Czym jest spotkanie inauguracyjne?

Czym jest kickoff?

Jak sama nazwa wskazuje, spotkanie inauguracyjne to początek nowego projektu. Firmy mogą organizować różne rodzaje spotkań inauguracyjnych w zależności od tego, co się rozpoczyna. Na przykład na początku kwartału może odbyć się spotkanie obejmujące całą firmę, poświęcone omówieniu priorytetów, podczas gdy spotkanie inauguracyjne dotyczące działań marketingowych może wymagać udziału jedynie osób z tego zespołu.

Czym jest spotkanie inauguracyjne? 

Zazwyczaj większość faz początkowych projektu rozpoczyna się od spotkania. Jest to okazja dla odpowiednich interesariuszy, by spotkać się i omówić cele projektu, zadania oraz niezbędne wymagania.

Podczas gdy większość spotkań zazwyczaj ma ustalony z wyprzedzeniem porządek obrad, spotkanie inauguracyjne powinno również zawierać ogólny plan realizacji projektu. Szczegóły można doprecyzować podczas spotkania, jednak warto mieć ogólne pojęcie o początkowej, środkowej i końcowej fazie projektu.

Po rozpoczęciu spotkania rolę przewodniczącego zazwyczaj pełni kierownik projektu. Powinien on przedstawić ogólny zarys inicjatywy, a także omówić przewidywane role i obowiązki. Jeśli za konkretne elementy projektu odpowiadają inne osoby, warto poinformować je o tym z wyprzedzeniem, aby mogły przygotować się do przedstawienia swojej części grupy podczas tego spotkania.

W przypadku nowego projektu członkowie grupy mogą spotykać się po raz pierwszy. Wymyślcie jakieś ćwiczenie integracyjne, które pozwoli wszystkim poczuć się swobodnie i przedstawić się innym, jeśli jest to konieczne.

Pamiętaj, aby każdy punkt był zwięzły. To tylko wprowadzenie do projektu, a podczas kolejnych spotkań będzie można bardziej szczegółowo omówić poszczególne zadania. Nie zapomnij też zbierać opinii na bieżąco. W odróżnieniu od innych spotkań, podczas spotkania inauguracyjnego oczekujesz, że uczestnicy przyjmą przydzielone przez Ciebie role. Upewnij się, że rozumieją, czego od nich oczekujesz.

Na zakończenie spotkania upewnij się, że wszyscy są zadowoleni z planu działania i rozumieją, jakie zadania należy wykonać. Warto również ustalić, jak często będą odbywać się spotkania, oraz poinformować uczestników, że wkrótce otrzymają zaproszenia na kolejne spotkania.

Jak zorganizować spotkanie inauguracyjne

Trudno jest zorganizować pierwsze spotkanie ludzi – zwłaszcza gdy nie znasz ich harmonogramów. Doodle w ciągu kilku minut możesz zapisać spotkanie w swoim kalendarzu.

Group Poll pozwala znaleźć najlepszy termin dla dowolnej liczby osób. Wystarczy wybrać terminy i osoby, których potrzebujesz. To oni zdecydują, co im pasuje, a Ty poznasz termin spotkania.

Jeśli korzystasz z elementów zewnętrznych, Doodle Professional umożliwia dodanie własnego logo do zaproszeń na spotkania. Pozwala również wyłączyć reklamy i ustawić terminy, w których uczestnicy muszą udzielić odpowiedzi.

Nie martw się, jeśli pierwsze spotkanie odbędzie się online – dzięki Doodle możesz z łatwością zintegrować swoje ulubione narzędzie do wideokonferencji, a linki do niego zostaną automatycznie dodane do wszystkich wysyłanych przez Ciebie zaproszeń.

Doodle dzięki temu z łatwością zorganizujesz spotkanie inauguracyjne w mgnieniu oka. Koniec z wymianą e-maili, koniec ze stresem – zyskasz więcej wolnego czasu, który możesz poświęcić na ważniejsze sprawy. Wypróbuj to już dziś za darmo.