों को असाइनमेंट संबंधी प्रश्नों के लिए छुट्टियों के पहले और आखिरी कुछ दिनों में लचीलापन दें, लेकिन स्पष्ट रूप से बताएं कि शिक्षकों से कब संपर्क नहीं किया जा सकेगा और सुनिश्चित करें कि इस समय सभी शिक्षक अपनी सूचनाएं बंद कर दें। एक शिक्षक का जवाब देना ही पूरे स्कूल के लिए इसे बर्बाद करने के लिए काफी है।

हमारा देखें यूसी डेविस पर केस स्टडी यह देखने के लिए कि Doodle अपने प्रयोगशाला शोधकर्ताओं को प्रशासनिक कार्यों को स्वचालित करने में कैसे मदद कर रहा है, ताकि वे अपने वैज्ञानिक शोध पर ध्यान केंद्रित कर सकें।