6 skäl för lärare att tro på kraften i verktyg för schemaläggning online

Som alla som har arbetat inom den akademiska världen vet: möten är en väsentlig del av det akademiska livet. De underlättar direktkontakt med studenter och andra medlemmar av fakulteten. De är också nödvändiga för att organisera de många administrativa uppgifter som ligger till grund för det akademiska livet. Och naturligtvis är de en integrerad del av de olika nivåerna av beslutsfattande i utskotten som äger rum inom universiteten.

Forskning tyder på att lärare kan tillbringar upp till 30 procent av sin tid på möten. Den senaste tidens övergång till distansundervisning vid många akademiska institutioner är ytterligare ett skäl till att schemaläggningen en-till-en och gruppmöten Att agera snabbt och effektivt är så viktigt just nu.

Även om möten är en väsentlig del av det akademiska livet, är processen att planera möten kan vara en riktigt besvärlig process. Jag vet av egen erfarenhet som universitetslektor att det ibland har tagit flera dagar av fram och tillbaka för att boka ett enda möte.

Även om lärare ofta beklagar sig över den tid som går åt till administrativa uppgifter behöver det inte vara så komplicerat att boka möten. Verktyg för tidsbokning online kan effektivisera hela processen och göra det möjligt att boka ett möte på bara några minuter.

Eftersom jag är en aktiv användare av Doodle, tänkte jag att det skulle vara bra att dela med mig av sex skäl till varför lärare, däribland jag själv, bör tro på kraften i verktyg för schemaläggning online.

Skäl nr 1: Minska behovet av oändliga mejlväxlingar

En anledning till att lärare (på alla nivåer) väljer att använda schemaläggningsprogram online är att minska en ständig ström av e-postmeddelanden att planera, och ofta omplanera, möten. Att ta reda på när alla är tillgängliga, välja en tidpunkt och bekräfta detaljerna tar oundvikligen längre tid än man först hade räknat med.

De otaliga e-postväxlingarna påverkar inte bara lärare och personal, utan även studenterna. Den tid som går åt till onödiga administrativa uppgifter är utmattande för alla inblandade och ökar risken för missförstånd. Att hålla reda på allas svar via e-post är en långdragen och mentalt utmattande process.

Eftersom fysiska anmälningslistor inte längre är ett alternativ för kurser som har övergått till att hållas online, inser lärarna snabbt att e-postkedjor inte fungerar i större skala när samordna tidsbokningar i stil med ”kontorstid”. Möjligheten att använda ett schemaläggningsverktyg online för att skicka kalenderinbjudningar till en hel klass – vilket gör det möjligt att skapa möten utan e-postväxlingar och utan risk för dubbelbokningar – kan förändra hela schemaläggningsprocessen.

Skäl nr 2: Planera möten på dina egna villkor

En annan stor fördel med att ha en centraliserad schemaläggningsverktyg är möjligheten att reservera vissa tidsperioder i din kalender för möten med studenter. Utan fasta mottagningstider finns det en risk att enskilda möten snabbt börjar fylla din kalender, utspridda över hela veckan, vilket lämnar få – om ens några – sammanhängande tidsluckor för att förbereda lektioner eller ägna dig åt andra forskningsuppgifter.

En av de största utmaningarna när det gäller att förbli produktiv i andra akademiska uppgifter och i forskningen under undervisningsperioder har faktiskt mindre att göra med den totala tiden som ägnas åt möten med studenterna, och mer att göra med de ständiga avbrotten för att hantera enskilda studenters frågor. Att ha specifika tider avsatta för möten med studenterna gör det lättare att dela upp din tid och frigöra utrymme i din kalender, så att du får mer tid att fokusera på att besvara studenternas frågor. Det gör det också möjligt för dig att avsätta specifik tid för att koncentrera dig på andra aktiviteter, inklusive lektionsförberedelser och forskning.

Skäl nr 3: Förhindra att möten inkräktar på andra åtaganden

Ett annat sätt på vilket verktyg för tidsbokning förhindrar möten Ett sätt att undvika att mötet inkräktar på andra åtaganden är att kunna fastställa start- och sluttider. För det första att i förväg tydligt klargöra att mötet endast kommer att pågå under en viss tid (t.ex. 30 minuter eller 15 minuter) bidrar till att undvika situationer där eleverna drar ut på samtalen bortom den fastställda mötestiden, diskuterar ämnen som inte har med saken att göra eller ställer upprepade frågor som de med liten ansträngning lätt själva skulle ha kunnat hitta svaren på.

Att ha förutbestämda tidsluckor skapar en förväntan om hur länge mötet kommer att pågå, vilket bidrar till att säkerställa att studenterna kommer till mötet förberedda att diskutera vad de har svårt med eller vilka delar av kursmaterialet de inte förstår. Förutbestämda tidsluckor skapar också en gemensam förståelse för att lärarna sannolikt har ett annat möte direkt efteråt, vilket bidrar till att avsluta möten som börjar dra ut på tiden i onödan.

Att tidsbokningarna är fasta kan också bidra till att eleverna är punktliga och tar hänsyn till din tid. Även om en försening på fem minuter kanske inte känns som någon större avvikelse från den överenskomna tiden, ger vetskapen om den fasta sluttiden i förväg dem ytterligare motivation att komma i tid.

Skäl nr 4: Få information om mötets ämne i förväg

En av de utmaningar som lärare ofta ställs inför vid möten med studenter är bredden av möjliga frågor som kan ställas med förväntningar på omedelbara svar. Även om många av studenternas frågor är av rutinmässig karaktär finns det oundvikligen vissa ämnen som kan ta även en erfaren lärare på sängen. Frågor om specifika delar av kursplanen eller finesserna i kursens begrepp kan vara svåra att komma ihåg i stunden.

En viktig fördel med att använda verktyg för att boka möten online är möjligheten att lägg till ett textfält där man i förväg kan anteckna vad eleverna specifikt vill fråga om. Att veta vilka ämnen som kommer att tas upp under mötet ger inte bara möjlighet att förbereda sig i förväg, utan minskar också oron för hur mötet kommer att förlöpa.

Skäl nr 5: Få en tydlig översikt över dina möten – du behöver aldrig oroa dig för att glömma ett möte

En av riskerna med att boka möten via e-post är att man glömmer bort ett möte. När mötena är utspridda över olika e-posttrådar är det lätt att missa ett möte, boka flera samtidigt eller lägga ner mycket tid och mental energi på att hålla reda på olika åtaganden. Att samla mötesbokningarna på en och samma plats bidrar i hög grad till att undvika dessa problem.

Genom att använda ett schemaläggningsverktyg online kan du se alla dina möten på ett och samma ställe, snabbt gå igenom dagsplanen för att se till att inget glöms bort och därmed slippa lägga tid på att i förväg försöka komma ihåg vad du har för möten. Integrationer med andra kalenderprogram Det bidrar också till att säkerställa att schemalagda möten förblir synkroniserade med dina befintliga kalenderbokningar och att du får dina vanliga mötespåminnelser som påminner dig om bokningarna.

Skäl nr 6: Minska hindren för personliga möten ansikte mot ansikte

En av de mindre uppenbara, men potentiellt viktigaste fördelarna med ett användarvänligt och robust schemaläggningsverktyg är att det minskar hindren för studenterna att ordna direkta möten med lärarna. Med den senaste tidens ökning av distansundervisning, har de traditionella möjligheterna för studenterna att få svar på frågor om kursens begrepp eller uppgifter minskat avsevärt. Det är inte längre alltid möjligt för studenterna att diskutera kursmaterialet med sina klasskamrater eller ställa enkla administrativa frågor efter lektionen.

Att ge studenterna möjligheten att enkelt boka tider online underlättar inte bara schemaläggningen, utan innebär också att planering av lärarmöten är mer inbjudande, vilket ökar sannolikheten för att även de mest isolerade studenterna ska känna sig bekväma med att boka en tid för att få klarhet i kursmaterialet. Att helt enkelt publicera tidsluckor för mottagningstider ger studenterna en känsla av lättare tillgång till lärarna, vilket är särskilt viktigt för onlinekurser, som annars har en tendens att kännas opersonliga. Sådana individuella tidsluckor möjliggör också mer personliga samtal än vad som är möjligt vid drop-in-mottagningar, vilket gör att studenterna kan ta upp ämnen som de kanske har känt sig obekväma med att dela med sig av inför sina kurskamrater.

Det enklaste programmet för mötesbokning

Doodle erbjuder en av de enklaste, men samtidigt mest omfattande, plattformarna för att boka möten inom den akademiska världen. Från att erbjuda tidsluckor – perfekta för att boka möten med studenter – till att hitta tidpunkter då flera medlemmar i en fakultetsnämnd kan träffas, gör Doodle det enkelt att ordna möten.

För att ta reda på hur Doodle kan underlätta schemaläggningen för din utbildningsinstitution, kontakta en av Doodles schemaläggningsexperter.

Författare: Gareth Keeves

Gareth är lektor i strategi vid Rice University och University of California, Davis. Han har en doktorsexamen i strategi från University of Michigan. Han tycker om att träffa studenter och lära sig nya sätt att förbättra utbildningsupplevelsen online.