शिक्षकों के लिए ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल्स की शक्ति में विश्वास करने के 6 कारण

जैसा कि अकादमिक क्षेत्र में काम करने वाला कोई भी जानता है: बैठकें शैक्षणिक जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। ये छात्रों और अन्य संकाय सदस्यों के साथ प्रत्यक्ष संवाद को सुगम बनाती हैं। ये शैक्षणिक जीवन को आधार प्रदान करने वाली अनेक प्रशासनिक गतिविधियों के आयोजन के लिए भी आवश्यक हैं। और, बेशक, ये विश्वविद्यालयों के भीतर होने वाली विभिन्न समितियों द्वारा निर्णय लेने की प्रक्रिया के विभिन्न स्तरों का अभिन्न अंग हैं।

अनुसंधान से पता चलता है कि संकाय हो सकता है अपना 30 प्रतिशत तक समय बैठकों में बिताएँकई शैक्षणिक संस्थानों का हाल ही में ऑनलाइन कक्षाओं में स्थानांतरण भी अनुसूचीकरण का एक और कारण है। एक-से-एक और समूह बैठकें फुर्ती से और कुशलतापूर्वक करना अभी बहुत महत्वपूर्ण है।

जबकि बैठकें शैक्षणिक जीवन का अभिन्न अंग हैं, प्रक्रिया का बैठकों का समय तय करना यह एक बहुत ही दर्दनाक प्रक्रिया हो सकती है। मैं यह बात अपने स्वयं के विश्वविद्यालय व्याख्याता के अनुभव से जानता हूँ; कई बार एक ही बैठक बुक कराने में कई दिनों तक चक्कर लगाने पड़े हैं।

हालाँकि शिक्षक अक्सर प्रशासनिक कार्यों में लगने वाले समय की शिकायत करते हैं, लेकिन अपॉइंटमेंट तय करना इतना जटिल नहीं होना चाहिए। ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल्स पूरी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और कुछ ही मिनटों में बैठक बुक कर सकते हैं।

चूंकि मैं का एक सक्रिय उपयोगकर्ता हूँ Doodle, मुझे लगा कि यह सहायक होगा कि मैं छह कारण साझा करूँ कि शिक्षकों को, जिनमें मैं स्वयं भी शामिल हूँ, ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल्स की शक्ति में विश्वास क्यों करना चाहिए।

कारण #1: अनगिनत बार-बार आने-जाने वाली ईमेलों की आवश्यकता को कम करें

शिक्षकों (सभी स्तरों पर) का ऑनलाइन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की ओर रुख करने का एक कारण है कटौती करने के लिए ईमेलों का निरंतर प्रवाह मीटिंग्स की समय-सारिणी बनाने और अक्सर पुनः निर्धारित करने में शामिल। उपलब्धता स्थापित करना, समय चुनना और विवरणों की पुष्टि करना अनिवार्य रूप से शुरुआत में अनुमानित समय से अधिक समय लेता है।

अनगिनत बार-बार भेजे जाने वाले ईमेल न केवल संकाय और कर्मचारियों को प्रभावित करते हैं, बल्कि छात्रों को भी। टाले जा सकने वाले प्रशासनिक कार्यों में बर्बाद होने वाला समय सभी के लिए थकाऊ है और भ्रम की संभावना बढ़ा देता है। ईमेल के माध्यम से सभी की प्रतिक्रियाओं का हिसाब रखना एक लंबा, खिंचा हुआ और मानसिक रूप से थका देने वाला प्रक्रिया है।

भौतिक साइन-अप शीट्स अब उन पाठ्यक्रमों के लिए विकल्प नहीं रहीं जो ऑनलाइन हो चुके हैं, शिक्षकों को तेजी से यह पता चल रहा है कि ईमेल श्रृंखलाएँ तब बड़े पैमाने पर काम नहीं करतीं जब 'ऑफिस आवर' शैली के अपॉइंटमेंट स्लॉट्स का समन्वयएक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करके पूरे वर्ग को कैलेंडर निमंत्रण भेजने की क्षमता, जिससे बिना किसी ईमेल आदान-प्रदान या समय स्लॉट के दोहरी बुकिंग के जोखिम के ही बैठकें बनाई जा सकती हैं, पूरी शेड्यूलिंग प्रक्रिया को बदल सकती है।

कारण #2: अपनी शर्तों पर बैठकें निर्धारित करें

एक केंद्रीकृत होने का अगला बड़ा लाभ अनुसूचीकरण उपकरण यह आपके कैलेंडर में छात्रों के साथ बैठकों के लिए विशिष्ट समय अवधियों को आरक्षित करने की क्षमता है। बिना निर्धारित कार्यालयीन बैठक समय के, यह खतरा रहता है कि व्यक्तिगत अपॉइंटमेंट्स आपके सप्ताह भर के कैलेंडर में बिखर जाएँगी और कक्षाओं की तैयारी या अन्य शोध संबंधी कार्यों के लिए पर्याप्त ठोस समय अंतराल बहुत कम या बिल्कुल नहीं बचेगा।

वास्तव में, शिक्षण के दौरान अन्य शैक्षणिक कार्यों और अनुसंधान में उत्पादक बने रहने की प्रमुख चुनौतियों में से एक छात्रों से मिलने में लगने वाले कुल समय से कम, और व्यक्तिगत छात्र मुद्दों को संबोधित करने के लिए होने वाले निरंतर व्यवधानों से अधिक संबंधित है। छात्र बैठकों के लिए विशिष्ट समय निर्धारित करने से आपके समय को विभाजित करना आसान हो जाता है, आपका कैलेंडर खाली हो जाता है ताकि आपके पास छात्रों के प्रश्नों का समाधान करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय हो। यह आपको कक्षा की तैयारी और अनुसंधान सहित अन्य गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए विशिष्ट समय निकालने की अनुमति भी देता है।

कारण #3: बैठकों को अन्य प्रतिबद्धताओं पर हावी होने से रोकें

अन्य तरीका जिससे अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल्स रोकते हैं बैठकें अन्य प्रतिबद्धताओं पर अतिक्रमण से बचने का तरीका है शुरुआत और अंत का समय निर्धारित करने की क्षमता रखना। सबसे पहले, पहले से ही यह स्पष्ट अपेक्षा स्थापित करना कि बैठक केवल एक विशिष्ट अवधि (जैसे 30 मिनट या 15 मिनट) तक ही चलेगी, उन परिस्थितियों से बचने में मदद करता है जहाँ छात्र निर्धारित बैठक समय से आगे बातचीत खींच सकते हैं, अप्रासंगिक विषयों पर चर्चा कर सकते हैं या ऐसे दोहराए गए प्रश्न पूछ सकते हैं जिनके उत्तर वे थोड़ी सी कोशिश से स्वयं ही आसानी से पा सकते थे।

पूर्वनिर्धारित समय स्लॉट यह अपेक्षा निर्धारित करते हैं कि बैठक कितनी देर तक चलेगी, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि छात्र बैठक में इस बात पर चर्चा करने के लिए तैयार होकर आएँ कि उन्हें किन विषयों में कठिनाई हो रही है या पाठ्यक्रम सामग्री के किन हिस्सों को वे समझ नहीं पा रहे हैं। पूर्व-निर्धारित समय स्लॉट्स इस साझा समझ को भी बनाते हैं कि संकाय सदस्यों की संभवतः तुरंत बाद दूसरी बैठक होती है, जिससे अनावश्यक रूप से लंबी खिंचने वाली किसी भी बैठक को समाप्त करने में मदद मिलती है।

नियत अपॉइंटमेंट स्लॉट्स की स्थिर प्रकृति यह सुनिश्चित करने में भी मदद करती है कि छात्र समय पर रहें और आपके समय का सम्मान करें। हालांकि पाँच मिनट देर से शुरू करना सहमत समय से कोई बड़ी विचलन नहीं लगता, लेकिन पहले से निर्धारित समाप्ति समय जानना उन्हें समय पर उपस्थित होने के लिए अतिरिक्त प्रेरणा देता है।

कारण #4: बैठक के विषय की पूर्व सूचना प्राप्त करें

छात्रों से मिलने में ऐतिहासिक चुनौतियों में से एक यह है कि पूछे जाने वाले संभावित प्रश्नों की व्यापकता और उनसे तत्काल उत्तर की अपेक्षाएँ होती हैं। हालांकि कई छात्र प्रश्न स्वभावतः सामान्य होते हैं, फिर भी कुछ ऐसे विषय होते हैं जो एक अनुभवी शिक्षक को भी चौंका सकते हैं। पाठ्यक्रम के विशिष्ट पहलुओं या पाठ्यक्रम की अवधारणाओं की जटिलताओं से संबंधित पूछताछों को उसी क्षण याद करना कठिन हो सकता है।

ऑनलाइन मीटिंग शेड्यूलिंग टूल्स का उपयोग करने का एक प्रमुख लाभ है क्षमता को यह रिकॉर्ड करने के लिए एक टेक्स्ट फ़ील्ड शामिल करें कि छात्र विशेष रूप से किस बारे में पूछताछ कर रहे हैं।बैठक में किन विषयों पर चर्चा होगी, यह जानना न केवल पहले से तैयारी करने का अवसर प्रदान करता है, बल्कि यह इस बात की चिंता को भी कम कर देता है कि बैठकें कैसे आगे बढ़ेंगी।

कारण #5: अपनी मीटिंग्स का एक स्पष्ट स्नैपशॉट प्राप्त करें – किसी अपॉइंटमेंट को भूलने की चिंता कभी न करें

ईमेल के माध्यम से बैठकें निर्धारित करने का एक जोखिम यह है कि आप किसी अपॉइंटमेंट को भूल सकते हैं। विभिन्न ईमेल श्रृंखलाओं में बिखरे हुए व्यवस्थाओं के साथ किसी बैठक को अनदेखा करना, एक ही समय में कई बैठकें निर्धारित करना, या विभिन्न प्रतिबद्धताओं का ट्रैक रखने में बहुत समय और मानसिक ऊर्जा खर्च करना आसान हो जाता है। बैठकों को एक ही केंद्रीय स्थान पर व्यवस्थित करने से इन समस्याओं से बचने में बहुत मदद मिलती है।

एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करके आप अपनी सभी मीटिंग्स एक ही स्थान पर देख सकते हैं, दैनिक शेड्यूल पर जल्दी से समीक्षा कर सकते हैं ताकि कोई भी मीटिंग छूट न जाए, और इस तरह पहले से अपना शेड्यूल याद रखने में समय व्यर्थ करने से बच सकते हैं। अन्य कैलेंडर सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण यह यह भी सुनिश्चित करने में मदद करता है कि निर्धारित बैठकें आपके मौजूदा कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स के साथ सिंक बनी रहें, और आपको अपॉइंटमेंट्स की याद दिलाने के लिए अपने नियमित बैठक सूचनाएं प्राप्त हों।

कारण #6: व्यक्तिगत, आमने-सामने की बैठकों में आने वाली बाधा को कम करें

एक आसान-से-उपयोग और मजबूत शेड्यूलिंग टूल का एक कम स्पष्ट, लेकिन संभावित रूप से सबसे महत्वपूर्ण लाभ छात्रों के लिए संकाय के साथ सीधे संवाद की व्यवस्था करने में आने वाली बाधाओं को कम करना है। हाल ही में हुए उदय के साथ दूरस्थ शिक्षाछात्रों के लिए पाठ्यक्रम की अवधारणाओं या असाइनमेंट्स पर प्रश्न पूछने के पारंपरिक अवसर काफी कम हो गए हैं। अब छात्रों के लिए अपनी सामग्री को सहपाठियों के साथ सत्यापित करना या कक्षा के बाद सरल प्रशासनिक प्रश्न पूछना हमेशा संभव नहीं रहा।

छात्रों को बस ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुक करने का विकल्प देने से न केवल शेड्यूलिंग प्रक्रिया आसान हो जाती है, बल्कि इसका यह भी मतलब है कि शिक्षक बैठकें निर्धारित करना यह अधिक आकर्षक है, जिससे यह संभावना बढ़ जाती है कि सबसे अलग-थलग छात्र भी सामग्री को स्पष्ट करने के लिए समय तय करने में सहज महसूस करेंगे। वास्तव में, केवल कार्यालय समय की अपॉइंटमेंट स्लॉट प्रकाशित करने से ही छात्रों को संकाय तक आसान पहुँच का एहसास होता है, जो विशेष रूप से ऑनलाइन कक्षाओं के लिए महत्वपूर्ण है, अन्यथा वे अवैयक्तिक महसूस करने की प्रवृत्ति रखती हैं। इस तरह के व्यक्तिगत अपॉइंटमेंट स्लॉट ड्रॉप-इन शैली के ऑफिस आवर की तुलना में अधिक व्यक्तिगत चर्चाओं को भी संभव बनाते हैं, जिससे छात्र उन विषयों को उठा सकते हैं जिन्हें वे अपने साथियों के सामने साझा करने में असहज महसूस करते थे।

उपयोग में सबसे सरल मीटिंग शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

Doodle शैक्षणिक जगत में कार्यालय बैठकों को निर्धारित करने के लिए सबसे सरल, फिर भी सबसे व्यापक प्लेटफ़ॉर्मों में से एक प्रदान करता है। छात्र बैठकों के शेड्यूलिंग के लिए उपयुक्त अपॉइंटमेंट स्लॉट प्रदान करने से लेकर फैकल्टी समिति के कई सदस्यों के मिलने के लिए उपयुक्त समय खोजने तक, Doodle बैठकों का आयोजन करना आसान बना देता है।

जानें कि Doodle आपके शैक्षणिक संस्थान के लिए शेड्यूलिंग प्रक्रिया को कैसे सहज बना सकता है, Doodle के शेड्यूलिंग विशेषज्ञों में से किसी एक से संपर्क करें.

लेखक: गैरेथ कीव्स

गैरेथ राइस यूनिवर्सिटी और कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय, डेविस में रणनीति के व्याख्याता हैं। उन्होंने मिशिगन विश्वविद्यालय से रणनीति में पीएचडी प्राप्त की। उन्हें छात्रों से मिलना और ऑनलाइन शैक्षिक अनुभव को बेहतर बनाने के नए तरीके सीखना पसंद है।