5 skäl till varför e-post hämmar produktiviteten i skolan

Korta arbetsdagar, långa lov och en verklig inverkan på samhället. Vad finns det att inte gilla med en karriär inom utbildningsväsendet? Tja, en hel del, verkar det som. Det råder för närvarande en omfattande brist på kvalificerade lärare som sträcker sig över USA, över Atlanten till Storbritannien och till och med till det europeiska fastlandet.

I de fall där det för närvarande inte råder någon brist på personal inom administrativa befattningar eller ledande befattningar, är de sittande politikerna blir äldre. Branschen lyckas inte locka till sig tillräckligt många unga talanger för att ersätta dem.

En av de främsta orsakerna till detta är att läraryrket idag, med rätta, uppfattas som ett mycket stressigt yrke. Forskning utförd av Nationella stiftelsen för utbildningsforskning visade att lärare utsätts för mer arbetsrelaterad stress än någon annan yrkesgrupp, med svår utbrändhet nivåer som leder till att ett oroväckande stort antal lärare lämnar yrket. Dessa siffror är mindre påtagliga inom administrativa och stödjande befattningar, men ändå högre än vid motsvarande kontorsarbete inom andra sektorer.

De flesta lärare anger tre huvudsakliga orsaker till den enorma stress de upplever dagligen: elevernas beteende, att ständigt vara slav under prov och bedömningar samt tidsbrist.

Tekniken ska vara ett av de viktigaste sätten för oss att ta itu med tidshantering, med hjälp av verktyg för att öka vår produktivitet och effektivitet och bli av med meningslösa, repetitiva arbetsuppgifter som kan automatiseras. Men i verkligheten är det inte så för många yrken, däribland inom utbildningssektorn, där den digitala utvecklingen har lett till att tekniken har blivit herre istället för tjänare till lärare och skolledares. Ingenstans framgår detta tydligare än i förhållandet till e-post.

Orsak 1: E-postmonstret växer

Ett av de största problemen som lärare står inför är helt enkelt tidsbrist. Efter att ha stått upp och i praktiken hållit på i ungefär sex timmar om dagen har de sedan en lång lista med administrativa uppgifter att ta itu med, allt från planering till rättning och, naturligtvis, att hinna med e-posten.

Även om e-post har funnits i mer än 40 år och använts i stor utsträckning i 20 år, visar dess popularitet inga tecken på att avta. Antalet e-postanvändare, e-postkonton och skickade e-postmeddelanden är fortsätter att öka varje år. Drygt 200 miljarder e-postmeddelanden skickades under 2015, och den siffran hade stigit till nästan 350 miljarder år 2019. Enligt Statista förväntas denna siffra öka till över 347 miljarder e-postmeddelanden per dag år 2022.

En genomsnittlig anställd lägger ner 13 timmar per vecka att läsa och besvara e-post. För lärare innebär det ytterligare 650 timmar per år som läggs på lågvärdigt arbete som inte handlar om lektionsförberedelser, rättning av prov eller själva undervisningen. Dessa siffror är problematiska för alla branscher och sektorer. För utbildningssektorn, som står inför en markant personalbrist främst på grund av stress och problem med tidshantering, kan den tid som läggs på e-post bli droppen som får bägaren att rinna över.

Orsak 2: Problemet med skräppost

Låt oss börja med de goda nyheterna. Det är inte 2009. Om det vore 2009 skulle du kunna räkna med att hela 94 procent av de e-postmeddelanden du får består av skräppost. Tack vare bättre säkerhet och skräppostfilter är den siffran nu ned till 67 procent, vilket fortfarande är ganska högt. Och det är den dåliga nyheten.

Endast en tredjedel av e-postmeddelandena De meddelanden som hamnar i den vanliga inkorg är relevanta och viktiga. Det innebär att lärare slösar bort mycket tid på att skilja det viktiga från det meningslösa. Det är förmodligen ännu värre när man vänder på ekvationen. Andel öppnade e-postmeddelanden ligger vanligtvis på omkring 30–35 procent; när skolor skickar viktiga meddelanden till elever och föräldrar via e-post öppnar två tredjedelar av dem inte ens dessa e-postmeddelanden, än mindre läser de dem noggrant. Plötsligt blir alla dessa ursäkter i stil med ”Jag visste inte att utflykten var idag” helt begripliga.

Det är också därför som e-post är en bristfällig metod för att dela dokument eller läromaterial med eleverna under en lektion. När alla frågor som ”Ligger det i skräppostmappen?”, ”Det kom i retur – kan du stava ditt namn igen?” och ”Nej, snälla, svara inte alla” väl är avklarade, är lektionen redan slut.

Skäl 3: Du kan inte stänga av den om du inte kan stänga av den

Förr var det så att om posten hade kommit och man hade lämnat klassrummet eller kontoret, gick det inte att få tag på en förrän nästa dag. En enklare tid då det – och det är säkert ingen slump – var betydligt mindre brist på kvalificerade lärare.

Mobilen har förändrat detta, och även om det finns många fördelar med att ha all denna datorkraft i fickan har det samtidigt lett till att gränsen mellan arbete och privatliv har suddats ut för alla anställda, men särskilt för lärare. När skoldagen är över börjar alla frågor från elever eller föräldrar.

Mer än 80 procent av de anställda kontrollera e-post utanför ordinarie arbetstid, där dessa uppgifter avser anställda inom utbildningssektorn. Mer än hälften av lärarna erkänner att de kollar och svarar på e-post under julsemestern, vilket skapar en stressfylld och ohållbar kultur. Resultatet blir en utbildningssektor som alltid är tillgänglig men aldrig kan vara fullt närvarande, och en kultur där det som skriks högst hanteras först.

Skäl 4: En sektor under press

Du ägnar fem till sex timmar åt att undervisa – vilket kräver förberedelser – och står sedan inför en stor mängd uppgifter som måste granskas och betygsättas. Samtidigt svämmar din inkorg över av smådrama, ursäkter, frågor, krav, förhoppningar och drömmar från dina elever eller deras föräldrar – saker som alla är det allra viktigaste i deras värld just då. Och när lovet väl är här kan du inte stänga av det. Är det konstigt att lärare är stressade?

Om du redan är på bristningsgränsen är e-post inte din vän. Forskare vid UC Irvine och den amerikanska armén har visat att enbart det faktum att man tar emot e-post har en mätbar inverkan på stressnivån och förmågan att koncentrera sig. Det påverkar också effektiviteten och produktiviteten negativt, eftersom personer som tar emot e-post tenderar att växla mellan fönster mer än dubbelt så ofta som de som inte har sin e-postflik eller e-postklient öppen. Detta förvärras av det faktum att det tar mer än en minut för en genomsnittlig person att återgå till sin tidigare produktivitetsnivå efter att ha läst, raderat eller svarat på ett e-postmeddelande – oavsett hur viktigt det e-postmeddelandet var.

Överbelastade lärare och föreläsare har helt enkelt inte råd med den tid och produktivitet som går förlorad på grund av e-post.

Skäl 5: Det finns inga regler för e-post

Med tanke på hur utbrett e-postanvändandet är, är det något märkligt att organisationer och institutioner sällan ägnar någon tanke åt regler och riktlinjer för e-postanvändning – vare sig det gäller e-post mellan personalen eller korrespondens mellan lärare och studenter.

Om det fanns strängare riktlinjer skulle regel nummer ett naturligtvis vara: SLUTA SÄNDA KOPIOR TILL ALLA.

Anta att skolorna inser och erkänner att lärare och anställda är överarbetade och utsatta för stor stress, och att e-post – även om det kan vara ett nödvändigt ont – förvärrar problemet. I så fall kan de börja hitta lösningar. Även små förändringar, som att be alla anställda att begränsa antalet kopior, att inte skicka onödiga e-postmeddelanden som ”Tack” eller att endast inkludera de mest nödvändiga mottagarna, kan bidra till att minska e-poststressen.

Eftersom e-post är fördröjd och inte ger upphov till konfrontationer används den ofta som en sköld att gömma sig bakom när människor vill framföra kritiska synpunkter eller klagomål. Sådana samtal förstås dock sällan ordentligt eller löses via e-post och leder till ett oändligt spel av ”vad menade han när han sa…”, då mottagarna försöker utläsa tonfall och innebörd ur varje rad, oavsett om det finns där eller inte.

Samma osynliga barriär som e-post skapar kan leda till missförstånd och påverka relationernas karaktär. Elever som uppträder respektfullt vid personliga möten kan anta en mer avslappnad eller intim ton när de kommunicerar via e-post, och även lärare kan ibland falla i samma fälla. Föräldrar till yngre elever kan också känna att de har lättare tillgång till lärarna och skickar e-post i situationer där de annars inte skulle ringa eller boka ett personligt möte.

Tips för att återfå produktiviteten

Det visar sig att det räcker med att begränsning av e-post löser inte det här problemet. Alla vill använda e-post när det är praktiskt, utan att bli slavar under en ständigt växande inkorg som känns som en mardröm. Hur kan skolorna då minska den tid, den stress och den produktivitetsbelastning som e-posten medför?

• Välj alltid det medium som passar budskapet. Vissa meddelanden kräver kortfattighet och ett digitalt spår – då är e-post det perfekta valet. Kommande evenemang kan dock bättre kommuniceras via skolans webbplats eller sociala medier. Brådskande meddelanden bör helst skickas via SMS eller en mobilapp.

• Upprätta riktlinjer för användningen av e-post – för anställda och andra som har anknytning till skolan, till exempel elever och föräldrar.

• Det kan krävas dussintals e-postmeddelanden för att boka ett möte på 15–30 minuter. Gör det enkelt för föräldrarna att

   

   

  med sina barns lärare en gång per termin. Ett sätt att göra detta är att använda

   

  . Du kommer att märka att processen är snabb och enkel både för lärarna och föräldrarna. Det får också föräldrarna att känna sig hörda och ger dem trygghet i att deras barn uppmärksammas och förstås i klassrummet. Och så kommer antalet e-postmeddelanden i din inkorg att minska drastiskt.

• Låt även äldre elever

   

   

  varje vecka eller månad för att diskutera deras framsteg och problem. Allt detta kan skötas online, vilket sparar tid för dig och gör det möjligt för dina elever att boka individuella samtal vid tidpunkter som passar dem under dagen.

• Fastställ regler om att inte ta kontakt under helger och lov. Tillåt viss flexibilitet under lovets första och sista dagar, ifall eleverna har frågor om uppgifterna, men ange tydligt när lärarna inte går att nå och se till att alla lärare stänger av sina aviseringar under dessa tider. Det räcker med att en enda lärare svarar för att det ska gå snett för hela skolan.

Kolla in vår fallstudie om UC Davis för att se hur Doodle hjälper laboratorieforskarna att automatisera administrativa uppgifter så att de kan fokusera på sin vetenskapliga forskning.